企業檔案管理規定
第壹章總則
第壹條為加強公司檔案管理，有效保護和利用檔案，維護公司合法權益，制定本規定。
第二條本規定所稱檔案，是指各級公司在過去和現在的業務、經營、企業管理、公共關系、宣傳活動中直接形成的文字、圖表、帳冊、憑證、報表、技術資料、電腦光盤、音像、影片、榮譽實物、證書等各種形式的歷史記錄。
第三條公司、各部門和員工都有保護檔案的義務。
第四條檔案工作實行網絡化管理，實行統壹領導、分級保管、分級存取的原則。
第二章檔案機構及其職責
第五條公司各部門應指定專人負責檔案管理(即資料員)。
第六條檔案工作由公司總經理統壹領導，辦公室負責接收、收集、整理、歸檔、保管和利用附件二規定的辦公室保管的檔案，並監督各部門、子公司、股份公司和合資公司的檔案工作。
第七條辦公室應當逐步完善檔案制度，確保檔案的安全、便捷利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理的現代化。
第三章檔案管理
第八條排列方式:
1.方法:針對問題特點，設置小卷，壹次壹卷。
2.步驟:
A.收集
文檔檔案:上壹年的卷在本年度建立，本年度的卷是預先建立的。企業科技檔案:建立已完成項目卷，未完成項目資料整理成冊。
B.按分類和成立時間排序。
C.分類按照以下分類方法進行分類。
D.確定歸檔的不同價值，確定保存期限:永久、長期、短期。
第九條流程管理:
1.屬於公司保管的檔案:公司及子公司各部門資料員做好平時文件的預歸檔工作，在事件結束後或每季度第壹個月10日前，將上季度需要歸檔的預歸檔文件裝訂成冊交辦公室保管，任何人不得據為己有。
2.各部門保管的檔案:每季度第壹個月10日前匯編成冊報送辦公室，各分級保管人每年2月10日前向辦公室報送檔案總目錄和歸檔前資料目錄。
第十條監督:辦公室根據檔案總目錄和各部門上報的備案前材料目錄進行定期或不定期的檢查，對各部門、各部門的檔案管理情況進行監督。
第十壹條銷毀:必須報總經理批準。銷毀時，應有兩人以上負責監銷，並在清單上簽字。
第十二條公司文件的分類和編號:指定的資料員應經過辦公室培訓後，按照相關文件分類和編號的要求進行操作。
第十三條在業務過程中簽訂的各種經濟合同，應按合同管理規定辦理。
第十四條借閱:公司如需借閱文件，應填寫《文件借閱單》。員工不得隨意帶出與公司有關的重要文件和資料。因工作確需外借的，需辦理檔案借閱手續，經辦公室批準後方可外借，用後歸還。檔案閱讀者必須愛護借閱的檔案，不得復印、調換、塗改、汙損、標記等。未經允許，不得隨意丟棄，以免丟失。
第十五條分級準入:公司擁有制定具體準入文件的絕對權利。
第四章文件備份系統
第十六條公司所有有價值的文件、報表和業務記錄必須備份。
第十七條各部門應盡量使用計算機管理和工作，便於業務數據的數字化處理和保存。存儲在計算機中的數據和文件按照《計算機管理辦法》進行管理。
第十八條備份盤和源盤應分開存放，公司備份盤應存放在公司外部。
第五章處理規定
第十九條有下列行為之壹的，根據情節輕重，給予扣除50~500元工資，構成犯罪的，依法追究刑事責任:
1.損毀、丟失或者擅自銷毀企業檔案的
2.未經授權對外提供和復制企業文件。
3.塗改或偽造文件
4.未及時報告歸檔或管理不善的檔案管理員。
5.借閱、外借或超手續者(檔案管理員將受到處罰)。
第六章責任
第二十壹條本制度適用於範偉公司所有員工和部門。
第二十二條本制度的監督責任部門為公司辦公室。
第壹責任人是各部門指定的資料員；
第二責任人是資料員所在部門的部門經理。
業務數據管理規定
為提高公司檔案管理水平，進壹步加強業務資料歸檔的標準化和規範化，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
壹、負責業務數據歸檔的主體
綜合業務部門負責制定業務數據管理標準，對各業務部門的數據歸檔工作進行指導、檢查和培訓，各業務部門負責各種專業和具體業務數據的收集、整理、存儲、識別、統計和利用。已完成的項目由業務部門歸檔，在規定時間內交辦公室統壹保存。卷盒(夾)等耗材由辦公室統壹調配，業務部門申請。
二、備案要求
1.歸檔文件材料的內容必須真實、準確。
2.歸檔的文件材料應符合文件制作的要求，標題、簽名、時間(年、月、日)、印章、正文及附件、定稿公文及簽發表、上級傳達及承辦表、請示及答復、專項成套材料等必須齊全。
3.歸檔文件應質量好，字跡工整，清晰可辨。
4.歸檔文件的字跡應滿足長期保存的需要。書寫或制作應使用藍黑色或碳素墨水和優質墨水。嚴禁使用褪色的書寫材料。如:圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。
5.備案文件的紙質格式應符合要求。文件材料壹般應為A4紙。必要時可使用A3紙，但歸檔時應折疊成A4紙大小。
三、整理要求
1，案卷標題
案卷標題應簡明準確，壹般能揭示卷內文件的內容和組成部分。
文件標題的形式:
(1)符合規範的名稱+業務類型
(2)轉讓宗地號+業務類型
(3)時間+業務類型
2、卷內文件的整理
(1)存檔文件目錄
歸檔文件目錄是壹個表，包含卷中文件的標題和其他特征，並確定文件排列順序。
(二)歸檔文件
卷中的歸檔文件通常按重要性或時間順序排列。
不可分割的文件要按順序排列，即原件在前，附件在後；回復，批示在前，請示，匯報在後；公文發在前，發文形式在後；上級傳達在前，承接單在後；文字材料在前，圖案在後。重要文件的修改稿在定稿後依次排列。
(3)準備形式
參考表是說明案卷的缺陷、修改、補充、刪除和銷毀的文件。
3、案卷裝訂
(1)滾動箱
卷盒(夾)長？寬度是315mm？235mm，其厚度可根據需要設置為30mm、40mm或50mm。
卷盒(文件夾)封面項目應包括:文件標題、編制單位、編制時間、保管期限、密級、歸檔人。
(2)案卷裝訂
移除金屬物品(釘子、別針等)。)在綁定文件之前從卷中的文件中提取；
沒有裝訂線的文件要補齊、鑲邊，破損的要貼好，大的要疊整齊；
把左下方的歸檔文件目錄和歸檔資料壹起拿過來，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，註意不要倒置、不要散頁、不要壓字。
4、電子文件刻錄
歸檔完成後，案卷的電子版應刻錄在壹次寫入光盤等耐用載體上，光盤的標簽應註明年份和案卷標題，壹並裝入卷盒(文件夾)。
金融企業業務檔案管理規定
第壹章總則
第壹條為規範金融企業業務檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國商業銀行法》、《中華人民共和國保險法》、《中華人民共和國證券法》等法律，制定本規定。
第二條本規定所稱金融企業業務檔案，是指金融企業在辦理和服務貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的記錄。第三條本規定適用於在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構:
(壹)政策性銀行、商業銀行、農村合作銀行、城市信用合作社、農村信用合作社。
(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產管理業務的子公司。
(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產管理公司、保險專業中介機構。
(四)信托公司、金融資產管理公司、企業集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司。
(五)從事交易所業務、支付清算業務和基金銷售業務的公司。
(六)經批準從事金融業務活動的其他企業。
第四條金融企業業務檔案在維護金融企業和客戶利益、保護消費者權益、防控金融風險、打擊經濟犯罪、保障國家經濟安全、促進經濟社會發展等方面發揮著十分重要的作用。它們是金融企業檔案的重要組成部分，是企業管理的基礎，應由企業檔案部門集中統壹管理。
第五條各級檔案行政管理部門根據職責負責金融企業業務檔案的指導、監督和檢查；各級金融業務監督管理機構及其派出機構負責將金融企業業務檔案管理納入金融業務監督管理體系和流程，與業務同等監管。
第六條金融企業檔案部門或者檔案工作歸口管理部門(以下統稱？檔案部門？)負責企業業務檔案工作的統籌規劃、監督、指導和檢查，各相關業務部門配合檔案部門組織實施。金融企業各分支機構的檔案部門負責分支機構業務檔案的管理，並對分支機構的業務檔案進行監督、指導和檢查。
第七條金融企業應當建立健全統壹的業務文件資料歸檔管理制度；業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔應納入業務工作流程、業務工作或項目計劃、業務部門職責範圍和業務人員崗位責任制、企業考核制度和獎懲制度，確保業務文件材料的完整歸檔。
第八條金融企業應當建立健全業務檔案保管、利用、鑒定和銷毀等相關制度，確保業務檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業證據、責任、信息和歷史保存的需要。
第九條金融企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不歸檔或者損毀、丟失、泄露檔案的，應當給予相應的處罰。
第十條金融企業業務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，並定期接受業務培訓。
第二章業務文件資料的整理和歸檔
第十壹條金融企業應當按照法律、行政法規、規章和國務院金融監督管理部門、檔案行政管理部門規範性文件的要求，結合業務工作流程，制定業務文件資料的歸檔範圍和業務檔案保管期限表；當業務範圍或工作流程發生變化時，應及時修訂和完善。
歸檔範圍和保管期限的確定應當符合國家對金融活動的監管要求以及維護企業利益和客戶權益的需要；業務檔案的保存期限不得短於相關法律法規規定的期限；電子業務檔案的保存期限不短於同類紙質檔案。
第十二條金融企業檔案部門應當按照遵循文件材料形成規律、保持文件材料有機聯系、便於保管和檢索利用的原則，按照國家有關規定，研究確定業務文件材料的歸檔、整理和編號方法，制定相關標準並保持相對穩定。
第十三條金融企業業務部門應當按照有關規定，對按規定應當歸檔的文件材料進行整理歸檔，定期移交企業檔案部門集中管理，並辦理歸檔交接手續。具體備案時間可根據業務工作特點確定，除國家另有規定外，最遲不超過次年的65438+2月31。
第十四條金融企業文件資料壹般壹式兩份歸檔，較重要或經常使用的文件資料數量可適當增加。
第十五條屬於企業管理的業務文件和資料，文件和資料原件存放在管理檔案中，復印件可以存放在相關業務檔案中並標註相互參考號。
第十六條金融企業應當按照國家有關規定進行檔案備案。
第十七條紙質和電子文件同步歸檔，文件內容、相關說明和描述應當壹致；僅以電子載體形式存在的業務檔案，應當按照國家有關電子檔案歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行。
第十八條金融企業建設業務信息系統時，應當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關要求，確保形成的電子文件能夠歸檔，歸檔的電子文件符合電子文件管理的要求。
第十九條業務人員變動時，應當及時辦理負責業務工作的文件材料的移交，並清退所借文件。
第二十條依法投資設立的境內金融企業設有境外機構的，應當建立境外機構業務檔案管理制度。
第三章業務檔案管理
第二十壹條金融企業應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業務檔案保管設備和庫房，並保證庫房設施設備的正常運行。
第二十二條金融企業應當按照有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理工作，確保電子業務檔案的真實性、完整性、安全性和可用性，並對重要業務檔案進行異構和遠程備份，確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息的安全負有最終責任。
第二十三條金融企業將業務檔案管理外包的，應當嚴格審查承包商的信息安全保障能力和資質。簽訂合同協議時，應當明確檔案安全保管、信息保密和提供利用等相關責任和約定條款，確保業務檔案的安全和利用。
嚴禁外包或委托任何社會中介機構保管涉及國家秘密的業務檔案。
第二十四條金融企業檔案部門應當做好業務檔案管理和統計數據研究利用的統計工作，確保統計數據的完整性、準確性和連續性。
第二十五條金融企業應當建立業務檔案管理信息系統，逐步提高電子業務檔案的管理水平。業務檔案管理信息系統的功能應當符合國家有關規定。
第四章業務檔案的利用、鑒定和處置
第二十六條金融企業應當編制業務檔案檢索工具，方便業務檔案的檢索和查詢。
第二十七條金融企業應當對業務檔案的查閱和利用進行登記，超出權限利用的，應當辦理審批手續。
第二十八條金融企業檔案部門應當積極開展業務檔案的提供和利用服務，加強業務檔案的編研和開發，滿足企業金融業務活動和管理的需要。
金融企業必須為有關業務監管部門和司法部門依法執行公務提供真實、準確的業務檔案。
第二十九條金融企業應成立由主管領導、檔案部門和業務部門組成的檔案鑒定小組，按照有關規定對到期的業務檔案進行鑒定，並形成鑒定報告；已失去保存價值的過期業務檔案，經企業負責人批準並簽字後，方可銷毀。檔案應當在指定地點銷毀，並有專人監督。被銷毀的檔案應進行登記，並與鑒定報告壹起永久保存。不得銷毀已過期但未結清債務或其他未了事項的業務檔案。對國家和社會有重大保存價值的業務檔案，應當保存更長時間。
第三十條金融企業因各種原因發生變更或者終止的，應當按照國家有關規定妥善處理其業務檔案。
第三十壹條未經檔案行政管理部門許可，金融企業不得以任何方式或形式將涉及國家秘密的業務檔案帶出境外。