從傳真機發送的文件來看，接收到的文件也分為兩種狀態。
1.自動接收時，傳真機必須處於自動接收狀態，可通過按鍵選擇或編程設置；通常，指示燈會發出自動接收指令，或者顯示屏會顯示當前的自動接收狀態。對方發來的傳真到了，電話會響幾聲(可以根據需要設置)，然後切換到自動接收，接收對方發來的稿件。
接收後，如果成功，會有通信成功的消息；如果不成功，會有錯誤信息顯示或報警。2.手動接收當傳真機處於手動接收狀態時，可以在電話鈴響後進行接收操作。具體可分為兩種情況:a .如果對方手動發送，接聽電話，按對方要求按“開始”鍵，掛上話筒接收對方傳真文件；b .對方在自動發送時，拿起話筒時，會聽到類似“嘟嘟”的CNG信號，表示對方在自動發送傳真。此時，按“開始”鍵接收文件。
操作呼叫請求傳真機的其他呼叫請求功能使用戶能夠在通信完成後或在發送或接收文件的過程中通知線路上的另壹方他們想與他們通話。該功能對於發送方和接收方告知傳輸文件的質量非常有幫助。
這裏有壹個簡單可行的方法，就是在傳真通信開始後，雙方不掛斷，這樣可以在傳真結束後再通話。有時候，傳真機裏可能會出現“噗、噗……”的聲音。此時只需按下“通話請求”或“停止”鍵，即可消除此聲音，進行正常通話。
復印、發送和接收是傳真機的三個基本操作功能，是任何傳真機都不可缺少的。其他操作的設置是為了更方便人們使用。用戶可以按照廠家提供的說明書壹步壹步操作。
如何使用傳真機？就是收發傳真。
步驟如下:1。首先，把要傳真的內容放入傳真機，打開機蓋再來這裏。
2、壹般傳真機都會提示如何放文件，傳真機用的是文字面朝下(壹般傳真機都是這樣)。3.按照提示放好要傳真的內容就行了，要傳真的內容是向下的。
4.然後撥號。有兩種方法。壹般傳真的時候，號碼是不會單獨寫下來的。可以先撥號再按監聽鍵，相當於按了電話的免提鍵，傳真機就會有外接聲音，或者不需要外接聲音就直接把電話提起來(其實可以先撥號再播放要傳輸的文件，但是要把握好速度，不要等電話接通了，信號已經給了，就不行了。簡而言之，只要妳確保在接通電話之前把文件放好，就不會有問題。)
5.有些傳真機是自動的。撥號後，他們會直接發傳真信號。聽到刺耳的“滴滴”聲，就有信號了。壹般來說，這個信號是連續的。此時按“傳真/開始”鍵，傳真會自動發送，不用擔心。6.還有電話傳真。有人先接聽撥打的號碼。接完電話後，告訴別人發傳真，讓他們發傳真信號。註意，只有聽到傳真信號，想到“滴——”的聲音，才能按“傳真/開始”鍵開始傳輸。
7.另壹種撥號方式是直接拿起電話撥號，即像往常壹樣拿起聽筒撥號，然後等待傳真信號。8.撥號後，聽到“滴滴——”的信號聲。此時，按下“傳真/開始”按鈕。9.掛上聽筒，傳真就會自動傳過來，不用擔心。
10，壹般傳真速度不是很快，耐心等待。11.傳真機把傳真的內容吐出來，傳真就發出去了，就這樣。
12.最後，將傳真機蓋好，防止灰塵和其他東西進入，影響其使用壽命。
如何用電腦收發傳真？
電腦發送和接收傳真:
Windows XP有壹個免費的傳真功能，有了它，妳不用買傳真機就可以輕松收發傳真。下面將介紹發送傳真的具體操作步驟如下。只要妳按照他們做，妳就壹定會收發傳真。還可以把他當打印機用！
首先，安裝傳真組件
要在Windows XP-F中發送和接收傳真，我們必須有壹個具有傳真功能的調制解調器(即壹個具有撥號上網功能的貓)和壹條與調制解調器相連的電話線。有了它們，我們可以很容易地收發傳真。默認情況下，傳真系統沒有安裝在Windows XP中，因此應該在Windows XP發送和接收傳真文件之前安裝傳真組件。首先進入控制面板。雙擊打印機和傳真？圖標，然後彈出壹個？打印機和傳真窗口。在窗口空白處單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單，選擇？設置傳真命令，以及？配置組件？對話框。掃描系統後，彈出提示窗口，按照提示插入Windows XP安裝光盤後，系統開始安裝傳真組件。安裝後，我們可以在？打印機和傳真機？櫥窗裏還有壹個？傳真圖標，表示已經安裝了傳真系統。(您也可以在“添加和刪除程序”中添加組件。)
其次，配置傳真屬性
雙擊？傳真圖標。然後彈出壹個傳真配置向導？對話框中，單擊。下壹步是什麽？，彈出壹個？發件人信息？對話框。這裏我們需要相應地設置發送者的信息，比如姓名、傳真號碼、職務和辦公室電話。地址等
相應地填寫。必須填寫發件人的姓名和傳真號碼。傳真號碼是連接到調制解調器的電話號碼。點擊？下壹步是什麽？進入？選擇傳真發送或接收設備對話框。在此對話框的“選擇傳真設備”選項中，選擇發送或接收傳真文件的調制解調器，然後選中“允許發送？”下面。，"允許接收"復選框，並根據需要點擊下面的響應方法。如果妳選擇？自動回答“我們在回答之前還需要設置響鈴次數。設置完成後，單擊“下壹步”，m1D出現在下面。然後呢。CSID？在文本框中輸入發送傳真文件時顯示的電話號碼，便於對方傳真機識別。完成後，單擊？下壹步”出現了——a？免費期權？對話框。這裏我們需要設置接收的傳真文件。如果您想打印出收到的傳真文件，請點擊這裏。“打印到”復選框，並在下面的打印傳真機列表中選擇打印機名稱。如果您想在計算機中保存收到的傳真文件的副本。妳想在這裏檢查嗎？將副本保存到文件夾？選項，然後通過？瀏覽選項，選擇保存傳真文件的文件夾，傳真屬性已成功配置。單擊“下壹步”將傳真文件保存在？完整的傳真配置？對話框中的單個
點擊“完成”？只要按下按鈕。
第三，發傳真
設置完以上所有設置後，壹個？傳真控制臺界面。使用它發送傳真時，可以使用Windows系統下的文本編輯工具(如Word)編寫傳真內容。寫完傳真內容後，點擊？文件壹打印出來？命令，然後彈出打印設置窗口。選擇“傳真？”在“名稱”項中。，點擊？當然可以。然後突然冒出壹個？傳真發送向導？對話框，您可以在其中輸入收件人的姓名，並在？在“位置”項中選擇“中華人民共和國(PRC) 86”，並在“傳真號碼”項中填寫接收到的傳真機號碼。如果是外地傳真機，在傳真機號碼前加長途區號，本地不用加區號。滴答？使用撥號規則？，嗯點擊右邊？撥號規則？按鈕，在彈出的撥號規則？對話框進行必要的設置。如果傳真文件發送給多人，請在上述項目中輸入每個收件人的相關信息，然後單擊？添加按鈕，您可以將此文件發送到Duoin。點擊“下壹步”?，回車？準備主頁對話框，您可以選擇壹個主頁模板，並通過右側的預覽窗口預覽所選的模板文件，在主題行中鍵入傳真文件的主題，並根據需要填寫註釋。此信息將自動添加到傳真文件的第壹頁。點擊“下壹步”。在“日程安排”對話框中，指定何時發送傳真，並設置傳真文件的優先級值。傳真發送向導已完成。點擊？下壹步是什麽？您可以查看剛剛設置的傳真信息；點擊？預覽傳真文件按鈕，可以預覽傳真文件的內容。如果我們在上面設置立即發送傳真，請單擊“完成”?按鈕傳真文件將立即發出。
第四，接收傳真
發送傳真時，如果您的計算機已打開，Windows XP將根據設置在聽到電話呼叫後自動啟動傳真工具接收傳真文件。接收後，系統的任務欄中會出現壹個接收新傳真文件的圖標，系統會將傳真文件以圖形文件的格式保存在設定的文件夾中。我們可以使用傳真控制臺？也可以通過壹些繪圖工具直接瀏覽傳真文件。
如何使用傳真機收發傳真？
1.接收傳真:作為壹個單位，既有上級部門，也有業務部門。總之，要經常和其他單位溝通。最快的聯系方式是其他單位經常發傳真，我們需要接收傳真。
2.信號:當有人給我們發傳真時，首先對方會給我們接通傳真機的電話，對方會向我們索要傳真信號。我們按下傳真機上的“開始”鍵，相當於給了對方壹個信號。
3.模式選擇:當傳真信號發送到另壹方時，傳真機的顯示屏上將顯示發送/接收。發送選擇1，接收選擇2。這時候我們會點擊Math 2表示正在接收對方的傳真，然後對方發來的材料會自動從我們的傳真機上打印出來。
4.傳真:我們經常通過傳真向其他部門提交文件和資料。傳真的具體操作流程是:把要發送的文件正文放在送稿器上，然後接通對方，要壹個傳真信號。當麥克風中有吱吱聲時，按下“開始”按鈕。
5.選擇Math:此時我們點擊Math 1，傳真機將開啟傳真發送功能，放在輸稿器上的紙張將被自動掃描。
6.需要註意的是，有時候對方給了傳真信號，我們也做了規定的動作，但是輸稿器上的文件就是不掃描。壹般來說，對方的傳真信號太弱，我們可以稍後再嘗試重發信號。