時間管理專家和商業顧問劉潤將壹次性付清他的私人工具箱，並為妳提供從工作到生活的時間管理的全面建議。
高效管理時間，越早開始越好。
首先，以強有力的方式發揮基本技能-
郵件、日歷、聯系人
首先是郵件。
記住兩件事:
1.作為壹名商務人士，永遠不要使用免費的電子郵件地址。
在名片上留QQ郵箱是非常不專業的。
妳應該申請壹個特殊的公司郵件後綴，以表明妳的業務是認真的，妳的業務是正式的。
2.保留所有歷史電子郵件。
美國《薩班斯-奧克斯利法案》要求在美國上市的公司將電子郵件保存至少五年。我用它來要求自己保存過去20年的電子郵件。
通過搜索，您可以隨時即時檢索歷史電子郵件，從而提高溝通效率。
第二，日歷。
郵件存在於“郵件服務器”中，日歷和聯系人也存在於服務器中。每件事都應該放在日歷裏。
同事邀請妳參加會議？請他通過電子郵件發送“會議邀請”，然後單擊“接受”，日歷中會有壹個額外的日程安排。
妳訂了機票並收到短信或電子郵件確認了嗎？轉航班、酒店、信用卡還款信息等。並把它們放在日歷上。
我的時間粒度是30分鐘，我會把所有占用時間的事情都放進我的日歷裏。
當我的同事問我:
周三下午妳有半個小時開會嗎？
我會立即打開郵件客戶端查看日歷，然後回答:
兩點到三點沒問題。向我發送會議邀請。
收到邀請後，我會用紅色標記日程安排。紅色表示重要而緊急的事情，藍色表示重要但不緊急的事情。
周三下午快2點了，提前15分鐘，手機提醒我:
15分鐘後，會議將在三樓會議室舉行。
提醒非常重要。
將會議約會的提醒提前設置為15分鐘；
關於晚餐，提前設置為1小時；
提前2小時訂好航班；
朋友的生日定在早上10。
微軟Office 365還可以請助手幫助安排行程。
早上，手機響了，壹行字跳了出來:
1.5小時後，司機來酒店接我去客戶辦公室。
在那之前，我需要吃早餐並退房。結賬時需要的發票擡頭、稅號、司機電話號碼、客戶聯系人姓名和職位都在此議程中。
這就是進度管理，這就是效率。
第三，聯系人。
自從1998以來，我壹直堅持將我的所有聯系信息存儲在雲中，我的聯系人現在有5個761人。
坦率地說，我不能記住每個人，但聯系人工具可以。
很久沒聯系的人打電話給我，我拿起電話說:
Xxxx，好久不見。
他非常驚訝:
我很久沒有妳的消息了。妳還記得我嗎？
使用接觸工具時請註意以下幾點:
首先，當您輸入電話號碼時，必須添加國家和區號。
比如上海的固定電話:6188888。
把電話號碼這樣印在名片上的人沒有國際視野。我們應該在手機中將電話號碼保存為“+86（21）618888”。
因為如果妳在美國，妳無法通過撥打6188888來撥打上海。
第二，在認識壹個新朋友後，妳可以與他合影，然後將他的頭像存儲在聯系人中。這樣，當他打電話時，他的照片就會出現在手機屏幕上。
三是朋友生日、各種紀念日、孩子生日、興趣愛好等重要信息。可以存儲在聯系人中，並且可以設置提醒。
將最基本的“郵件、日歷、聯系人”運用到極致會有神奇的效率。
第二，避免與懶惰的協作軟件握手
在與Teambition相同流水線的協作軟件的幫助下，我們可以使每個人的個體進度服從整體進度並高效前進。
這是我正在使用的壹個協作軟件團隊。以it為例介紹協作軟件的價值。
壹是自動PDCA循環（全面質量管理的思想基礎和方法基礎，即計劃、做到、檢查和行動）。
壹個團隊領導突然有了壹個想法，想安排員工去實施。他可以用微信說壹句話或寫兩句話。然而，這樣做有兩個風險:
1.團隊領導會忘記；
2.員工會忘記。他們可能甚至不會“主動”去記住。
在Teambition中，創建壹個“任務”並設置3W（Who do What by When），即執行者、任務內容和截止日期。
收到“新任務提醒”後，員工可以將任務從“待定”通道拖到“進行中”通道。
“泳道”是協作軟件中的行話，意思是壹步壹個腳印，就像遊泳池中的單個泳道壹樣。
所有的任務最後只能完成，或者取消，不能忘記。
第二，強制性SMART原則。
在Teambition或類似的協作軟件中，可以設置每個任務的截止日期，這將強制設置SMART原則中的T:Time-based（S = Specific，M=Measurable，A = addressable，R=Relevant，T=Time-bound）。
您還可以在任務模板中定義四個字段S‐M‐A‐R），這樣每個任務都必須符合SMART原則，否則無法創建。
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第三，可視化Scrum（叠代增量軟件開發過程，通常用於敏捷軟件開發）方法。
協作軟件可以使用軟件代替白板。用軟件取代白板的最大優勢是將Scrum的sprint看板從人們調整筆記的“主動工具”變成了軟件提醒的“被動工具”。可視化程度和工作效率將大大提高。
當然，除了Teambition之外，還有很多其他優秀的協作軟件，例如Trello（團隊協作軟件）、Worktile（團隊協作工具）和Tower（團隊協作工具），它們都有自己的特點。球隊可以根據自己的情況選擇使用。
第三，高效休息和鍛煉
工作很重要，生活很重要，休息和鍛煉也很重要。
初級商務人士為體能而戰，中級商務人士為技能而戰，頂級商務人士回歸為體能而戰。
真正需要平衡的不是工作和生活，而是工作和生活及其對立面——休息。
以下是我在繁忙的工作和生活中經常使用的壹些幫助自己有效休息的工具。
第壹，白噪音軟件。
我常用的白噪音軟件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良藥。我以前每天睡10~12小時。即使是現在，我每天也能保證7-8小時的睡眠。
二、眼罩+降噪耳機。
我每年都去很多地方旅行。在飛機、高鐵和汽車上睡覺是咨詢師的必備技能。
旅途中，營造黑暗的環境是入睡的關鍵。為了在交通工具上快速入睡並擁有高質量的睡眠，我會隨身攜帶眼罩以營造夜晚的氛圍。
這個眼罩很特別。壹邊寫著“叫我吃飯”，另壹邊寫著“別叫我吃飯”。至於哪邊朝外，看情況。
第三，跳繩。
更好的休息方式是鍛煉。
健身有四個目的:減肥、增加身體柔韌性、增加肌肉和訓練心肺功能。在這四個目的中，與健康最相關的壹個實際上是訓練心肺功能。
跑步和遊泳是訓練心肺功能的好方法。但對我來說，跑步和遊泳的效率太低了。
我做了很多研究，咨詢了很多專家，最終從訓練心肺功能的角度選擇了壹種更高效的運動方式:跳繩。
跳繩5分鐘相當於慢跑半小時。
如果姿勢正確，跳繩對膝蓋的傷害只有跑步的七分之壹。
第四，白板
白板看起來不起眼，實際上是壹種神奇的工具，可以將我們從“結構化思維、有界思維和無誤思維”中解放出來，幫助我們隨時隨地、無休止地進行思考。
白板本身沒有價值。賦予它思考的意義，它將隨時隨地擁有無限的價值。
動詞 （verb的縮寫）移動辦公工具
自2006年以來，我每年要飛行超過100次，我甚至每年有近200天不在家。
因此，在碎片化時間使用工具移動辦公室對我來說尤為重要。分享壹些常用的移動辦公工具。
首先是帶手寫筆的平板電腦。
二、大屏手機+藍牙鍵盤+手機支架。
把手機放在桌子上可以方便有效地代替電腦。
我的手機支架不用時就像信用卡壹樣，可以放在我的錢包裏。坐下後，從錢包裏拿出手機支架，從口袋裏拿出藍牙鍵盤，瞬間營造辦公環境。
這種移動辦公系統可以大大提高工作效率，充分利用碎片化時間。
三、藍牙耳機手環+電話會議音響+主動降噪耳機。
營造更健康、輕松、有效的音頻環境。
六、電子閱讀器
越是碎片化，越需要系統研究。
結合使用多種電子閱讀器有效獲取知識。
如果閱讀的目的是“高效獲取知識”，那麽享受紙質書作為個人愛好，掌握電子書作為效率工具。
推薦三款電子閱讀器:get、多多閱讀和Kindle。這三種閱讀器各有特點，相輔相成，可以結合使用。
“每天聽壹本書”的效率很高，在騎行、步行和等待飛機時花20至30分鐘讀完壹本書，這為我每年閱讀200至300本書奠定了基礎，並大大擴展了我的知識邊界。