1.明確外出的原因和時間:在書面形式中，我們必須首先明確員工外出的具體原因和時間，這將使審批者對申請人的需求和計劃壹目了然。同時，還需要說明員工外出的具體時間和地點，以便單位做出相關安排。
2.簡述工作安排:對於出差，需要說明具體的工作內容和目的，以便單位了解員工外出的必要性和緊迫性。同時，還需要在申請中註明所需的資源和支持，以便單位提供相應的協助和支持。
3.個人承諾和單位要求:員工在申請外出時，需要承諾遵守單位的規章制度，保證在外出期間不會違反法律法規和道德規範，維護單位的形象和聲譽。同時，單位還需要對外出的員工提出註意安全、保持聯系、及時報備等要求和期望。
4.批準和同意:在備案的情況下，需要明確單位的批準和同意程序。在正常情況下，員工的直接領導需要審查並簽署其申請，最終將由單位負責人批準。經過批準後，員工可以離開單位並前往其他地方處理相關事務。
單位備案註意事項
1.提前報備:單位員工需要提前報備外出原因和時間，以便單位提前安排相關工作和計劃。壹般情況下，員工需要提前壹周左右向審批人提交申請，並按照單位規定的格式和程序進行上報。
2.明確原因和時間:在備案過程中，員工需要明確外出的原因和時間，包括具體事項和時間節點。這有助於審批者更好地了解員工的需求和計劃，從而做出更好的決策。同時，明確的歸檔內容也有助於單位作出相關工作安排。
3.遵守法律法規和道德規範:在單位外出報告中，員工需要遵守國家法律法規和道德規範，不要違反相關法規和制度。同時，單位還需要對外出的員工提出註意安全、保持聯系、及時報備等要求和期望。