前面講過如何把Excel做的工資表變成工資條，但是這些工資條只適合紙質打印。現在提倡環保，人人都有智能手機，無紙化工資條可以更符合時代。因此，可以要求員工提供電子郵件地址，然後將無紙化電子工資單直接發送給員工。
當然，為了減少工作量，最好能夠群發。
每個人的工資單都不壹樣。為了保密，當然不能群發，但是大家只能看到自己的。下面將詳細介紹如何使用Excel和word的郵件合並功能給員工分發工資郵件。當然，這種方法也可以用於群發工作通知等。，非常實用。
郵件合並的前提:必須使用微軟Outlook軟件。其他的，比如Foxmail，都不能實現這個功能。
操作步驟:
步驟1:準備數據源。
建立Excel版工資表，大家驗證。如圖11-4-1。
圖11-4-1是清理後準備批量發放的工資表示意圖。
註意事項:
1.每個人都應該有郵箱，不要記錯了，否則會發給別人！
2.計算工資的Excel表格通常包含函數公式等。在準備批量分發之前，最好將其復制並粘貼為數字，以避免將來出現不可預測的錯誤。
清理後的工資表包含必須告知員工的字段和記錄，不需要告知的可以刪除。數據源表格可以是Excel表格，也可以是word表格。
步驟2:創建壹個批量郵寄工資單的模板。
創建壹個Word文件，文件的內容就是妳以後發給員工的郵件內容。如圖11-4-2所示。
圖11-4-2批量工資發放郵件內容Word模板示意圖。
註意這個文件是以後每個月發給每個員工的郵件內容。因為人不同，詳細數據也不壹樣。請將這些不同的地方全部留空，下壹步就是解決數據填充的問題。
步驟3:郵件合並
請保持第二步和第三步中的文件打開，然後執行以下步驟:
1.在Word文件上選擇並點擊電子郵件→開始郵件合並→分步向導(W)，如圖1圖11-4-3。
圖11-4-3 Word文檔中郵件合並操作示意圖(1)
2.在上壹步中，選擇顯示屏右上方“郵件合並”中的“電子郵件”單選按鈕，如圖2中的圖11-4-3所示。
3.選擇並點擊→下壹步:啟動右下方的文檔，如圖11-4-4圖1所示。
4.右上角“妳想怎麽設置字母？”在11-4-4中選擇“使用當前文檔”，如圖2所示。
5.選擇→下壹步:在右下方選擇收件人，如圖11-4-4圖3。
6.在右上方的"選擇收件人"中選擇"使用現有列表"單選按鈕，如圖4中的圖11-4-4所示。
圖11-4-4 Word文檔中郵件合並操作示意圖(2)
7.下壹步，選擇並點擊右中的“瀏覽”選項(如圖4圖11-4)，在彈出的“選擇數據源”窗口中找到第二步創建的Excel文件，在彈出的“選擇表格”中選擇需要批量發送工資總額的“表格”(帶郵件)。
圖11-4-5 Word文檔中郵件合並操作示意圖(3)
8.上壹步，彈出的“郵件合並收件人”窗口是所有員工的數據，應該和妳的工資表壹致。每行前面的選擇框會自動選中“√”，表示給這個人發郵件；如果沒有給人發郵件，點擊取消，如圖①圖11-4-6。
9.點擊“確定”，選擇右下方的“→下壹步:寫信”，如圖2圖11-4-6所示。
圖11-4-6 Word文檔中郵件合並操作示意圖(四)
10.將鼠標光標移動到Word文件內容中需要插入信息的位置。比如妳需要在“先生/女士”前插入每個人的名字，請放在“姓名”的位置；然後在右上角的“寫壹封信”欄中選擇“其他項目”。在彈出的插入合並字段窗口中選擇名稱，然後單擊插入命令按鈕；最後，單擊關閉按鈕。上述操作可以理解為在Excel文檔和Word文檔之間建立“鏈接”關系。如圖11-4-7。
這壹步需要重復多次，Word文檔中所有需要“合並”(或鏈接)的內容都會通過“插入”操作鏈接到Excel表格的內容中。記住，每次“插入”壹個內容，都需要點擊“關閉”，然後將光標移動到需要“插入”的位置，才能進行操作。
圖11-4-7 Word文檔中郵件合並操作示意圖(五)
Word文檔中的“插入”相關內容會顯示帶有圖書名稱的項目名稱。
11.需要“插入”的項目全部插入後，在右下方選擇→下壹步:預覽郵件，妳的工資表中第壹個人的姓名和工資信息就會出現在Word文件中(默認)。如果需要看別人的情況，可以點擊“”符號，可以向前看或者向後看別人的內容是否正確。如圖11-4-8所示。
圖11-4-8 Word文檔中郵件合並操作示意圖(6)
註意，如果“稅後工資”在Excel中顯示為“12345.78”，而在Word中顯示為“12345.00001”，請在第二步創建的Excel文件中設置該列:右鍵選中該列，選擇“單元格格式”命令選項。保存文件並重新執行上述步驟。
12.如果沒有問題，可以進行下壹步。請選擇並點擊→下壹步:完成右下方的合並。如圖1中的11-4-9。
13.選擇並點擊右上角的“電子郵件”打開“合並到電子郵件”對話框。如圖2圖11-4-9所示。
14.請點擊“收件人”欄右側的下拉按鈕，從下拉列表中選擇“郵件(即Excel表格中存儲郵件地址的那壹欄)”；在“主線”中手工輸入，如“20xx年xx月工資明細”，如圖3所示11-4-9。
最後，單擊“確定”按鈕。這時候郵件會陸續發到收件人郵箱。
圖11-4-9 Word文檔中郵件合並操作示意圖(7)
建議:為保證郵件發送給客戶端正確，第壹次使用該功能時，發送壹封沒有具體薪資數據的測試郵件，並在郵件中註明郵件是用於測試的，請對方回復確認姓名是否與本人壹致，避免出現“被人自大”的情況。
擴展應用其實這個功能還可以用來發送各種通知、對賬信等。