壹、催款函的形式
1、便函式：以信函的形式寫作。
2、表格式：人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。
二、催款函的作用
1、查詢：催款函可以及時了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施。
2、催收：通過催款函可以追回拖欠款，盡可能避免或減少經濟損失。
3、憑證：如果由於拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函可以起到記載憑證作用，即當催款方在向有關方面提出追究對方的經濟責任時，催款函可以作為壹種有力的憑證。
三、催款函的具體內容
催款函主要包括以下內容：
1、債務人的稱呼。如債務人姓名，單位負責人，法定代表人的姓名、職務，法人名稱或者組織機構的名稱。
2、催款或索債的事實和原由。如債權債務關系的基本情況或法律依據，債務人拖欠債款拒絕履行義務的事實根據。
3、債權人據以討債的法定理由。如相關債權債務的票據、合同編號等。
4、具體要求。如債務人應當履行義務的時間、期限和方式，債務人應當支付的具體款項和金額（包括貨款數量、違約金或者銀行利息等），債務人對催款函的答復期限。
5、債權人單位的相關信息。如單位開戶行、賬號、開戶名稱以及負責人簽名、發函日期、單位簽章等。
催款函的具體格式如下：
催款通知單
XXX廠財務部：
妳單位XXXX 年 X月X日向我廠訂購XXX，數量xx件，單價XXX 元，貨款總金額XXX 元，發票號為XXX。根據供貨合同，該貨款應在XXXX 年 X月X日結清，但是至xxxx 年 X月X日尚未支付給我廠，影響了我廠資金周轉。接到本通知後，請即結算，逾期按銀行規定加收X%的罰金。如有特殊情況，望及時和我廠財務部XXX 聯系。
我廠地址：
電話：
開戶銀行：
開戶名稱：
賬號：
XXX廠財務部（蓋章）
XXXX 年 X月 X日
四、催款函的書寫原則
雖說催款函只是壹封信件，但是它卻關系到妳的回款能否順利收回。如果運用不當，非但達不到催收款的目的，恐怕還會影響欠款的順利回收，甚至與客戶的正常交往。所以，催款函的書寫是壹門藝術。要使催款函有效地幫助妳達到收款的目的，就要在書寫時符合以下原則：
01
詳細寫出收信人聯系姓名及地址。收信人的街道名稱、門牌號碼、單位全稱壹定要準確而具體。收信人要具體到個人，寫清其職位、全稱。像王經理、李主任等，此類稱呼並不好，雖然表示尊重，但是有時候卻給了欠款人可乘之機，他們往往會說：“我是王經理，可是我沒有收到妳們的催款信。我們這裏有好幾個王經理，信可能被送到別的王經理那裏去了。”所以，書寫收信人名稱時應當具體為“王成功經理”“李自強主任’等。
02
明確債權債務。在信函中應當將雙方的債權債務關系及其法律依據、收款人據以收款的法定理由 等寫清楚，欠款人拖欠債款或拒絕履行義務的事實根據也要清楚。要求支付的欠款金額寫在信函的突出位置，壹恥位於信函第壹行，表述壹定要清楚。
03
催款函內容容易閱讀理解。語言要簡明、直接，盡量少用客套話，最好壹開始就直奔主題，開門見山地把問題提出來，信中多使用簡明的語句，遇到行業術語時應標出註解。整個信件註意使用簡短的句子，段落簡潔，在不失主題的情況下使人容易閱讀和理解。
04
催款函要使用文明謹慎的措辭。催款人書寫信函的時候用語要文明禮貌，不要有臟話、黑話，不要有對欠款人進行人身攻擊的話。要從長遠合作的角度考慮，用詞要謹慎，要就事論事，不能壹概而論。
05
催款函語氣要堅定。信函中的措辭要堅決，壹定要明確地表明己方的目的，使對方知道，如果不能及時付款將要承擔責任。這時要盡量使用規範的用語，不要用壹些威脅性的話逼迫欠款人。通常說來，第壹次催款函必須說明打 電話的日期和客戶作出的付款承諾以及客戶在某日期前不能付款時公司會采取的措施。如果第壹封信函仍沒有回應，第二封信函應比第壹封更為急迫，使客戶感到延遲付款的嚴重性。如果仍無消息，公司的第三封信應發出最後通牒，口氣可更為嚴厲壹些。
06
提出具體要求。催款人應當在信函中註明欠款人給予答復的期限，欠款人應償還的具體金額，包括違約金、銀行利息等，欠款入阻弓服、it-債義務的方式及最後期限等。當然，催款函的內容可依具體情況有所增刪。例如，當催款人向故意拖欠債務的當事人發送催款函時，可加上欠款人逾期未償付欠款，應承擔相應的法律後果或催款人將采取法律手段收回欠款等內容，以加強催款函的力度。
五、債權人使用催款函時應註意的事項
為了使催款函能夠起到相應的作用，債權人使用催款函時還應註意以下事項：
1
對較難清理的債務，債權人可聘請律師向債務人徑直發送律師專函，或者在債權人發送的討債公函的尾部加署受聘律師或法律顧問的姓名，以示催款函的嚴肅性和債權人清理債務的決心以及進壹步采取法律行動的可能性。
2
債權人在書寫催款函時，應聘請律師把關，以使公函用語更為嚴謹和準確。律師參與擬定討債公函時會使用更多的法律專業用語，從而增加催款函的“威懾力”。
3
債權人應當妥善保管好催款函的原件或者復印件，以備日後查驗和訴訟中使用。對旨在中斷訴訟時效而發送的催款函，應采取掛號或者公證或者特快專遞的形式，以便留取證據，在訴訟時效發生爭議時有案可查。
4
在發出催款函之前，應進壹步擬訂催款實施方案，該函如未能奏效，債權人應立即訴訟至法院，以確保及時有效地實現債權人的權益。
六、催款函索款的優勢及使用
1
催款函催款的優勢
01
經濟實用，有利於提高催款的效率。首先催款函催款便於債權人掌握和操作，又便於債權人就地就近采用；其次催款函催款可減輕債權人在人力和物力上的負擔，尤其在債務人相對分散和路途遙遠的情況下，采用催款函催款既可減輕債權人在人力、物力和財力上的浪費，又可提高討債的效率，達到“遠債近討”的目的。
02
不傷和氣，改善雙方關系。壹般來說，催款函是壹種較為通用的聯絡或聯系方法，盡管催款函被用於索討債款，但是相比較而言，催款函索款不像債權人徑自上門討債那樣“咄咄逼人”，所以催款函索款的方式易於被債務人接受。此外，催款函索款避免了債權人和債務人的直接接觸，從而為減少摩擦和正面沖突、緩解矛盾和化解糾紛創造了條件。
03
作為應急手段，便於及時中斷時效。在清理債權和債務的實踐中，往往會碰到以下情況：
第壹，債權人不了解訴訟時效方面的相關法律規定，缺乏緊迫感，以致本應受法律保護的有效權利即將超過訴訟時效。
第二，債權人雖了解訴訟時效，但是由於工作失誤或者懈怠對應收賬款的清收，導致債權人訴諸人民法院保護其權利的期限即將觸滿。
上述兩種情況將會導致債權人喪失請求人民法院保護其權益的機會，為防止債權人失去“勝訴權”，采取催款函索款的方式可起到事半功倍的效果。比如在訴訟時效即將屆滿的情況下，債權人可以通過及時向債務人發送索債公函，從而使訴訟時效中斷，為進壹步實施催款方案贏得時間。
04
便於債權人搜集和保全證據。債權人可以通過催款釅敦促債務人復函或者回電，然後債權人將債務人承諾或者答應清欠的復函歸檔備案，作為進壹步催討或者提起訴訟的書面證據，尤其在債權人缺乏債權證據的情況下，催款函索款更為有效。