稱謂要表達清楚接收方的身份，並體現禮貌原則。
2.首句反映主題
在首句中即反映出主題，旨在幫助接收方及時高效地讀取信息。
3.內容簡潔條理
盡可能用壹條信息容納全部信息，減少信息往來次數。如果需要傳遞的信息有多項，宜分點闡述。
4.尾語按需設置
如果是比較重要的事情，可在結尾處註明“收到請回復，謝謝！”。如果沒有收到回復，有必要打個電話確認對方是否收到信息。特殊的公務短信或微信比如通知，應使用專用尾語“特此通知”，以示規範和嚴謹。
5.署名明確勿漏
公務短信或微信較為正式和規範，結尾處署名更正規。