即壹般為兩個不同地的部門之間，或者上級部門對下級部門之間的函件，要求對方予以協助調查，並有正規回復的公文。
協查函屬應用文範疇裏的函件類。它的特點是，發過去，還要傳回來。
目前最常見的傳輸方式是傳真機，次之為郵政快件，很少用的是電子郵件(此方式隨著政務電子化和科技水平的不斷提高壹定會得到普遍的接受和應用)。
另外壹個方式是電話查詢，它屬於緊急情況下的特殊手段，沒有文書保障，但有信息保障。