壹、“通知”的寫作格式
通知的功能：
通知適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。這裏主要介紹的是指示性通知和告知性通知兩種。
通知的寫法：
（1）標題：
發文機關+事由+文種，如：《××省關於進壹步做好城市蔬菜產銷工作的通知》；
事由+文種，如：《關於召開省屬高校檔案工作會議的通知》。
（2）正文：
正文壹般由三部分組成。
第壹部分是對通知事項的總體概括，按照具體通知的需要應交代清楚通知事項的背景、原因、以及它所依據的政策和文件等，即寫明為何要制發該通知。然後以“現將有關事項通知如下”的過渡語引出第二部分；
第二部分是寫明通知事項，包括具體的要求和安排。這部分的寫作可采用條款形式，做到條理清晰。如需提出要求，要求的內容應根據制發的單位達到相應的高度。
第三部分是對通知接受單位的要求和希望。這部分通常采用“特此通知，望……認真執行”的形式，也可直接以“特此通知”作結語。
（3）如有文件、圖表類附件，應在正文後隔壹行，按照所附文件的順序寫明文件的名稱。
（4）落款：
在正文之後的右下角寫明制發該通知的機關名稱，如果在標題中已經標明制發機關名稱的，此處可以省去。
（5）日期：即在落款的下面寫明制發此通知的年、月、日
二、“請示”的寫作格式
請示的功能：
是向上級機關請求指示、批準時使用的請求性上行文。行文目的主要是對有關事項、問題等，請求上級機關給予明確及時的指示和批準，以便於辦理、解決、開展工作。
請示的寫法：
（1）標題：
發文機關+事由+文種，如《**部關於申請資金的請示》；
事由+文種，如《關於清理整頓社會集團的請示》
（2）正文：
第壹部分，寫明請示的原因、背景、依據和理由。這是行文的重點，請示的問題和事項能否得到上級的批準，很大程度上取決於請示的理由是否充分、是否具有說服力。因此，該部分的寫作應盡量突出請示事項和問題的重要性和必要性。
第二部分，寫明請示的內容，即請示的事項和問題。這部分的寫作必須具體、清楚、壹目了然。
最後，以“以上請示當否，請批示”，“妥否，請批復”為結語。壹般來說，求閱性的請示用“請批示”，求準性的請示則用“請批復”或“請批準”。
根據需要，以上第壹和第二部分的順序也可調換，即先寫清請示的事項，再表明請示的原因和依據。
（3）如有文件、圖表類附件，應在正文後隔壹行，按照所附文件的順序寫明文件的名稱。
（4）落款：
在正文之後的右下角寫明請示單位的機關名稱，如果在標題中已經標明機關名稱的，此處可以省去。
（5）日期：即在落款的下面寫明制發此通知的年、月、日。
（6）請示不同於其他文種的格式在於，在落款和日期後，應用括號註明請示單位的聯系人和聯系方式。
三、“報告”的寫作格式
報告的功能：
適用於向上級匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。報告的種類主要包括綜合性工作報告、情況報告、答復報告等。工作報告主要用於匯報工作的進展；情況報告用於介紹經驗、提出問題；答復報告用於答復上級詢問或呈送（報）壹些物件。
報告的寫法：
（1）綜合性工作報告：其結構主要包括工作情況概述、主要成績、經驗或重大進展情況、體會、存在問題和今後努力的方向。
這類報告的寫法壹是單項分類寫作。將所要匯報的各方面的情況逐項寫清，每項單獨成壹段，可根據需要加上序號或小標題。二是綜合分類寫作。即將全部內容綜合後再寫出情況概述、成績經驗、體會教訓、意見措施。
綜合性報告的寫作，要做到詳略得當，成績經驗、體會教訓要寫透寫深，其余從略；要做到點面結合、主次分明，既要寫出總體情況，又要正對重點做詳細的說明，給人留下總體印象的同時又能抓住重點。
（2）情況報告：這類報告的正文結構為情況、問題、打算三方面。首先寫事情的經過、原因、結果、性質等；其次寫暴露出的問題、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最後寫具體的處理意見和簡要的建議。
（3）答復報告：這類報告的的內容要有針對性，如實呈報問題，不能答非所問。壹般開頭要引敘來件，然後根據要求，報告有關內容，結束語壹般用“專此報告”。
四、“講話”的寫作格式
壹、講話稿的涵義與特點
講話稿有廣義和狹義之分。廣義的講話稿是人們在特定場合發表講話的文稿；狹義的講話稿即壹般所說的領導講話稿,是各級領導在各種會議上發表帶有宣傳、指示、總結性質講話的文稿。是應用寫作研究的重要文體之壹
講話稿有如下特點：
（壹）內容的針對性
講話稿的內容是由會議主題和講話者身份來決定的。因此在寫講話稿之前，必須要了解會議的主題、性質、議題，講話的場合、背景，領導者的指示、要求，聽眾的身份、背景情況、心理需求和接受習慣等。
（二）篇幅的規定性
講話是有時間限制的，因此對講話稿篇幅要有特定要求，不能不顧具體情況長篇大論。壹般來講，表彰、通報、慶典等會議上的講話稿篇幅不宜過長，以免喧賓奪主。
（三）語言的得體性
為了便於講話者表達，易於聽眾理解和接受，講話稿的語言既要準確、簡潔，又要通俗、生動。另外，由於講話具有現場性，因此撰寫領導講話時必須提前考慮和把握現場氣氛和場合。
（四）起草的集智性
為了提高行政效率，領導講話稿經常由秘書代筆，然後經領導審核是否采用。有的部門還專設起草小組，領導壹般要將寫作的目的、背景、寫作要求等對起草小組交代清楚，然後由起草小組分工協作，集體撰稿，並在起草的過程中反復討論、修改、幾易其稿，才提交領導使用。
二、講話稿的種類
按照會議內容的不同可把講話稿分為工作會議類講話稿，慶祝、紀念會議類講話稿，表彰會議類講話稿，本節主要討論以下兩種比較常見的領導講話稿。
（壹）工作會議類講話稿
此類講話稿是領導在各種會議上發表的對前壹階段的工作情況包括成績、經驗、缺點等進行歸納總結。對下壹階段的工作目標、任務、重點、措施等進行研究部署的講話稿。這類會議講話稿要求態度鮮明，目的明確，內容單壹，層次分明，邏輯嚴密，語氣堅定，針對性強，號召力大，簡潔明快。
（二）慶祝、紀念會議類講話稿
此類講話稿是領導在紀念某壹歷史事件、歷史人物或重大慶典等紀念性會議上所發表的講話稿。這類講話稿既肯定和頌揚歷史事件的重大意義和歷史人物的豐功偉績，還要立足當前、面向未來。揭示其現實意義，對繼承光榮傳統，弘揚革命精神提出具體要求。
三、講話稿的組成部分
講話稿壹般由標題和正文兩部分組成
1.標題。講話稿的標題分為兩種：壹種壹般是由講話人的姓名、職務、事由和文種構成，如《
×××省長在全省教育工作會議上的講話》；另壹種是由壹個主標題和副標題組成。主標題壹般用來概括講話的主旨或主要內容，副標題則與第壹種的構成形式相同。如，《進壹步學習和發揚魯迅精神—在魯迅誕生110周年紀念大會上的講話》。
2.正文。講話稿的正文包括開頭、主體和結尾三部分。
（1）開頭部分。首先根據與會人員的情況和會議性質來確定適當的稱謂，如“同誌們”、“各位專家學者”等，要求莊重、嚴肅、得體；然後用極簡潔的文字把要講的內容概述壹下，說明講話的緣由或者所要講的內容重點；接著轉入正文講話。
（2）主體部分。根據會議的內容和發表講話的目的，可以重點闡述如何領會文件、指示、會議精神；可以通過分析形勢和明確任務，提出搞好工作的幾點意見；可以結合本單位情況，提出貫徹上級指示的意見；可以對前面其他領導人的講話做補充講話；也可以圍繞會議的中心議題，結合自己的分管的工作談幾點看法等等。
（3）結尾部分。結尾用以總結全篇，照應開頭，發出號召，或者征詢對講話內容的意見或建議等等。
四、講話稿與發言稿
講話稿和發言稿在不作為公務文書時，兩者可以通用，壹旦作為公務文書，應嚴格區別使用。講話壹般體現主辦方或上級領導的意見，從整體出發，具有壹定的原則性、政策性、權威性；發言壹般體現參與方平級或下級領導的意見，從自身的實際出發，暢所欲言，具有壹定的務實性、靈活性。如“在某個會議上的講話”和“在某個會議上的發言”可能內容寫法相同，但在實際使用時要註意標題的命名是選擇“講話”還是“發言”。