組織活動，這種工作，發生些情況在所難免。
如果權責分工明確，是誰的責任就是誰的，很明確的，無需辯駁。
不過，通常是做不明確的權責分工的，而壹旦出壹些狀況，不好說究竟是誰的錯。
如妳表述：
誌協負責組織活動，團支書負責通知，學生可以申請並有義務參加。
那團支書是否要負責監督和落實學生參加，並無明確說明，（當然，誌協會默認團支書有義務）
團支書是否要負責及時通知學生誌協情況，也無明確說明，（當然，學生會默認團支書也有義務）
責任不明確，這就會發生問題。
總之，是活動權責與分工不明確，導致溝通協調不暢，進而發生以上問題。
二、合理的處理方式
活動中，上傳下達的中間人，是很關鍵的。
如果沒有明確分工，那應該和有關各方溝通，明確自身的職責；
如果無法明確分工，那遇到事情，盡量主動承擔下來，並與有關各方做好溝通。
具體如下：
事前：與誌協溝通，除通知之外，詢問清楚必要的監督和上報等其他工作是否需要；與學生溝通，報名提交後要自己隨時關註，不另行通知，或報名後“我”會及時通知大家，大家有任何情況必須提前告知“我”。
事後：主動承擔責任，有擔當，並做好溝通與解釋。與誌協溝通，說是自己的錯誤，可能是他們遇到了什麽情況吧，代同學向誌協道歉，並明確，以後工作除通知學生外，會監督並及時反饋給誌協參加情況；與同學溝通，說是自己的錯誤，可能是協調上出了些問題，代誌協向同學道歉，並明確，以後工作除上報外，希望大家自己積極主動關註，有任何情況，及時告訴我，同時自己會及時通知活動進度。
事前預防，事後彌補，兼顧各方感受。
三、說明
這樣處理，貌似雙方都會怪團支書，其實，雙方都不怪團支書。因為，沒有人會責怪主動承擔責任的人。沒有人願意承認自己的錯誤的，盡量把原因歸結到自己身上、或客觀因素上。