組織活動,這種工作,發生些情況在所難免。
如果權責分工明確,是誰的責任就是誰的,很明確的,無需辯駁。
不過,通常是做不明確的權責分工的,而壹旦出壹些狀況,不好說究竟是誰的錯。
如妳表述:
誌協負責組織活動,團支書負責通知,學生可以申請並有義務參加。
那團支書是否要負責監督和落實學生參加,並無明確說明,(當然,誌協會默認團支書有義務)
團支書是否要負責及時通知學生誌協情況,也無明確說明,(當然,學生會默認團支書也有義務)
責任不明確,這就會發生問題。
總之,是活動權責與分工不明確,導致溝通協調不暢,進而發生以上問題。
二、合理的處理方式
活動中,上傳下達的中間人,是很關鍵的。
如果沒有明確分工,那應該和有關各方溝通,明確自身的職責;
如果無法明確分工,那遇到事情,盡量主動承擔下來,並與有關各方做好溝通。
具體如下:
事前:與誌協溝通,除通知之外,詢問清楚必要的監督和上報等其他工作是否需要;與學生溝通,報名提交後要自己隨時關註,不另行通知,或報名後“我”會及時通知大家,大家有任何情況必須提前告知“我”。
事後:主動承擔責任,有擔當,並做好溝通與解釋。與誌協溝通,說是自己的錯誤,可能是他們遇到了什麽情況吧,代同學向誌協道歉,並明確,以後工作除通知學生外,會監督並及時反饋給誌協參加情況;與同學溝通,說是自己的錯誤,可能是協調上出了些問題,代誌協向同學道歉,並明確,以後工作除上報外,希望大家自己積極主動關註,有任何情況,及時告訴我,同時自己會及時通知活動進度。
事前預防,事後彌補,兼顧各方感受。
三、說明
這樣處理,貌似雙方都會怪團支書,其實,雙方都不怪團支書。因為,沒有人會責怪主動承擔責任的人。沒有人願意承認自己的錯誤的,盡量把原因歸結到自己身上、或客觀因素上。