門禁讀卡器(生物識別儀)用來獲取刷卡人員的卡號信息，通過轉換成電信號以韋根或RS-485的方式傳送給門禁控制器，門禁控制器將接收到的卡號與控制器裏存儲的卡號權限進行比對判斷，判斷該刷卡人員是否能夠在此時間段進出，根據判斷的結果完成開鎖、保持閉鎖等動作。聯網型門禁控制器可以通過RS485總線或TCP/IP網絡與管理計算機聯網，控制器可以接收來自管理計算機發送的人員和卡號權限信息，也可以將事件記錄發送給管理計算機。計算機裝有門禁系統的管理軟件，作為系統中數據的分析與處理。
門禁系統是出入口管理系統的壹個子系統，通常它采用刷卡、人體生物特征識別等技術，在管理軟件的控制下，對出入口進行管理，讓有資格進出的人自由通行，對那些不該出入的人則加以幹涉。
由於門禁系統可以快速識別來人的身份，十多年來它迅速地從電影中走出來，進入了辦公大樓、大型跨國公司的辦公室，也守衛在車庫、地鐵和住宅樓的門口，甚至是在臺式電腦的使用前，都可以使用它確認使用者的身份。可以說，在許許多多需要核對身份的地方幾乎都安裝了門禁系統。
門禁系統的工作原理大致如下：
門禁以門為主，在所控制的門內外及門的上方，裝有各種各樣的門禁設備：
當持卡人打算進門時，他會在門外用感應卡在讀卡器上刷卡、在密碼鍵盤上輸入密碼，也可能是使用指紋識別器、掌紋識別器、視網膜識別器等等生物識別器核對身份。 當持卡人刷卡後，信息北傳送到門附近的控制器中，通過控制器內的電腦識別，確認該持卡人有資格進入後，發送控制信號給門上方（或門側）的電鎖，開門讓持卡人進入。 持卡人在進門後，門會自動關閉（使用地彈簧、閉門器等裝置）。在電鎖內往往還裝有感應器件（鎖狀態傳感器），壹旦門或電鎖處於開啟狀態，則它會回傳信號給控制器，當門開啟時間過長時，控制器或電鈴會發出聲響，通知開門者趕緊關門（這壹現象在賓館客房門口經常見到）。 控制器在開門的同時會持卡人的信息傳送到機房內的門禁管理電腦上。電腦在收到信息後，會將信息儲存，並顯示在屏幕上，同時會將信息傳送到相關軟件（如：考勤軟件等等）中去。 當持卡人辦完事後打算出門時，他可以按下門內側的出門按鈕（單向刷卡時。如果是雙向刷卡則在門內側也需刷卡）後，門自動打開。如果持卡人的信息沒有登記，則控制器不會開門，只有將該卡的信息錄入到管理軟件中，並下載到控制器內存後，控制器才會在刷卡時開門。
當門禁系統斷電時，系統自動將電鎖置於開啟狀態，讓人能夠自由出入。以免萬壹發生火災時無法逃生。
門禁系統與工控系統（自動控制系統）、樓宇自控系統（BA）的各種原理基本類似，它的運行可以分為傳感、管理和執行三個環節，只是它比較緊湊，比較簡單而已。
傳感：
讀卡器、密碼鍵盤、各種生物識別器、出門按鈕、鎖狀態傳感器都屬於傳感器件，它們的任務是接受命令，將信號上傳或在核對後上傳（生物識別器）。管理：
控制器和管理軟件承擔著門禁系統的管理功能，它們在收到傳感器發來的信息後，根據時間、卡號及其它信息對是否開門做出判斷，如果開門，則發出開門命令給電鎖。而在收到鎖狀態傳感器時，則開始計時，超時則報警。