工作流最早起源於生產組織和辦公自動化領域，它是針對平時工作中的業務流程活動而提出的壹個概念，目的是根據將工作分解成定義良好的任務或角色，根據壹定的原則和過程來實施這些任務並加以監控，從而達到提高效率、控制過程、提升客戶服務、增強有效管理業務流程等目的。
為了更好地實現某些業務工作目標，可以利用計算機在很多個參與人之間按某種既定原則自動傳遞文檔、信息內容或者任務。
因此，只要信息在人與人、人與系統或者系統與系統之間進行傳遞，就必須構建工作流。
工作流類型有哪些工作流是在整個工作區中發生的，有些是結構化的，有些是非結構化的。當數據從壹個任務轉移到另壹個任務時，工作流就存在了。但是，如果數據沒有流動，就沒有工作流。比如遛狗、去雜貨店和取幹洗衣物等，這都不是工作流，而是任務管理。
主要的工作流包括以下三種：
1.流程工作流（Process Workflow）
當壹組任務具有可預測性和重復性時，就會發生流程工作流。也就是說，在項目開始工作流之前，您已明確數據的流轉方向。比如采購申請批準工作流，壹旦申請提交，每壹步處理工作相對固定，工作流幾乎不會有變化。
2.項目工作流（Project Workflow）
項目具有類似於流程的結構化路徑，但在此過程中可能具有更大的靈活性，項目工作流只適用於壹個項目。比如發布壹個新版本的網站，妳可以準確預測項目的任務流程，但是這個任務流程不適用於另壹個網站的發布。
3.案例工作流（Case Workflow）
在案例工作流中，對於數據流轉的方向是不明確的。只有收集到大量的數據時，數據流轉的方向才會比較明顯。比如保險索賠，壹開始並不知道如何處理，只有經過壹番調查，才會明確。
自動化工作流VS手動化工作流在手動化工作流中，壹個人必須時刻跟進申請，並手動發送到每個申請人處。例如，當員工填寫報銷單時，她必須通過電子郵件將其發送給經理以獲得批準。經理批準後，她必須通過電子郵件發送到財務部門。財務部門收到後，需要付款並電子郵件告知員工付款已經完成。
在自動化工作流中，當人工完成某項任務時，她不負責將數據傳遞給下壹個人。系統會自動管理任務流，包括通知、截止日期和提醒，最後會自動發送到財務部門進行處理。
在手動化工作流中，必須手動更新電子表格，也需要發送大量消息和電子郵件來了解項目所處的狀態。而在自動化工作流中，追蹤項目可以直接在系統中直接看到。因此自動化工作流可以為員工節省大量的手動操作時間和操作錯誤，顯著提高工作效率。
重視工作流管理的公司都會使用工作流管理軟件。使用力軟進行工作流管理，您需要按照需求創建壹個內容豐富的表單，並搭建壹個清晰的流程。然後，申請人填寫初始表單，軟件自動將流轉處理申請的數據，直到完成為止。最後，會有可視化報表顯示數據的情況。
工作流自動化的好處1.消除冗余的任務提高效率
通過力軟工作流進行信息收集，可以舍棄使用Excel進行填寫，並可以自動整理數據。通過力軟工作流進行在線聊天，可以舍棄使用微信QQ等進行交流。最後，通過力軟工作流進行數據分析，可以舍棄手動創建數據報表。三個環節都可以消除冗余的任務，並提高效率。
2.更高的可視化程度
力軟強大的報表功能可以讓妳快速分析數據情況，清晰的跟進項目的實施情況。
3.明確各節點負責人的責任
無論采用哪種工作流類型，都可以將工作分配到每個節點負責人手裏，而且每壹步操作內容都可以通過流程日誌進行查看，方便後期責任的確認和追蹤。