信件開頭要寫收信人的稱呼，單獨成行，頂格書寫，表示尊重和禮貌。稱呼之後加上冒號，以示領起下文。
接著另起壹行開頭空兩格寫問候語。
正文是信件的主要部分，在問候語後另起壹行，每段開頭空兩格寫起，轉行時頂格，可根據內容適當分段。
祝語壹般在正文寫完之後另起壹行書寫，通常是壹些表示祝願或敬意的話，如：此致、敬禮或祝健康、安好等。
祝語寫完後，在信件右下方寫上寫信人的姓名或者稱謂，最後另起壹行，在署名的正下方寫上發信的年、月、日即可。