秘書郵件禮儀需註意

秘書郵件禮儀需註意

秘書郵件禮儀需註意，秘書在為不同地區的人組織會議或電話時，總是提醒他們註意時區或直接在郵件中列明該事件在不同時區的時間，可以有效避免混淆。下面分享秘書郵件禮儀需註意。

秘書郵件禮儀需註意1

秘書在壹天中，主要通過郵件和電話來幫老板溝通安排日程。每天，從客戶、內部團隊、公司PR、行政各處傳來的關於會議邀請、事務進展、辦公室消息等郵件總有壹百多封，怎樣處理這些郵件呢？Samantha教給了我們如下郵件禮儀：

如果某人：

為妳做了某事——確認並簡略感謝；

請妳做某事——確定優先程度，讓對方知道妳會馬上著手，立即將此事放到任務列表上並設置鬧鐘提醒，給自己留出足夠的時間；

請妳做的事妳沒有做到——如果因為客觀原因確實無法完成，讓別人知道為什麽，這個原因應該是有壹定分量的，不要涉及無意義的細節。

如果妳：

想請別人回復妳的郵件——為郵件留下開放性結尾。如果妳寫“以上是我要說的事情”，那按照邏輯，別人只會想，“哦，那是妳要說的事情唄！”

為別人做了某事——確認此事已經圓滿完成，並詢問是否對方還需要其他幫助；

請別人做某事——那麽如果妳需要別人的回復才能進行下壹步的工作，給自己留出預計需要回復的時間，在此基礎上設置壹個提醒並抄送給那個人，而不是在整件工作的最後期限設置提醒。

正在為別人做某事——用簡短的郵件讓別人了解事情的每壹步進展，感覺到妳對他們的尊重，即使最後任務沒有完成，別人也可以看到妳努力的過程。

想表現出主動性——總是早壹步為對方可能沒有預想到的事情做好準備，比如為不同地區的人組織會議或電話時，總是提醒他們註意時區或直接在郵件中列明該事件在不同時區的時間。

此外，Samantha還建議我們記住壹些小訣竅以避免陷入郵件的海洋，比如不要同時處理多封郵件，回復或瀏覽完壹封郵件再打開下壹封，這樣在團隊成員相似而項目不同時，可以有效避免混淆；為壹些特定的發件人，比如老板設置特定的背景顏色，這樣可以很容易地發現並首先處理他們的郵件。

秘書郵件禮儀需註意2

秘書交談禮儀

交談是交流思想和表達情感最直接、快捷的途徑。在人際交往中，用錯了壹個詞，或多說了壹句話，或不註意詞語的感情色彩等而導致交往失敗或影響人際關系的事時有發生。所以，在交談中藥遵從壹定的禮儀規範，才能達到雙方交流信息、溝通思想的目的。在交談的過程中，要註意傾聽對方的表述，從而獲得準確的信息。

創造良好的交談氛圍

談話氣氛和諧與否，會直接影響談話的效果。為了創造壹個愉快融洽的談話氣氛，秘書可以從以下幾個方面入手。

態度要誠懇

進行交談時，態度要認真、誠懇。對交談的主題應認真對待，這不僅是尊重他人，更重要的是只有雙方在認真的交談中尋找到***同點以後，才有可能深入了解，取得對方的信任，交談的氛圍也會隨之進入良好的階段。

知識自己娓娓而談，或目光呆滯、神情黯然、東張西望、心不在焉，或翻閱書報、看表、打呵欠，都會影響交談的順利進行。

寒暄要熱情大方

寒暄不僅是壹種必不可少的客套，還可以為交談作情緒和情感上的鋪墊。成功的寒暄，可以迅速縮短雙方之間的感情距離，調節氣氛，增進交流。因此，寒暄應盡量表現出謙恭、大方、熱情、平等的姿態。

距離要適中

無論兩人交談還是多人交談，交談的距離以能夠較容易地聽清談話的'內容為宜，距離做好是在2m左右，盲目靠緊，會讓對方心理上感到壓抑或局促不安，進而破壞談話的氣氛。

交談的語言藝術

在日常的交談和社交場合中，如果妳能當眾陳述自己的觀點，流暢地表達出自己的意圖，清楚準確的表達內心的想法，聽者會樂於接受妳的思想觀點。

同樣壹句話，用不同的方式說出來，其效果可能會迥然而異，這就要求秘書，在人際交往中要非常強調語言藝術的原因，交談的語言藝術主要包括以下幾個方面。

平等互敬

運用語言，應堅持平等互敬的原則，談話時在心理上、語調上，都要體現出對對方人格的尊重，把對方作為平等交流的對象，如果裝腔作勢、哼哼哈哈或以勢壓人，這不僅不禮貌，而且會使對方產生反感。在交談中，應盡量使用禮貌用語，談到自己要謙虛，談到對方應尊敬，運用敬語與自謙語能顯示出個人修養、風度和禮貌。

語言準確流暢

在表達思想感情時，應做到口音標準、咬字清晰，說出的詞句應符合規範，避免使用似是而非的語言。另外，應去掉過多的口頭語，語句停頓要準確，思路要清晰，談話要緩急有度，從而是交流活動暢通無阻。

交談機智幽默

交談本身就是壹個尋求壹致的過程，在這個過程中常常會出現不和諧的地方而長生爭論和分歧，這就需要妳隨機應變，憑借機制避開或消除障礙。同樣，幽默也常用於化解尷尬場面或增強語言的感染力，有趣而意味深長的語言，能給人以歡笑和愉快。當然，機制幽默不是耍小聰明或耍嘴皮子。他應使語言表達既詼諧又入情入理，應體現壹定的修養和素質。