1、首先要表達對對方的感謝
當得到邀請時，就說明對方認可自己，是對自己個人能力的肯定。因此，在拒絕邀請之前，首先應該對向發出邀請的人禮貌地表達感謝。
2、給予拒絕的理由
可以用委婉的方式拒絕，也可以用直接誠懇的方式拒絕，這兩種拒絕方式都可以。重要的是在溝通過程中，能夠讓對方感覺到自己的誠意，而不是刻意。
3、祝福期望
在拒絕的最後，可以加上給予對方的祝福或者希望有機會能再次合作之類的套話作為收尾，給對方留下講禮貌、得體的好印象。
以下是兩封拒絕信的例子：
1、老師，您好，謝謝您之前的電話邀請，但是由於本人最近獲得了另外壹家學校的邀請，根據自己的學習期望與規劃，可能另外壹家學校更適合自己的專業方向和未來發展，故今日很遺憾地告訴您我不能去貴校就讀了，很抱歉給您的工作帶來不便，謝謝！
2、非常感謝貴校對我的青睞，貴校是壹個很好的學校，但經過本人仔細考慮及評估後認為貴校與我的規劃有所差異，故再三考慮後還是決定放棄貴校，今日特向您說明，謝謝！