根據查詢微博、百度文庫等網站顯示，壹般來說，商會換屆會員大會的籌備小組成員不需要安排坐在主席臺上。主席臺壹般是留給會議主持人、主要嘉賓、會員代表等人士就座的區域，而籌備小組成員可以在臺下或者會場其他區域就座，以便於進行會議的籌備和組織工作。當然，具體就座方式還需根據商會的規定和會議的安排來決定。
商會換屆籌備會通常在領導層任期結束前的幾個月召開。會議時間和地點應提前確定，並通知所有商會成員。商會成員可以通過電子郵件、短信或社交媒體等方式收到通知。