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如何組織會議?

01

前兩天天氣晴朗,陽光透過窗戶照射進來,暖暖的,不舒服。

我正在寫材料,突然,余久沖進來,喃喃自語,“下午有個擴大會議,時間太緊了。我該怎麽辦?”然後,我看見她急匆匆地開始準備會議的議程。

我默默看在眼裏,裝作漫不經心,低聲提醒:“XXX會議室聽說剛裝了壹套先進的視頻設備,效果肯定很好,而且那個會議室的椅子比較軟,坐久了屁股也不疼。”

宇九聽到了,跟我打了個招呼,趕緊拿起手機。最後聯系了會務組負責人,確定了下午兩個會場,開始通知各部門負責人提交要參加的議題。

難怪余九剛接手辦公室,很多事情還沒有正式接觸。著急也是正常的。看來今天中午加班是不可避免了。

02

召開會議是辦公室的壹項基本工作內容,也是辦公室工作人員必須掌握的壹套工作流程。

為什麽說是壹個過程?因為它有壹套標準,遵循標準流程就能做好。下面,我簡單說壹下組織總會的主要流程。

組織股東大會主要分為三個階段:

壹、會前準備階段。

在會前準備階段,主辦單位必須了解各方面的情況,具體包括以下六項工作:

1.確定會議的名稱、時間和參加人員。?

2.確定會議地點。

3.收集並確定會議議程,準備會議材料,提前交給領導。?

4.發出會議通知。

5.做好會場布置,尤其註意仔細檢查音響設備。?

6.準備會議所需的其他必備物品和特殊物品(如投票箱、黨徽黨旗、獎品等。).?

第二,會議的階段。

有六個主要任務:

1.會議人員提前到達會場,反復檢查會場準備情況,特別是確定音響設備是否正常,主席臺會議資料是否齊全。?

2.會議簽到和會議資料發放。?

3.查看主席臺領導和參會人員是否到齊。?

4.根據既定計劃,組織學員入座。?

5.維持會場的良好秩序。

6.做會議紀要,安排人員拍照錄像,協調相關部門撰寫會議稿。

三、會後閉幕階段。

主要有三個任務:?

1.必要時,發布會議紀要和會議決定通知。?

2.根據需要回收會議文件。

3.會議文件形成壹個文件。

以上三個階段的過程僅提供了壹個大概的思路,還可以進壹步細化。比如會議材料,可以細分為會議材料、領導講話、主持人講話、會議指示等等。再比如會場的布置,可以細分為座位的安排,水標、橫幅、試音的擺放。

此外,還可以在每壹項的後面加上負責人,工作可以具體到每個人,從而成為詳細的會議工作計劃。

小夥伴們,有沒有更好的建議和意見?