質量管理是壹種以質量為核心的管理。實施質量管理是企業提高自身質量、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量直接影響其利用效果。檔案質量管理的目的是有意識地、系統地運用質量管理的思想和方法，豐富檔案管理理論，加強檔案工作的自身建設。
壹、檔案質量管理的含義和特點
檔案質量管理是全體檔案工作者共同參與，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立壹套貫穿檔案形成全過程的質量保證體系。其核心是提高檔案工作水平，保證檔案質量。它具有以下特點:
1.全面參與
檔案的全面質量管理要求所有參與檔案形成過程的人員建立？檔案質量人人有責嗎？理念，嚴格按照法律法規及相關標準和要求，共同完成文件材料的歸檔和檔案管理工作。確保電子文件的及時傳輸和及時歸檔。
2.全過程控制
從公文起草、立項、審核、開工、竣工，到文件收集、整理、歸檔、編研，再到開發利用，實行全過程質量管理。
3.科學手段
運用數理統計、現代科學技術和現代管理科學解決檔案質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。
二、文件質量管理對人員的要求
1.牢固樹立檔案質量意識
檔案質量的提高與員工的質量意識密切相關。其中，最關鍵的是領導的檔案質量意識。領導要認識到檔案管理的重要性，重視本單位檔案網絡的信息化和數字化，使本單位的檔案質量管理得以順利進行。因此，每個從事檔案工作的人，特別是各級領導，必須牢固樹立檔案質量管理的意識，以更高的工作質量推動檔案質量的不斷提高。
2.不斷提高檔案工作者的素質。
良好的政治思想和業務素質是做好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員應當具有良好的服務意識和無私奉獻精神。同時，檔案工作也是壹項專業工作，檔案人員的專業素質對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作者應從做好檔案工作、提高檔案質量的角度加強專業學習。此外，領導要制定專兼職檔案人員的學習培訓計劃，創造業務交流的機會，使其專業水平更好地滿足檔案質量管理的要求。
三，加強檔案質量管理的措施
1.建立健全各種檔案規章制度
建立健全檔案工作的各項規章制度，制定檔案管理的標準和規範，使之規範化、流程化，並以程序圖、系統圖、網絡圖等形式直觀形象地呈現出來。從事檔案工作的人員必須嚴格遵守各項管理制度和崗位責任制。
2.加強檔案質量？過程控制？
檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統計和利用是壹個有機整體，由多個部門和人員共同完成。任何壹個環節的質量必然會影響到下壹個環節的質量管理。檔案質量管理是檔案管理的重心從？事後檢查？轉到？事前預防？拜托，從管理結果到管理過程，落實？預防為主，防患於未然？只有這樣，才能有效提高檔案質量管理水平。
3.積極推進企業檔案管理信息化。
企業檔案管理信息化是指在企業檔案管理活動中綜合應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效收集、管理和提供利用服務。信息化可以有效控制信息資源，使企業實現對檔案信息的高效管理，真正實現檔案管理為企業經濟利益最大化服務。
4.加強信息的反饋控制
企業檔案信息系統的信息反饋是指信息系統輸出的檔案信息。與外部環境相互作用後，其輸出效果又回到信息系統，引起各項工作內容和規章制度的調整。獲取反饋信息的渠道如下:
①建立網上預約掛號系統。檔案系統部門通過技術手段及時記錄用戶查閱信息資源的情況，可以系統、全面地了解用戶借閱檔案資料的情況。
(2)通過直接訪問或內部網絡來？用戶？發放檔案利用情況調查表，了解對各種提供利用檔案方式的滿意度，對檔案部門的各項規章制度提出意見和建議。
做好檔案信息的反饋控制，必然會使檔案管理更加完善和科學。
總之，必須樹立質量第壹的思想，把質量意識嚴格貫穿於檔案工作的始終。只有建立壹套科學完善的管理思路和方法，借助信息技術將質量管理思想運用到檔案管理中，才能使檔案質量管理水平上壹個新臺階，更好地助力企業發展。
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