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漫談檔案管理

耳目寬則天地窄,爭務短則日月長。君子只是壹個念頭持到底,自然臨小事如臨大敵,坐密室如坐通衢。

好察非明,能察能不察之謂明;必勝非勇,能勝能不勝之謂勇。世事如棋局,不著的才是高手;人生似瓦盆,打破了方見真空。

失血於杯中,堪笑猩猩之嗜酒;為巢於幕上,可憐燕燕之偷安。聲妓晚景從良,半生煙花無礙;貞婦白頭失節,壹世清苦俱非。

想到非非相,茫然天際白雲;明至無無明,渾矣臺中明月。平民肯種德施惠,便是無位的卿相;仕夫徒貪權市寵,竟成有爵的乞人。

說說電廠的檔案管理吧。那些放在自己桌子上、櫃子裏的,只能叫臺賬;收儲起來,按照規定的期限,保管起來,才是真正的檔案。 檔案主要分這麽幾類:技術檔案、公文檔案、財務檔案、人事檔案等。不少廠管理機構是綜合檔案室,也有老廠只有技檔室或文檔室,其他檔案分頭保管的。

壹般呢,財務檔案(會計檔案)是財務人員自己制作,切邊,裝訂的。錢不是小事, 財經 紀律上有要求,還要專門搞個防盜窗,即使是綜合檔案室,也是相對獨立管理的。財務憑證麽,後面有各類檢查,定期審計,稅務稽查,乃至於有職工舉報,還要不斷進行調閱的。

人事檔案,壹般也是相對獨立的。上級有要求,這個估計也是革命戰爭年代帶過來的,有時甚至關系到本人的壹生命運,比如所謂檔案年齡,這應該是我國特有的。人事工作,過於依托檔案,過於依托這樣那樣的杠杠的劃線,我覺得是不符合馬克思主義的,不過,中國的事情很復雜,有時候這是對壹把手權力的限制,應該也是非常有必要的。人事部門可以說是最失去監督的部門,年年叫幹部報壹次檔案,那些東西其實都在他們手上,妳說這叫什麽事麽。和平年代,組織路線的決定作用很強,人事部門什麽時候受到監督了,黨風廉政就自然好了壹大半。

公文檔案亦同,不過辦公室好像都比較偷懶,這方面工作能推給檔案室,就推給檔案室,沒有看到強調自己檔案的神聖性的。其他各個部門的壹些文檔,比如計劃部的合同什麽的,也都要歸檔,壹般都是按照規定,交給檔案室,就算完事。這可能也是壹種路徑依賴的體現。檔案室會按黨群類、行政類、經營類什麽的進行分類,還有細則的規定,不過這些細則往往遠遠跟不上實際工作的變化情況。

大量的生產人員,主要是接觸技檔工作。在基建的時候,是比較規範的,因為業主單位、各參建單位,都要建立檔案室。所有資料、文件的來往傳遞和分發,都是通過檔案室進行,相當於檔案室還兼了辦公室的職能。 壹點也不會亂。

電廠投產以後,就沒那麽正規了。外部技術資料形成的形式很多,有的是開會,有的是學習培訓,有的是廠家帶來,有的是生產部門直接聯系的。內部的技術資料更加參差不齊了,受到該廠生產管理水平的限制。這裏面有個矛盾,就是檔案室的人不懂技術流程,天天覺得人家沒交過來;而搞生產的人,又不懂哪些要交,要以什麽樣的形式交,覺得不如放在自己的抽屜裏放心。所以,各廠基本上檔案的利用是很差的,檔案室像個老虎機,吃進去,有時還吐不出來,真有個急事,比如現場出了大事,或者要打官司了,去檔案室找,找來找去,還找不到,或者只找到壹部分。當然,壹個廠的檔案,開發利用價值確實是有限的。除非妳是像楊樹浦這樣有裏程碑意義的大廠,過了壹百年之後,再來找,那就都是寶了。

上個世紀末,我老廠,就是實時電子圖檔系統了,所有異動或者臨時異動,審批出來後,就實時修正圖紙和相應技術檔案,搞了兩個女青年,專門管這事,效率不高,但是還算有點意義。現在,各廠的圖紙哪有實時的?沒看到過,領導們興趣也早不在此。

哪些要歸檔,歸檔整理有什麽要求,保存年限怎樣,制度都規定好了。不過,就像現在濫用保密概念壹樣,檔案管理有時也有點濫,期限尤其不太註意。凡事過猶不及,所以還是要嚴格按照制度執行,並不斷完善制度,這才是最理想的管理狀態。

總的來說,文字紙質檔案的歸檔差強人意,但照片、影像的歸檔要差得多。其實,應該加大電子檔案的開發力度,檔案應該全國聯網。 不過這樣的工作,沒有明顯的可見的利益,推動不起來,即使有大官壹時起意推動了,也持續不下去,那就等於沒推動。

淡薄之士,必為濃艷者所輕;檢飭之人,多為放肆者所忌。君子處此固不可少變其操履,亦不可太露其鋒芒。

但看花開落,不言人是非。無事以當貴,早寢以當富。鄙吝壹消,白雲亦可贈客;渣滓盡化,明月自來照人。

釣因鶴守,果遣猿收。饑生陽火煉精神,食飽傷神氣不升。壹翻壹覆兮如掌,壹死壹生兮若輕。

類君子之有道,入暗室而不欺;同至人之無跡,懷明義以應時。隱逸林中無榮辱,道義路上無炎涼。

END