1、發送者需要向接受者傳遞信息或者需要接受者提供信息。這裏所說的信息是壹個廣義的概念，它包括觀點、想法、資料等內容。
2、發送者將所要發送的信息譯成接受者能夠理解的壹系列符號。為了有效地進行溝通，這些符號必須適應媒體的需要。例如，如果媒體是書面報告，符號的形式應選擇文字、圖表或照片；如果媒體是講座，就應選擇文字、投影膠片和板書。
3、發送的符號傳遞給接受者。由於選擇的符號種類不同，傳遞的方式也不同。傳遞的方式可以是書面的，如信、備忘錄等；也可以是口頭的，如交談、演講、電話等；甚至還可以通過身體動作來表述，如手勢、面部表情、姿態等。
4、接受者接受符號。接受者根據發送來的符號的傳遞方式，選擇相應的接受方式。例如，如果發送來的符號是口頭傳遞的，接受者就必須仔細地聽，否則，符號就會丟失。
5、接受者將接受到的符號譯成具有特定含義的信息。由於發送者翻譯和傳遞能力的差異，以及接受者接受和翻譯水平的不同，信息的內容和含義經常被曲解。
6、接受者理解被翻譯的信息內容。
7、發送者通過反饋來了解他想傳遞的信息是否被對方準確地接受。
結構與分類
1、溝通按結構分類
溝通的基本結構包括信息、反饋、通道三個方面，缺少任何壹方都完不成溝通。溝通按具體結構劃分可分為非正式溝通網絡與正式溝通網絡兩種。通過對“小道消息”的研究發現，非正式溝通網絡主要有集束式、流言式、偶然式等典型形式；正式溝通網絡有鏈式、輪式、全通道式、Y式等形式。
2、溝通按信息流動方向分類
溝通按信息流動方向分類可分為上行溝通、平行溝通和下行溝通三種。
溝通按溝通方式分包括語言溝通和非語言溝通，語言溝通包括口頭語言溝通和書面語言溝通，非語言溝通包括聲音語氣（比如音樂）、肢體動作（比如手勢、舞蹈、武術、體育運動等）。最有效的溝通是語言溝通和非語言溝通的結合。