說明的格式規範如下：
1、標題：居中寫標題。如“請假條”，這是所有應用文的通用要求，用來表明此文是用來請假的條子。
2、開頭：說明請假對象的稱呼，如某某老師、領導等。
3、正文：請根據自己的具體情況填寫。
4、落款： 就是自己的名字。
5、日期：年月日。在寫作中日期的大小寫是有嚴格的要求的。
範例：
學生證收回說明
____：
我已於____年____月在________師範大學順利畢業，並取得畢業證書。就讀期間辦理的學生證在畢業前已由________師範大學統壹收回，故現在只能提供畢業證復印件，無法再提供學生證原件。
特此說明。
說明人：________
____年____月____日