說明格式壹般包括：標題部分、擡頭部分、內容、落款、日期這五個部分。不同的用途的情況說明的寫法是不壹樣的，但是大體格式是如出壹轍的。必須有的部分包括標題部分、臺頭部分、內容、落款、日期。具體如下：
1、標題部分---居中寫標題。如“請假條”，這是所有應用文的通用要求，用來表明此文是用來請假的條子。
2、擡頭部分--情況說明請假對象的稱呼，如某某老師、領導等。
3、內容。請根據自己的具體情況填寫。
4、落款。 就是自己的名字。
5、日期---年月日。在寫作中日期的大小寫是有嚴格的要求的。
界說： 對壹種事物的本質特征或壹個概念的內涵外延，給予確切、簡要的說明。 清 馬建忠 《馬氏文通·正名》：“凡立言，先正所用之名以定命義之所在者曰界說。”自註：“界之雲者，所以限其義之所止，使無越畔也。”
嚴復 《譯<天演論>自序》：“其為天演界說曰：‘翕以合質，辟以出力，始簡易而終雜糅。’” 鄒韜奮 《本刊與民眾》：“什麽是民眾？這雖沒有壹定的界說，我以為搜括民膏摧殘國勢的軍閥與貪官汙吏不在內。”