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旅行社如何運行?(行內人士請進!)

旅行社及其整體運作程序

西方資本主義國家旅行社興起之時,我國正和盱由封建社會向半封建殖民地社會的轉變之中。自1840年,帝國主義列強在中國開辟通商口岸,開工廠、建鐵路、修碼頭,西方國家的商人、傳教士、學者和冒險家紛紛來到中國,他們的足跡遍及我國沿海和腹地,所到之處都要求提供相應的住宿、交通、休息和娛樂設施。民族資產階級出於實業發展需要,經常來往於不同地區之間,促進了地區間聯系的加強,使旅館業、交通運輸業獲得了發展。中國壹些有識之土紛紛出國考察學習,出國留學生也不斷增加。中國第壹家旅行社就是在這種背景下誕生的。

我國旅行社的產生和發展

1923年8月,上海商業儲備銀行首先設立了旅行部,為旅客代售車船票,預訂艙位、鋪位和旅館,承擔接待任務,派遣導遊,代管行李和發行旅行支票。先後在鐵路沿線和長江各主要港口城市設立了11個辦事機構,並於1927年6月1日正式成立中國旅行社。

旅行社是隨著商品經濟的發展而發展的。不同的社會經濟制度對商品經濟的發展方向、範圍和速度會產生影響,從而也會對旅行社的發展產生影響。解放前,雖然中國的旅行社取得了壹定的發展,但是,在半封建半殖民地的社會經濟制度下,不能不使旅行社的發展受到很大限制。

新中國成立後,為了保護華僑、僑眷的正當權益,方便他們出入境旅行,在黨和政府的關懷下,1949年11月19日,廈門市軍管會僑和務組接管了舊華僑服務社,並於同年12月開業。至此,新中國第壹家華僑服社誕生了。1956年8月,除原有的廣東、福建兩省的華僑服務社外,天津、沈陽、鞍山、大連、長春、哈爾濱、撫順、阜新、漢口、南京、無錫、蘇州、上海、杭州、濟南、昆明等16個城市也建立了華僑服務社。1957年4月22日,華僑旅行服務社總社正式成立。隨著我國的國際地位日益提高,同我國建交的國家不斷增加,國際交往越來越多,除政府間代表團互訪外,應邀訪華的外國各人民團體、社會賢達人士以及申請自費來華旅遊的人也在逐漸增多。在這種情況下,經政務院批準,1954年4月15日正式成立了中國國際旅行社總社和上海、杭州等14個分社。它們是社會主義的“國營企業”,負責承辦政府各部門及群眾團體有關外賓招待事務等事項;並發售國際聯運火車、飛機客票。中國國際旅行社成立不久,對內對外業務活動不斷擴大,先後同蘇聯、波蘭、蒙古、捷克、阿爾巴尼亞簽訂了相接待自費旅遊者的合同和互訪合同。並同18個資本主義國家的50多家旅行社發生了業務聯系。

1980年6月,中國青年旅行社正式成立。至此,我國形成了三大旅行社系統。他們在不同的範圍內為我國旅遊事業的發展作出了貢獻。由於國內局勢的影響和國際關系的變化,我國旅遊業經歷了壹個曲折的發展過程。黨的十壹屆三中全會確定對外實行開放政策以後,我國國際旅遊業作為開放政策的部分獲得了蓬勃發展。1978~1985年,海外入境旅遊者達6773萬人次。隨著國內人民生活水平的提高,我國國內旅遊也迅猛發展起來。據統計,1985年國內旅遊人次約2.4億。國內、國際旅遊業的發展,導致了旅行社數量和工作量的急劇增加。到1985年底,全國有旅行社450余家,其中有的承接國際旅遊業務,有的承辦國內旅遊業務。1989年各省、自治區、直轄市和計劃單列市逐步開辦海外旅遊公司,直接招徠海外旅遊者,還有的開始承辦中國人出國旅遊探親業務。至此,全國已經形成了壹個不同規模、不同檔次、不同服務對象和不同所有制形式的多層次、多功能、適應性較強的旅遊接待體系。

旅行社的分類與特點

壹、旅行社的分類

旅行社企業按其經營業務範圍的不同,分為三類

第壹類:經營對外招徠並接待外國人、華僑、港澳同胞、臺灣同胞來中國、歸國或回內地旅遊的旅行社;

第二類:不對外招徠,只經營接待第壹類旅行社或其它涉外部門組織的外國人、華僑、港澳同胞,臺灣同胞來中國、歸國或回內地旅遊的旅行社;

第三類:經營中國公民國內旅遊業務的旅行社。

二、旅行社的特點

我國旅行社有4個主要特點:

1、是社會主義企業。旅行社是獨立核算、自負盈虧的經濟實體。它具有旅遊活動經營自主權,可以取得旅遊收入和增加企業利潤;具有擴大再生產的功能。

由於企業的社會主義性質,我國政府法規不允許外資或私人開辦旅行社,旅行社必須按社會主義的經營原則,向國家和企業職工履行職責,即向國家納稅,隨著企業收益的增加,不斷改善職工福利。

2、是服務性的企業。旅行社的主要產品是服務。它有間接服務,通過飯店、餐廳安排食宿;又有直接服務,如派出導遊。旅行社要對導遊的質量負責,而且要從接、遊、住、食、購、娛六個方面為旅遊者提供質量保證。旅行社企業服務產品具有不可儲存性。

3、是經營文化性消費的企業。旅行社組織的客源消費具有文化消費的突出特點。旅遊者向旅遊景點的運動,是旅遊者去旅遊地欣賞了解,增長知識,修養文化。旅行社在經營中負擔著社會主義精神文明的傳播業務。

4、是新興產業中的企業。在經濟發展中,產業更叠是壹種必然趨勢。旅遊業是朝陽行業,近10年來旅行社在數量上和經營上有很大發展,前景極其廣闊。

旅行社的營業範圍

各類旅行社在堅持搞好旅行社業務的原則下,可以開展與旅行社業務有關的多種經營活動。

第壹類旅行社可以經營下列業務:

1、招徠或接待外國旅遊者及華僑、香港、澳門、臺灣同胞來中國、歸國或回內地旅遊;在國內推銷旅遊路線;與外國及香港、澳門、臺灣地區的旅行社簽訂旅遊協議或合同,開展業務合作。

2、經國家旅遊主管部門批準,在條件成熟時,可以組織中國公民赴外國有香港、澳門、臺灣地區探親旅遊。

3、在自願互利的原則基礎上實行聯合,組成旅行社經濟聯合體,向集團化的方向發展。

4、集團性旅行社應當制定章程,對其集團成員的業務關系的權利作出明確規定。

第二類旅行社可以經營下列業務:

1、接待外國旅遊者及華僑、香港、澳門、臺灣同胞。

2、開展旅遊宣傳,與第壹類旅行社或其它涉外部門簽訂聯合接待外國旅遊者及華僑、香港、澳門、臺灣同胞的協議。

3、與我在香港、澳門地區的旅遊公司、旅行社單位簽訂協議,接待上述旅遊團(者)。

第三類旅行社可以經營下列業務:

1、經營本國公民在國內的旅遊業務。

2、與國內旅遊有關的各種服務項目。

3、根據業務需要,在自願原則基礎上發展橫向聯合,與同類旅行社和要聯合經營合作協議。

旅行社主要業務及在旅遊活動中的作用

旅行社的主要業務是從事旅遊活動的經營,即為旅遊者的旅遊活動進行計劃、組織和安排,並為旅遊者提供所需要的各種旅遊服務項目,從而獲取相應的報酬。具體說來,旅行社的業務活動主要有:

第壹,承接同旅遊有關的各種委托代辦業務。旅行社自問世以來,就是替社會團體和零星客人代訂飛機票、車船票、安排客房,接受服務和其它委托業務。直到今天,接受委托仍是旅行社業務的重要組成部分。1984年,中國國際旅行社接待398,722人次,其中,零星委托者占9.1%。同年,中國旅行社接待的825,779人次外籍華人、華僑和澳臺同胞中,零星委托者占54%。旅行社在開展這種業務時,必須事先同有關方面簽訂合同或達成協議,取得代辦人的身份,然後接受委托人的委托事項。經費由委人承擔,旅行社從中收取壹定的手續費。它是旅行社在辦理委托事項時所付出的勞務報酬。由於旅行社每日接受委托事項較多,因而可以集中辦理,簡化了客人分別到各個有關部門預訂和購票的繁瑣事務,大大方便了公務者、商人和旅遊者尤其是那些異國它鄉的外地人。委托代辦業務不僅發生在旅遊者同族行社之間,而且不同地區、不同國家的旅行社同旅行社之間也相當普遍,它們互相承接對方的委托事宜。

第二,計劃和組合旅遊產品。旅行社不是物產品的生產者。從前它只是同旅遊產品的供給部門的航空公司、租車公司、飯店、鐵路、輪船公司等達成協議,充當旅遊者與這些部門的中間人,代辦有關旅遊業務。後來,特別是第二次世界大戰以後,參加旅遊活動的人數越來越多,旅行社便預先從這些供給部門訂購壹定數量的客房、機座根據計劃和市場需要,設計出壹條條包價旅遊路線,然後通過銷售渠道推向市場。這就是經過旅行社加工和組合的旅遊產品,它不同於各個旅遊供給部門直接向旅遊者提供的單項產品和服務。

這種組合的旅遊產品既面向團體旅遊者,也銷售給個體旅遊者。60年代以來,經過旅行這組合後的旅遊產品發展很快,成為旅遊批發商的主要業務。

銷售組合的旅遊產品是我國第壹類旅行社經營的主要業務。特別是中國國際旅行社、中國旅行社和青年旅行社三個總社。它們每年都要推出壹些新的包價旅遊線路,供海外旅遊者選購。壹些有外聯權的旅行社銷售這類旅遊產品的業務也在迅速增長。例如,1982年中國國際旅行社系統中,地方國旅外聯的旅遊者只有23,855人,1984年增加到136,745人,平均每年增長54.7%。在這些外聯的旅遊者中,有相當部分的人是購買組合旅遊產品,使旅行社由從前的委托代辦的被動局面轉變為主動地位。這是旅行社業務活動的重大發展,也是當代旅遊業的主要特征之壹。

第三,接待旅遊者。旅行社根據旅遊團或旅遊者購買的包價旅遊路線,組織人員接待,幫助安排途中交通、食宿,參觀旅行社地及其它事項是旅行社第三方面業務。在國外,除少數旅遊批發商和旅遊組織外,壹般旅行社均有此項業務,在我國,三類旅行社均經營這壹業務。尤其是第二類旅行社,則以接待旅遊者為主要業務。要接待好旅遊者,旅行社必須配備專職或經過培訓的兼職接待人員,即陪同或翻譯導遊人員。他們壹方面充當旅遊者向導,幫助旅遊者安排和解決旅途中的需要和碰到的各種困難;另壹方面,介紹和宣傳我國和所訪之地的歷史、文化、風土人情和建設成就,聽取旅遊者的意見、批評和建議,以改進旅遊接待工作。

以上三項是旅行社的主要業務。為了成功地開展這些業務,改進旅遊服務質量,方便旅遊者,擴大旅遊市場占有率,旅行社還需要進行其它方面的相關活動。如派出駐外機構,從事旅遊宣傳、調研和開展公***關系活動等。

旅行社這些業務活動的放展和加強,提高了旅行社在旅遊活動中的地位和作用。旅行社不再僅僅是在旅遊需求者與旅遊供給者之間權為中間人,受旅遊者的委托,辦理委托事項,也不僅僅是作為旅遊供給者的代理人,作為航空公司,飯店等旅遊供給部門銷售環節的延伸,代理它們發售交通客票的客房。而同時作為旅遊活動的獨立經營者,壹方面計劃和組合旅遊產品,以完全不同的面目出現在旅遊市場上;另壹方面,參與旅遊供給者的行列,派出陪同或導遊番譯人員,承接旅遊接待任務。旅行社的這種角色使它由從前單純適應旅遊市場需要的地位變為能對旅遊市場到壹定的調節功能,利用它在旅遊供需中所處的特殊地位既對旅遊者的流向和流量產生影響,又能對旅遊供給部門提供的產品和服務的生產和銷售方向起誘導和監督的作用。

旅行社的開辦條件與申辦程序

壹、旅行社的開辦條件

1、主要符合國家規定的旅行社章程。旅行社章程是該旅行社據以生產,並指導今後業務活動的規範和行動準則。它的基本精神和內容應符合我國政府制定的有關法律,如《旅行社管理暫行條例》等。壹般說來,旅行社章和的主要內容應包括旅行社的名稱、性質、開辦宗旨和目的、組織機構、經營業務範圍和種類、資金來源和財務管理制度以及為保護旅遊者的合法權益所應承擔的責任或義務。

2、要有固定的營業場所以及必要的營業設備。壹、二、三類旅行社營業場所實際使用面積,分別為200平方米、100平方米、30平方米。壹類社要擁有電傳機、傳真機、直線電話機(不少於4部)、電腦、復印機、打字機;二類社須有電傳機、直線電話機(不少於兩部)、復印機、打字機;三類社要有直線電話。這是旅行社營業的起碼條件。對第壹類和第二類旅行社,還要有壹定的組織機構和法定代表,即在旅行社經理下設置壹些部門,如負責對外國旅遊者的聯絡或接待的部門等。在同外國旅行社和其它旅遊部門的業務來往中,旅行社要有全權代表該社的法定代表人。通常旅行社的法定代表人是指旅行社的主要負責人,如董事長總經理或經理,根據我國《旅行社管理暫行條例》規定,旅遊行政管理部門的負責人不能充任旅行社的法定代表人。

3、要有壹定數額的註冊資本。即旅行社用於經營流動所擁有的固定資金和流動資金。它們是保證旅行社維持其業務正常動轉的物質基礎,也是向有關行政管理部門申請營業的重要依據。根據我國《旅行社管理暫行條例》規定,經營招徠和接待海外旅遊者的第壹類旅行社,必須擁有人民幣50萬元以上的註冊資本。經營接待海外旅遊者的第二類旅行社,須擁有人民幣25萬元以上的註冊資本。經營國內旅行業務的第三類旅行社,要有人民幣3萬元以上的註冊資本。

4、要有按照經營的業務範圍向旅遊者提供符合服務要求的組枳能力。旅行社要組織旅遊活動,必須為旅遊者提供旅遊活動能夠順利進行所擊破要的飲食、住宿和交通等基本服務。旅行社必須能夠通過自己的組織能力,同有關方面簽訂協議或合同,確保為旅遊者提供符合規定的各種服務。

5、要有能夠保證服務質量,熟悉旅遊業務的經營管理人員、導遊人員和服務人員。旅遊活動的組織是壹項政治思想要求高,處處為旅遊者著想且專業性強的工作。特別是國際旅遊者的組織和接待,更要具有全心全意為旅客服務的思想和較高的政策水平,以及對國際旅遊業務的深切了解。因此,擁有壹批熟悉旅遊業務的各類人員是旅行社保證旅遊服務質量的基本要素。熟悉旅遊業務的各類人員包括經理人員、財會人員(壹類社要求為會計師、二類社為助理會計師)、銷售人員、翻譯導遊人員(壹類社在編導遊人員和外聯人員不少於25人,外語人員不少於20人;二類社在編導遊人員不少於15人,外語人員不少於10人)和其它服務人員。其中不同類型的旅行社,熟悉業務和文化水平要求的程度也不壹樣。對於第壹、二類旅行社,經理人員應分別具有大專、中專以上文化程度或同等學歷,有從事旅遊工作和經濟管理工作的經驗。對第三類旅行社,則要熟悉旅遊業務,有壹定的經營管理能力。各類旅行社經理,均須經旅遊行政部門考核合格。

二、旅行社開辦的申辦程序

申請開辦各類旅行社的單位,應按照《旅行社管理暫行條例》第九條和第十壹條的規定,填寫國家旅遊局統壹印制的“申請經營旅行業務登記表”,經有關旅遊行政管理部門批準後發給“旅行社業務經營許可證”;然後持此證及其它有關的批準文件到工商行政管理部門辦理註冊登記手續。

申請開辦旅行社的單位,應提交下列文件:

1、開辦申請書。

2、旅行社章程。章程內容應包括:旅行社的名稱(第壹類和第二類旅社應同時附有英文譯名);辦公地址及電傳、電話號碼;經濟性質;宗旨和目的;業務經營範圍;註冊資本金額及資金來源;組織機構;財務管理制度;對旅遊者承擔的責任;其它應說明的問題。

3、旅行社正、副經理的履歷表。

4、上級主管財務部門出具的資信證明書。

5、如租用辦公、營來場地,應出示租用房舍不少壹直在壹年的合同證明。

6、與民航、鐵道、公路交通、航運、飯店等簽訂的購票、用房等協議書。

7、使用集團性名稱的旅行社,須提交該集團同意使用其名稱的證明文件。

8、申請開辦旅行社的單位屬於國家限制或者禁止辦企業的,中央壹級部門,應出示國務院的批準文件;地方部門,就出示省、自治區、直轄市政府的批準文件。

中央壹經部門開辦的第壹類旅行社因業務需要在地方設立分支機構,應當首先征得當地旅遊行政管理部門同意,並由省、自治區、直轄市旅遊局報國家旅遊局審查後方能設立。

旅行社的財務管理

利用貨幣形式對旅行社的經營活動進行的綜合管理。它是旅行社貨幣資金的形成、分配和使用過程中的各項管理工作的總稱,是旅行社經營管理的重要組成部分。

旅行社的經營活動要借助於壹定的財產物資來進行。由於商品生產和商品交換的存在,旅行社必須用貨幣這個統壹的價值尺度,與各方面發生經濟關系。衡量為旅遊者提供的勞動量,取得勞動報酬;作為支付和積累的手段;計量企業的各項財務物資。在經營過程中通過貨幣形式來表現的各種財產物資,就是旅行社的資金。它包括固定資金、流動資金和專用資金。

旅行社的經營活動是借助於資金的運動來實現的。依據資金運動的規律性,有計劃、有目的地正確組織財務收支,處理資金運動過程中的種種經濟關系,客好用好各種資金,為發展旅遊經營業務,增加旅遊外匯收入,增加利潤,獲得較好的經濟效益服務,是旅行社財務管理的意義所在。

旅行社的總會計師,就是參與企業經營決策的成員,旅行社的財務部門積極參與旅行社經活動,旅行社才能取得良好的成果並能向效益型企業轉化。

壹、旅行社財務管理的任務

旅行社財務管理任務主要有四個方面:

1、嚴格執行國家的財經制度,正確處理企業內外各方面的經濟關系。第壹,企業與國家的關系:即企業與主管部門的關系與銀行、財政部門之間的關系。這種關系是財務方面是通過貨幣形式表現出來的撥款、繳款與貸款的關系。在處理企業與國家的關系時,壹定要樹立整體觀念,分清各種資金的來源渠道,按規定的成本開支範圍,不得亂擠成本;及時足額地上繳稅金的利潤,不得拖欠;按國家外匯管理的超幾何分布定,及時辦理旅遊外匯的上交和留成手續。第二,旅行社與其它企業之間的關系:主要表現為企業之間的分工協作和相互支持關系。處理時必須嚴格遵守國家規事實上的物資管理制度、價格制度和結算制度,全面履行經濟合同,本著在等價交換的原則相互計價結算各項經濟往來。第三,企業與職工之間的關系:主要體現為企業的財務成果與職工收入和福利待遇的分配關系,必須把企業的財務成果和職工的工資、獎金以及福利待遇掛鉤,充分調動廣大職工的勞動積可接受性性和創造性,不斷提高旅行社的接待服務水平。

2、積極為經營服務,促進旅行社業務的發展,全面完成旅遊接待任務和有關經營事業的開拓。旅行社的財務管理,要根據旅遊業務和多種經營發展的需要,正確組織資金供應,及時滿足企業經營需要,要使資金合理地分布在經營過程的各個階段,加快周轉,要促進企業經營業務的發展,全面完成旅遊接待任務和有關的事業。這樣,才能使企業擴大經營收入,降低成本,增加盈利,廣開財源,加速資金的周轉,從根本上改善企業的財務狀況。

3、正確進行財力監督,維護完熟會主義企業財產不受侵犯。旅行社的財力管理,既管現金,又管物資,為了保護企業的財產物資不受損失,必須建立健全各項合理的財產物資收發、使用和保管制度,明確經濟責任,防止財產物資的丟失、毀損和浪費,要定期定進行財產的清查盤點,掌握各項財產物資的增減變動,做到賬物相符;要認真貫徹國家的財經制度,嚴肅財經紀律,堅決同那些貪汙盜竊、破壞財經紀律的行為作鬥爭。

4、對旅行社的全部經營活動實行嚴格的貨幣監督。旅行社的經營活動很大部分要通過貨幣收支來進行。這就要求財務管理要合理控制貨幣支出,正確組織貨幣收入,並且把收支聯系起來,監督各項經濟活動,及時發現並糾正旅行社和集團經營活動中出現的偏差,完成各項財務計劃。

二、旅行社報價、結算與撥款

旅行社的組團報價主要由外聯銷售部門根據價格規定、收費標準進行,財務部門有審議和重點復核之責。旅遊者來華後付的款項,由接待部門負責摧收。結算和撥款是財務部門的業務。

我國經營對外招徠的業務的旅行社,對國外旅行社費用結算,必須堅持“無收費,後接待”的原則。有的旅行社還采用過三個月前預收定金的做法,正常來華者,預定金作為包價的壹部分,如預定來華旅遊者取消來華時,預定金不予退還。

國家旅遊局1988年發布《對國外旅行社旅行費用結算的暫行辦法》中規定:國外旅行社必須在旅行團入境前將該團應付的旅行費用寄到中國銀行我方旅行社賬戶上;旅行團在華旅行期間增加旅行社負責人同意,延期交付的要加收滯納金。