壹是彼得·德魯克的《有效管理者》等相關著作。
德魯克被譽為大師中的大師。他不僅是現代管理的創始人,也是目標管理的創始人。德魯克的“時間是壹種稀缺資源”、“壹次只做壹件事”、“重要的事情優先”等思想對我時間管理理念的構建影響很大。
德魯克在他的經典著作《有效的管理者》中提出了有效管理時間的三個步驟:記錄時間、管理時間、統壹安排時間。
要成為壹名優秀的管理者,無論是管理個人事務還是管理公司團隊,都必須清楚地認識到,時間是最特殊、最稀缺的資源,而時間的供給是完全沒有彈性的。無論妳多麽需要它,供應永遠不會增加。所以,在有限的時間裏,要想實現目標,收獲成果,只能做提供關鍵業績的重要事情。
那麽對我們來說什麽是重要的呢?德魯克認為,要取得豐碩的成果,管理者必須有意識地養成五個方面的習慣:
(1)妳必須知道如何有效利用時間;
(2)註重對外界的貢獻;
(3)不僅要善於利用自己的長處,還要懂得利用上級、同事、下屬的長處;
(4)當妳知道如何把精力集中在壹些重要的領域;
(5)善於做出有效的決策。
以上五個習慣是我們取得豐碩成果的基礎。?
“五個主要習慣”是領導特質理論的主要流派。
德魯克指出,有不同類型的有效管理者,也有不同類型的缺乏有效性的管理者。所以,從類型、性格、智力上很難區分有效管理者和無效管理者。效率是壹種後天養成的習慣。既然是習慣,那就可以學習,而且只能通過學習獲得。他認為,壹個優秀的管理者必須具備以下五個主要習慣。
那麽如何才能找到自己真正具體重要的東西呢?在《對當年的反思》節目中,我們談到了德魯克的另壹本書《德魯克論亞洲》,書中提到“反饋分析”可以有效地幫助我們找到自己的優勢和劣勢。反饋分析的意思是:在妳做壹件重要的事情或者壹個關鍵的決策之前,妳要寫下妳的預期結果,9 ~ 12個月後,妳就可以把實際的。這樣妳就能很快明白自己哪部分做得好,哪部分需要學習,哪些習慣需要改變。
反饋分析在某種程度上其實是“目標管理”的壹部分,而作為目標管理的創始人,德魯克在他的另壹本書《管理的實踐》中提出了“目標管理的聰明原則”,即他認為無論如何設定團隊的工作目標或員工的績效目標,都必須遵循以下五個原則,即目標必須是具體的、可測量的、可實現的,並與其他目標保持壹致。想要達成目標,這五條原則缺壹不可!
德魯克是大師中的大師。他的很多管理理論經典而深遠,很多著作值得壹讀再讀,復習的時候總能學到新的東西。
第二本書,斯蒂芬·柯維的《高效能人士的七個習慣》。
被《時代》雜誌評為“人類潛能導師”的史蒂文·柯維博士在他的世界名著《高效能人士的七個習慣》中提出了高效能人士的七個習慣:主動、始於終、優先、共贏思維、認識自我、綜合效率提升、不斷更新。
這七個習慣讓我受益匪淺。我忘不了的是,當我第壹次看到“是老太太還是美少女”的畫面時,我內心的震顫,同樣的畫面,有的人看到的是壹個搖搖晃晃的老太太,有的人看到的是壹個花枝招展的少女,畫面沒有變化,大家也沒有看錯,只是因為每個人的心情和想法不壹樣,看到的形象也不壹樣。看到漂亮女孩的人大多都是“主動”的人,所以主動決定了我們能看到生活中更多的美好,這也是為什麽它能成為高績效人群必須具備的第壹個習慣。
這個外科維度提出的“影響圈”和“關註圈”理論對我的影響也很深遠。為什麽現代人經常感到焦慮?就是因為我們很多人不區分自己“影響圈”和“關註圈”的內容!影響圈就是壹個人或者壹個企業可以影響的範圍,比如個人可以壹直保持微笑,公司可以堅持每周召開檢查會議等等。
關註圈是壹個人或企業無法控制其結果,但卻願意關註的範圍,比如業務員可以關註銷售冠軍在公司的表現,或者代理商可以關註廠商的新廣告、新促銷方案。如果妳錯誤地把自己關註圈的內容劃分到自己的影響圈,妳就很容易陷入焦慮。
在《高效能人士的七個習慣》壹書中,柯維還首次提出了“時間管理四象限法則”:即我們可以把事情分為兩個維度、四類:重要緊急、重要非緊急、不重要緊急、不重要非緊急。
他主張我們應該只做重要的和不緊急的事情,但在現實生活中我們不是。大部分人傾向於先做不重要的事情,因為這樣容易完成,也壹定會先做緊急的事情,不管重要不重要,因為緊急的事情我們會被其他相關人員推開。
從先完成緊急的事情,到完成重要緊急的事情,最後到完成重要非緊急的事情,是壹個不斷修煉進步的過程。
第三本書,大衛·艾倫的《完成》
《搞定》是由三本書組成的系列,被稱為“GTD時間管理三部曲”。在這套書中,作者大衛·艾倫提出了許多新穎的時間管理觀點和體系,其中有幾個對我產生了深遠的影響,比如:
1.通過建立基於視角和掌握度的矩陣,可以將人分為四類:
1)視角高,對全局有絕對掌控力的“隊長和指揮官”;
2)缺乏視角但善於控制的“微觀管理者/執行者”;
3)視角高度正確但控制力差的“空想家/夢想家”;
4)沒有全球視野,缺乏全球控制力的“受害者/回應者”。
妳是什麽樣的人?妳可以在他的官網上參加考試。有興趣的朋友可以試試。
2.“自下而上”的目標管理原則,即從現狀出發規劃自己的行動和目標。在書中,大衛·艾倫講述了壹個關於機場塔臺的生動故事。簡單來說,只有把跑道上我們目前能控制的飛機和即將降落的飛機按順序排好,我們才有余力去控制進壹步的事務。
3.借助外腦的延伸清空大腦。因為大腦的自然屬性決定了它是CPU而不是硬盤,存儲記憶也不是大腦的強項,所以要利用好工具把東西從大腦裏趕出去,永遠不要再忘記。
4.在過程中管理自己的時間。比如控制局面的系統方法有:集合——明確意義——組織——深度思考——參與/行動等等。
5、除了日程安排,如何處理那些沒有固定期限,但是需要盡快完成的事情?為解決這壹問題,戴維·艾倫提出了“情況分類”原則,為世界做出了巨大貢獻。他根據情況對事情進行分類,以便我們能夠快速參考、選擇和采取行動:
1)在公司:可以開會,和同事交流等等;
2)電腦旁:可以收發郵件,寫各種工作報告等等;
3)外出:可以拜訪客戶,采購物資等;
4)授權委托:查詢處理進度,跟蹤處理結果等。
… ...
第四本書,弗朗西斯科·西裏洛的《番茄工作法》。
在《番茄工作法》中,弗朗西斯科·西裏洛將時間分為三類:嚴謹時間、休閑時間和選擇時間。
在嚴格的時間裏,比如工作時,他要求我們“專心”工作,專註力可以通過訓練提高。“專註力的訓練”是弗朗西斯科·西裏洛在《番茄工作法》中給我的壹個很大的時間管理啟發。想要提高工作效率,有時間和精力做自己想做的事情,就要有長時間集中註意力的能力。
那麽應該怎麽做才能提高專註力呢?弗朗西斯科·西裏洛(Francisco Cirillo)提出用“番茄鐘”來測量時間,並根據自己的實際情況來設定時間,然後通過周期性的訓練來提高自己的專註力。
在我需要嚴謹工作的時間裏,我可以把我需要做的事情都記錄下來,然後選擇輕重緩急,安排順序,然後開始壹次只做壹件事。專註和休息交替進行。
他建議將壹個西紅柿放置25分鐘,然後休息5分鐘。連續吃了4分鐘西紅柿,可以獎勵自己壹個大休息,比如休息15-30分鐘。壹個25分鐘的番茄時間是分不開的,沒有半個或者壹個半的番茄時間。25分鐘的長度可以調整,最好保持兩周不變。大部分人,調整之後,還是會回到25分鐘。
專註力的提高是壹個過程,壹開始很難進入專註力的狀態。通過番茄入門、記錄中斷、預估時間、讓番茄更有效果、制定高效的作息時間表這五個步驟,完成壹個番茄時間對提高自己的專註力的效果是非常顯著的。
相信在妳完成了100個番茄小時後,妳就能很快進入壹種自我專註的狀態,工作效率也會大大提高。我自己就是真正的受益者。
在我的十堂時間管理課上,有壹個專門的節目,講了番茄工作法的始末,並提供表格和背景音樂幫助妳訓練。
第五本書,出生的特雷西,吃青蛙。
《吃青蛙》博恩·特蕾西著,之前我專門有壹個節目詳細拆解過,但也算是我在時間管理領域探索的壹本有啟發性的書。
那麽不清楚這個理論具體內容的朋友可以回到我講解這本書的節目中去看看《吃青蛙》,裏面有我和它的故事的詳細講解,它的啟發,還有我的介紹和總結。
無論是前西德、英國、美國、日本還是巴西,管理者做的都是壹模壹樣的事情,但他們做這些事情的方式可能大相徑庭。日本經濟領先全球,印度經濟相對落後。這種差異很大程度上可以解釋為,日本的管理者能夠將外來的管理理念移植到自己的文化土壤中,並使之茁壯成長。
因此,中國管理者面臨的壹個基本挑戰是,從自己的傳統、歷史和文化中找出哪些可以作為管理的基本組成部分。以上五位西方大師的壹些經典著作,在過去的十年裏給了我很多關於時間管理的深刻影響和啟示。
但我畢竟是站在中華文化的土地上,東方的智慧讓我理解得更透徹。很感謝前輩鋪的路,讓我少走彎路,節省探索的時間,提高研究的效率,過上我想要的生活,而且我還有余力去幫助更多的人過上他們想要的生活。最後,祝所有聽和學我專輯的在線同學,祝他們:我是我時間的主人,早日過上我夢想的生活。