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碎片化時代,如何做好時間管理?

不知妳是否也有類似的困惑?我壹直有這樣的困惑,也曾壹度懷疑過時間管理的有效性,直到看了《哪有沒有時間那回事》這本書,我才知道是自己用了錯誤的打開方式,我們無法拒絕時間、交流方式的不斷破碎,無法從碎片化時代逃離,能做的只有調整自己原有的效率模式。

本書的作者,紀元,畢業於中國科學院心理研究所;早起的鳥兒社群發起人;水果撈學習會創始人;享學社創始人。“使自律者自由”,是紀元的信條,他從事時間管理咨詢和培訓8年,為近萬人提供過時間管理的咨詢,深知做壹個高效的人是怎樣的體驗。關心效率管理、時間管理的人,從內心來講是對自律有強烈需求的,但是用嚴苛的規定和計劃來限制自己,不如讓自己享受碎片時代帶來的沖擊和愉悅,畢竟自由才是自律的真正目的。

《哪有沒有時間這回事》告訴我們:身處碎片化時代,時間碎了,我們該跟著“碎”。告別時間管理,妳要多線程處理任務;扔掉日程表,規劃最符合妳身心舒適度的時間段;放棄優先級,妳要的是用最短的時間搞定最難的問題。

這本書給我描述了碎片化時代的時間管理說明書,為我們提供了“三級技能”和“三個清單”,如果我們能熟練掌握和運用,就可以自如地應對碎片化時代帶來的沖擊,並為未來做好準備。這是壹本非常接地氣的書籍,裏面中介紹了多種落地可行的時間管理方法,值得我們閱讀及實踐,推薦給每壹個想掌控時間的人。

壹、 初級技能:使用時間段清單,重新掌控時間

碎片化時代,我們不需要時間表,因為嚴格的時間只會增加我們的壓力和挫敗感,時間規劃的越精細就越不容易執行。我們最需要的是把壹天的時間劃分為若幹時間段,並根據時間、地點、物品、環境、他人和身心狀態六個大要素來安排日常事務。職場人士的有效時間也就2-3小時,所以允許自己狀態不好,關鍵是做到合適的時間做適合的事情。

踐行:

1.我會把壹天可支配的時間分為早上、工作時間、下班後、晚上四個時間段。

2.早上時間段,因為幹擾少,專註力高,我會安排做閱讀、計劃安排、晨間日記等高效率產出的事情。

3.工作時間段內,幹擾比價多,主要是安排例行的工作,工作完成後會主動督促協同工作的同事或者下屬,詢問他們的工作進度,並主動和領導匯報工作,給領導留下好印象,主動“打擾”別人,才能避免自己被頻繁打擾,提高自己的專註時間。午飯之後,人的精力在下降,幹不了有創意的工作,我會安排瑣碎的事情,以累計成就感。比如收發郵件、安排對自己有利的會議和討論等。

4.下班後的時間段(1小時),因為經過壹天高強度的工作,此時需要的是放松和休息,我會安排壹些娛樂時間或者:看電影、刷微信、簽到打卡等。

5.晚上時間段,不要過多的安排閱讀、進修或者思考,晚上最重要的是體驗溫情:與家人、朋友壹起分享食物和見聞,這才是幸福。其次晚間是用來培養自己對當下覺知的,需要放松和專註,讓自己慢下來,讓身體放松下來,這樣有助於睡眠。最後,思考第二天的日程和任務安排,準備好明天。

實用技巧1:如何堅持早起(用早起倒逼早睡)

做到早起,需要三個步驟:說道、wake up、做到。

1.說道:確定第二天起床時間。

有靠譜的時間要求,才能有靠譜的執行。給自己設定起床時間,不能憑空下決心,不能是壓力大,得是自己真心打算的起床時間,這樣才會靠譜。

2.wake up:雙鬧鐘確保下床。

設置雙鬧鐘,壹個鬧鐘叫make,壹個鬧鐘叫up該,該如何設置呢?

wake鬧鐘,時間應該是定在期望的起床的時間的前三分鐘,比如期待6:00起床,將wake鬧鐘設置在5:57,它的聲音要輕柔,以溫柔的喚醒妳,把它擺在妳的床頭即可。

up鬧鐘的時間要設定在期望的起床時間,按照前面所說的就是6:00,他的聲音要震撼,足以吵到妳的家人,鄰居,它的作用是迫使妳不需要毅力起床,所以up鬧鐘壹定要擺放在妳必須下床才能勾到的地方。

3.做到:起的爽快,睡得心安理得

在關掉up鬧鐘之後,妳就去做壹些適合妳自己,且提前確定好的清醒動作,也許五分鐘就夠了,比如說喝水、刷牙、洗臉、做輕運動等,就是讓自己感覺清醒起來,可以專註做事。

踐行故事:

這就是作者說的堅持早起的三個步驟,親測有效,我用這個方法已經堅持早起20天。

我先確定第二天早上7:00起床,睡覺前,我會用隨身攜帶的手環設定鬧鐘6:50(冬天冷,反應時間適當放長壹些),然後在手機上設定鬧鐘:7:00,並把手機放在在客廳的桌子上。當手環鬧鐘振動了之後,我會立馬起床,迅速把客廳的手機鬧鐘關掉,因為我怕手機鬧鐘吵醒家裏的孩子。

既然已經成功下床,最後壹步就是清醒動作:刷牙、洗臉、喝水、做深蹲。確保清醒後,我會制定早上的學習計劃,先做10分鐘的冥想,以便接下來可以專心地做其他事情。

有些時候,我們雖然成功下床,但還是很困,想睡回籠覺,這說明我們昨晚的睡眠不足,妳要心安理得地回去睡覺,因為妳的身體需要註意,只需要下壹次註意:保證頭天晚上有足夠的睡眠時間即可。

實用技巧2:如何碎片化休息

人和手機壹樣,都是有電池的,幹什麽事情都要耗電。和手機不通的是,電量低了人的效能就會下降,所以要及時充電。大約每隔4個小時,人就會迎來壹次低潮,這就是該休息的時候了。但要控制每次小憩的時間,控制在20分鐘以內,否則會影響晚上入睡。

踐行故事:之前也有午睡的習慣,但因為睡得太久,越睡腦袋越迷糊,而且影響了晚上的睡眠時間。嘗試了小憩的碎片化休息後,發現自己會有更好的工作時間和工作狀態。

二、 進階技能:建立壹套良性運轉的任務處理系統,高效做事。

我們不能讓大腦直接面對每天的信息、事情、想法等各種碎片的侵襲,需要為它建立壹道保護屏障。碎片清單就像蓄水池壹樣,在大腦以外提供了壹片緩沖區,碎片來了先全部進入緩沖區,大腦在合適的時候再去處理它們,這樣,它就可以發揮更大的作用。

構建碎片處理系統,妳的第壹要務就是選擇壹款合適的工具—建立碎片清單,開始養成每天把碎片及時裝進清單中的習慣。

在碎片清單中,妳需要寫下三種內容。

信息 :妳發現的有價值的信息,記下來它的標題。

事情 :自己想要做的事情以及別人讓妳做的事情,記下事情的內容。

想法 :關於自己想要做什麽、改變什麽、嘗試什麽的想法。和事情不同的是,想法通常都不緊急。

踐行:

1.我也有自己碎片化清單文具--OmniFocus工具,把每次能想到的各種任務,都記下來,放入收件箱,清空大腦。

2.收集完碎片化清單後,每天會去整理這些清單,對他們進行分類:對於可以不做的任務,直接刪掉;對於未來可能要做的事情,單獨放入夢想清單中;對於可以找人幫忙做的,直接委派給別人;對於現在要做的事情,如果5分鐘內可以完成,順手就處理掉,對於不能再5分鐘內完成的,放入任務清單,並且明確截止的時間點。

所有碎片清單中的事情可以歸納為不做、以後做、現在做、排期做、找人做以及怎麽做六種,其中不做、以後做、現在做這三種,在處理碎片清單時就已經把它們移除出去了;而排期做、找人做、怎麽做這三種,無論如何都需要壹些後續工作,它們都會在碎片清單裏產生新每日任備清單的事情,這些事情是肯定需要做的,雖然不是現在,但越早完成越好,不然會越積越多。妳需要為這樣的事情建立清單,即每日任務清單。我們用任務清單來引導自己在壹天中專註和聚焦,將任務逐壹搞定。

另外,作者提醒我們:任務清單必須包含有效的思考。

有效的計劃壹定是包含了對於任務執行過程的思考。對於文字,這個“過程”可能被稱作“大綱”;對於壹次會談,這個“過程”可能被稱作“提要”;對於其他工作任務,這個“過程”可能被稱作“步驟”。通常,人們都傾向於在執行任務時才被迫思考過程,如此壹來,執行時的負擔就太重了。

有效思考,其實就是把任務執行時關於過程的思考由執行端放到計劃端,從而實現平衡。這並不意味著妳需要提前想清楚執行過程中的每個細節,其實妳也不可能做到,計劃時要思考過程,執行時要邊做邊思考細節。通過練習妳會發現,在計劃時妳不會被任務細節羈絆而引發焦慮,在執行時由於妳對過程心裏有數,就可以更加專註於解決具體問題。當妳把任務的過程想清楚時,妳就可以根據經驗靠譜地估計出執行任務所需要的時間了。

踐行:

1.確定好每日的任務清單後,我會挑出最重要的三件事,盡量爭取精華時間去完成它們。

2.安排任務後,提前去思考完成任務的細分步驟,實現計劃和執行的平衡,某些步驟可以分攤到每壹天去完成,比如寫這篇文章,我會每天花點時間總結每壹章的內容,這樣寫讀書心得時只需要搭建書寫框架就可以了。

實用技巧3:如何做到碎片化專註

我們生活的環境中有很多碎片刺激,比如,正在寫這篇文章,哎呀,不知道該怎麽寫好了,遇到困難了……嗯,要不要看會電視呢?…想要應對這種思維阻力造成的註意力渙散,其中有兩個關鍵詞“兩個自己”“放空”。

要想讓自己專註,首先得意識到自己走神了,這就好像有兩個自己,壹個是在執行任務,而另壹個是在扮演監督者,監督自己的任務執行情況。調節執行者的狀態,最重要的是監督者要能發現執行者走神了,而且越快發現越好。我要是真的去看電視了,那就肯定不會回來接著寫了。

壹旦意識到自己要走神,妳應當立刻跳出當前的狀態去幹點別的,這就是我所說的放空,也是我為什麽在寫這篇文章的過程中多次起立做其他事情的原因。

說是去幹點別的,可並非什麽事情都適合做,既然走神了,第壹步是要停止走神,這時做壹些不太需要投入思考的事情比較適合。我自己會起來溜達溜達,吃點東西,喝杯水,幹壹些簡單的活兒(比如收拾桌子、擦地),其間我的大腦處於“放空”狀態,並且我的監督者在壹點點地把我拉回到剛才的問題上,重新聚焦於對於困難的思考。慢慢地,解決方案浮現出來,文字在我腦袋裏壹點點形成,壹旦我覺得可以了,就儀式性地坐回到電腦前開始敲字,直到下次走神。

踐行:

專註是成就很多事情的基礎,但不應該成為我們擰巴的原因,我們是凡人,要允許自己走神,不能專註就放空壹會,及時拉回來即可。

實用技巧4:打卡是妳唯壹需要培養的習慣

如果妳只能培養壹個習慣,請培養打卡的習慣,因為它是培養習慣的習慣,是堅持做到某事的最重要技巧。原則上來說,應該在發生行為的第壹時間就打卡記錄。為了能夠做到並堅持,妳需要想盡壹切辦法讓記錄的過程變容易,用來記錄的工具最好是隨身和便攜的。

踐行:

1.戒掉晚上看電視劇的癮,從打卡開始。準備壹張月歷(效率手冊就很不錯),放在電腦最明顯的位置,如果忍不住想看電視劇,那就看,但是看完後要在當天的格子裏打個叉;如果在看電視劇之前就打叉,並且覺得自己能忍住不看了,就去幹別的她想幹的事情,並且可以在日歷上給自己打壹個大大的鉤。通過壹段時間的記錄,日歷上的鉤越來越多,打卡就是引導內在成長力量的過程。

2.每天復盤打卡,積累成就感。復盤記錄就像是壹位智者,每天和自己談心壹次,站在壹個高度幫我解決生活中的問題,讓我們深入思考,總結過去,為將來做準備。

三、 高階技能:把新的技能變成習慣,用全新的自己應對未來

知道容易做到難,堅持做到更難。有調查顯示,只有50%的病人能堅持6個月以上的遵醫囑服藥,很多時候我們不能堅持,除了毅力的因素,更重要的是對習慣培養的過程理解有誤。

1.培養習慣,我們最應該關註的指標是全局,而不是計較壹兩天的得失。概率就是我們習慣培養的成績,長期統計下來,如果達到60%,說明我們已經養成習慣了;如果達到85%,說明我們非常優秀;如果達到94%,說明我們壹定異於常人;如果是100%,說明我們可能來自外星球。所以,制定合理的期望值很重要,偶爾壹次回到舊的行為習慣並不意味著失敗,不要因為輸掉壹盤兒放棄整個比賽。

2.培養習慣,要聚焦到可操作的行為。任何習慣都必須把它定義成可操作的行為,這樣才能開始,才能觀察,才能打卡,才能堅持。

踐行:

不要再談高效工作,要把手機扣著放;不要再談鍛煉身體,要寫跑步的次數;不要再談讀書學習,要寫行動清單。

3.創造行為發生的條件

我們談堅持某種行為習慣時,其實我們是在談堅持為它創造條件。和植物生長類似,習慣養成只需要考慮六大條件:時間、地點、物品、環境、身心、他人。

踐行:

我做到專註的方法:手機靜音並扣著放、如何在家就到書房工作,提前上廁所,設置好番茄鐘,用儀式感提高工作的效率。

4.習慣不等於重復。

如果習慣真的只是簡單地重復若幹天就能培養成功的,也就不會有那麽多人抱怨知道但做不到了。整個習慣培養的過程不是簡單地線性重復,而是在有機地變化,需要妳不斷地自我調整環境變了妳不變,肯定會被淘汰。

心理學家提出了行為改變的階段性理論,可以清晰地描述出習慣培養的整個過程,它簡化如下。

第壹階段:人處於無知狀態,也就是並沒有意識到自己存在什麽問題,並不打算培養某項習慣。這個階段我們可以忽略掉,因為沒有什麽方法可以讓妳主動地意識到妳沒意識到的問題,我們永遠無法教會不抽煙的人戒煙的方法。

第二階段:探索嘗試期,有點像妳剛玩遊戲,剛開始做記錄,剛開始跑步。妳已經意識到了自己的問題,並且確定要開始著手培養這個習慣了。妳的任務是要解決如下問題:

※遊戲是否適合妳

※遊戲規則是什麽

※妳是否有能力玩這個遊戲

※妳是否有意願付出努力

※玩這個遊戲對妳有什麽意義了

※如何玩好

這個階段我們要重點關註,多數人折在這裏。這個階段最重要的是探索,發現適合自己的行為,而不是傻傻地堅持。

第三階段:行為固化期,妳的習慣行為已經持續了壹段時間,妳的任務是要讓它更加穩固,把它對妳個人的意義放大。這個階段我們也要重點關註,很多“過來人”會把這個階段應采取的方法強推給“菜鳥”,導致“菜鳥”習慣培養失敗。

行為固化期,我們必須竭盡全力去控制住影響我們堅持的六大要素,讓它們按照更利於自己的方式被確定下來。我們對它們的掌控越強,我們的行為發生概率也就越大。

第四階段:妳的習慣已經穩定了,除非碰到工作和生活的較大變化,它不太會離開妳,即使離開妳,妳也會有信心重新開始建立它。這個階段我們也不需要重點關註。

踐行:

我是如何堅持跑步的習慣的:在開始跑步之前,我意識到“健康的身體”是革命的本錢,所以開始鍛煉的探索。剛開始,我嘗試過羽毛球、籃球和遊泳,我發現它們都有壹定的限制條件,要麽需要別人配合、強度大容易受傷,要麽受時間和場地的限制,直到嘗試跑步,我才確定自己的健身方式,並通過設置目標和打卡的方式,已經堅持跑步兩年多。其實其他方面的習慣,也是這樣養成的,比如:早起、做計劃、冥想,適合自己的才最容易養成習慣。

人總是高估了自己壹年所取得的成就,而低估了自己十年所取得的成就。 所有巨大的成就都是由時間來放大的,做正確的事情,享受時間帶來的復利。

實用技巧5:語言可以改變思維,從而改變行動

碎片化時代的敵人其實是思維的碎片,積極有效的思維可以讓自己更有效率,所以很多人都希望改掉自己的消極思維,變得更樂觀、更主動。這些都是壹種抽象的思維,無法落實成具體行為,也就無法談堅持。所以妳必須為妳想培養的思維習慣找到具體的語言,堅持使用這樣的語言和他人、和自己對話。

當我們每次糾結時嘗試問自己以下的問題,以堅持積極樂觀的方式:

※我現在碰到什麽問題?

※我現在有哪些可能的解決方法?

※目前眾多的解決方案當中哪神更好些,哪種更希望選擇?

※我要降低、消除或接受這個解決方案所需付出的代價是什麽?

※我已選定該解決方案,下壹步我可以采取哪些行動?

實用技巧6:好的習慣靠程序去執行

如何讓孩子養成早睡的習慣:育兒百科說要給孩子建立壹套固定的睡前程序,並且堅決地執行。設定好什麽時候洗澡、什麽時候吃奶、什麽時候上床、什麽時候講故事、什麽時候關燈,每天按著這麽壹套執行,她會很快習慣,到點也就睡著了。我照著執行,也果然靈驗。

要是沒有睡前程序,孩子會用自己的方式把能量全部耗盡,才會倒頭大睡。仔細想想,成人也是壹樣,只不過耗盡自己的方式很“成人”而已。

“碎片化時代綜合征”是時代病,是趨勢給我們敲的警鐘,我們所感受到的焦慮是落後於未來導致的。不過趕超並不難,只需要我們掌握好“三個技能”,熟練運用“三個清單”,就可以很好地應對碎片化帶來的沖擊,並為未來工作做好準備。

以上就是我的讀書踐行筆記,但我深知:知道並等於做到,做到並不壹定能形成習慣,我會按照書中的方法不斷行動,成就更好的自己。