積累資料是為了利用資料，如何用好資料大有學問。壹是要認真學習資料。在剪貼資料時，要自己動手，不要讓別人代勞，做到邊剪貼邊過目；對搜集到的資料，要經常熟悉，仔細翻閱，抓緊壹切時間學習、理解、消化；對重要的思想、觀點、事例做上記號，有啟發意義或直接能用的還要記在腦子裏，認真思考，反復領會。這樣做的目的是消化資料內容，做到溫故而知新。通過消化吸收，壹方面可以將資料真正變成壹種有用的信息，記憶在頭腦中的壹定位置，需要的時候就信手拈來，為我所用；另壹方面可以學習其中的思想觀點，掌握其中的寫作技巧，體會其中的思想境界，從中汲取營養。二是要精心選擇資料。要根據公文內容的需要選擇資料，選出最有典型意義、最能說明問題資料。為便於使用，篩選出來的資料還要加以分類，把入選的資料按照公文內容表述要求，分門別類梳理排隊。同時，對壹些有聯系但又不能直接用的，要進行粗加工；對壹些重要的觀點、表述和名人名言等，要認真查找出處；對壹些重要的事實和數字，要加以核實整理，確保準確無誤。三是要用活用好資料。常見到這種現象，有的人沒有資料寫不了材料，有了資料又跳不出資料，這抄抄，那貼貼，搞出來的東西千孔壹面，沒有自己的思想和見解。這實際上是沒有用好資料。任何資料的價值都是相對的，只能用於開啟思想的門，壹般不要搞“拿來主義”。用資料既要廣納博采，又要超越常規。寫材料時，要敢於丟掉資料，站在理解資料的基礎上去寫；或者把資料作為比較、鑒別的參照系，取其當中的成功和高明之處；還可以選擇資料中的弱點甚至敗筆作為“反面鏡子”進行對照，看看差在如裏，原因是什麽，哪些方面不到位，由此尋求突破。只有這樣，才會產生比原資料更新的思想飛躍，才會寫出超越資料本身的高質量材料。如果起草的文字材料，能夠源於資料，而又高於資料，就達到了積累和運用資料的新境界。
二、要切實領會和把握領導意圖。公文不是為了記敘個人見聞，也不是闡發個人的見解，而是秉承領導旨意，根據工作需要而擬制的。起草人的職責就是通過文字表述，充分體現領導意圖，想方設法把領導的思想完整表述出來，而不能斷章取義、隨心所欲，更不能“另起爐竈”。這就要求起草人用心琢磨領導的意圖、思維方向、關註重點等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、深刻，寫起來也就越順利，領導也就越滿意。
1是積極擴展領導意圖。有的領導同誌交代意圖時，只是壹些初步想法，或僅僅從某壹個角度、某壹個側面提出問題。遇到這種情況，起草人要從更多的層次和角度去思考問題，舉壹反三，擴展和延伸領導形成的基本觀點，對領導暫時未想到但又比較重要的問題補充進來，把領導簡單分散的意見擴充為比較全面、系統的意見，不能聽壹就是壹，機械呆板地領會領導意圖，切實把領導想說而沒有說出來的話完整地表達出來。
2是善於挖掘領導意圖。有的領導只出個大題目，至於公文寫作中的具體問題涉及不多。碰到這類情況，起草人首先應主動和領導同誌商量研究，爭取領導的指導，深化領導的意圖，然後順著領導的思想脈絡，弄清楚領導要求寫什麽，為什麽要寫，要達到什麽目的，從而研究挖掘出更新更深的東西。挖掘領導意圖時，起草人還要善於將主管領導的意圖與其他領導的意圖結合起來領會，集思廣益，體現集體領導和分工負責的原則。
3是努力完善領導意圖。公文寫作過程中，有的領導深思熟慮不夠，講得意見不甚明了、比較雜亂；有的壹時未想清楚、說明白，只是壹些感性認識；有的不完全合理和必需；有的不集中、不完整。對此，起草人要與領導多交流，善於提煉概括、拾遺補缺，慎重恰當地處理，合理地加以吸收、集中，把不確定的確定下來，把感性的東西上升為理性的東西，把不必要、不完整的加以剔除補充，把不清楚的問題講清楚，把不壹致的地方進壹步調整充實，從而比較全面、完整、準確地體現領導意圖，保證公文質量。
4是及時捕捉領導意圖。機關幹部有經常接觸領導和公文材料的方便條件，了解和捕捉領導意圖的途徑比較多，可以從主動詢問中獲得，從領導批示中領會，從批評表揚中領悟，從講話材料中把握，從積零為整中綜合。尤其是與領導在壹起檢查工作、參加會議、研究材料，壹塊就餐、散步、閑聊時，要註意把領導談話中最新閃光點，特別是壹些新思想、新觀點，要不失時機的記下來，並進行歸納分析。因為這個閃光點或這些新思想、新觀點，很可能是領導對某個問題思考的突破。
三、要努力體現和增強文字材料的思想性。思想是壹切文字材料的骨幹和核心，是人們對矛盾問題的深刻認識和解決辦法的深刻見解。沒有思想的文字材料等於沒有“靈魂”。文章賴“思想”而永生，無“靈魂”而猝死。增強文字材料的思想性，最重要的是要善於站在全局和思想理論的制高點上思考問題、提出對策，善於借助唯物辯證法這個偉大的認識工具，獨具慧眼地觀察和分析問題，形成統壹、完整和辯證的邏輯思路，引起大家的***鳴，給人以深刻啟示。實踐中，要註意把握好以下幾點：
1是針對性。文字材料大都是圍繞問題展開的，問題是材料的基礎和靈魂。文字材料影響的大小，根本就在於是不是真正抓住了問題，是不是針對普通存在的問題去寫的。如果是針對問題去寫的，影響就大，相反影響就小。因此，必須註意抓問題，抓“壹碰就響”的問題，抓普遍存在的難以解決的突出問題。這就要求深入調查研究，以高度的敏感性洞察和分析問題，緊緊抓住影響和制約單位建設的主要問題，確立文字材料的主題思想。
2是要有概括性。要從局部的、感性的、表面的現象裏跳出來，用全面的、理性的、辯證的分析提煉和升華思想，總結出來帶有規律性的東西。這種高度的概括性，是領導思想的精華，也是文字材料的“眼睛”，具有畫龍點睛的效果。比如，有壹個材料，關於增進班子成員感情的概括就比較好：“感情好，有事不當事；感情差，沒事會找事。感情深，大事能化小；感情淺，小事能鬧大，大事能鬧炸。”非常給人啟迪、發人深省。而有的材料總的看上去不錯，但又覺得少點什麽，往往就是少幾句高度概括、很凝練的話，讓人打不下深刻的烙印。
3是要有深刻性。深刻性往往決定文字材料的思想性。分析問題要有深度，不滿足於抓住次要的、現象或枝節的東西，而是要了解主要的、本質的東西；不滿足於掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的內在聯系；不滿足於眼前的結果，還要追蹤發展的趨勢；不滿足於掌握淺易的、粗線條的問題，還要鉆研疑難問題和考察細節。要從眾多的矛盾中提出主要矛盾，從復雜的問題中提出核心、本質原因。只有這樣，寫出的材料思想性才深刻，才令人回味。
4是要有獨創性。現在，文字材料中普遍存在的壹個毛病就是大話、空話、套話比較多，空洞無物，說白了就是“正確的大實話”的拼湊，上級文件的翻版，報刊文章的剪輯。要增強文字材料的思想性，就要學會用自己的腦袋去思考，不依賴別人，不抄襲別人的成果，用自己的話去表達，不能人雲亦雲，趨奉迎合，確實能夠獨立地提出自己的見解。
5是要有說理性。文字材料的主要功能是用來指導工作的，既要使大家聽得懂、聽得明白，又要便於大家準確地理解和貫徹執行。這就決定了文字材料必須能夠透徹地講清道理，做到了這壹點，思想性也就在其中了。要把握好講道理的藝術，通常是既要符合上級精神，又要貼近單位實際；既要有對上級會議、文件精神的中肯評價和深刻理解，又要有變虛為實、變大為小、變抽象為形象、變原則為具體的本事；既要全面辯證，不顧此失彼甚至自相矛盾，又要準確生動，不離腔走板甚至脫離上級和黨委意圖另搞壹套，使人不得要領，感到莫名其妙。有經驗的同誌，還常常寓事於理，用壹個典型事例說明壹個道理，把深刻埋在淺顯中，常常會使人得到多方面的啟示，收到意想不到的效果。