我們寫工作總結，往往要對前壹段工作進行全面、審慎地回顧，即對前壹段工作在貫徹執行黨和國家的方針政策、依法行政和實施領導的情況進行審視。
所謂扣政策，具體地講，壹是有無違法、違背中央指示精神、違背客觀規律、侵犯群眾利益的行政行為被作為經驗在總結；二是理論上的提法是否符合黨報黨刊中的輿論導向和最新提法；三是引用的政策法規是否得當。
如果政策使用不當，或有錯誤，那麽，總結出來的經驗也是不正確的；如果推廣，則是有害無益的，甚至會造成惡劣影響。
二、抓特色
所謂“特色”，是指事物所表現的獨特色彩和風格。
就壹份總結而言，壹是指內容上的獨特風格。有的同誌寫總結，喜歡套用老模式，平鋪直敘，記“流水賬”，連重點也不突出，就更談不止有什麽特色了。
單位或部門的工作總結，要突出“妳無我有，妳有我優，妳優我神”的工作成績，寫作的重心應當是反映當地工作中有獨特性和創造性的東西。要寫出自己“這壹個”的特色，要唱好“地方戲”和“拿手戲”。
而對於那些照抄照轉壹般化的工作情況，年年可套、家家可用的“常規性武器”，各級各地乃至全國都適用的“普通話”，就沒有必要寫入總結之中。那樣的材料即使報上去也不會有多大用處。在當今“快餐化”的時代，生活、工作節奏已不斷加快，閱文者總是希望在最短的時間內閱讀盡量多的文字，獲取盡可能多的信息。因此，只有突出文章的特色，盡量縮短文章的篇幅，才能達到閱文者的要求。
二是指在形式上要突出特色。工作總結的標題要突出全面工作總的特色，文章各個部分要緊扣主旨突出各個方面的特色，每壹段的開頭也要概括本段要旨。目前流行壹種將具體事實與數據用黑體標出作為小標題，讓閱文者在壹兩分鐘內就能讀完壹份經驗材料主幹的做法，值得借鑒。
三、找典型
典型的作用巨大，效果明顯，壹個好的典型就是壹面鮮明的旗幟，對於廣大群眾是壹種非常現實、直觀的教育和引導，比壹般的說教更具說服力和感召力。壹份總結是否有用，同其所反映的內容與事跡的典型程度有很大的關系。
有的單位或部門的工作總結，東拼西湊找材料，方方面面有成績，就是通篇難找壹個有壹定分量的典型，這樣的總結對工作又有何益呢？領導的總結性講話離不開壹條條活生生的典型經驗，辦公室主任最感興趣的是下級總結中的典型材料。
那麽，怎樣才能尋找到典型呢？除了平時在工作中要註意培養典型外，還可以從效果、做法、認識等三個方面去發現典型
首先是從效果上找典型。某項工作產生了最佳效果，取得了顯著成績，才能引起人們的關註和領導的重視。對於本地區本單位實踐中創造出來的、能夠解決人們最關心的問題而又優於別處的最佳處置方案及工作經驗，應當敏銳地抓住並及時地撰寫。模範集體和先進個人都有科學的經驗值得推廣。
其次是從做法上找典型。某方面工作能取得實效，自然離不開科學的管理和先進的做法。但如果某項工作略見成效或效果暫時不明顯，也可總結比以前有所改過、比別人先進，特別是有創意的典型做法。
再次是從認識上找典型。思想是行動的先導，認識的深化、觀點的亮化和主題的升華，寫進總結中，仍然不乏深刻的典型意義。
四、清材料
材料是文章的基本要件，無論理論材料還是事實材料，都要做到真實、新穎、貼切、有力，所引用政策法規、名人名言、領導講話、群眾評價等都必須準確無誤，不能斷章取義、拼湊曲解，更不能“想當然”。
總結中常見的壹些所謂的“群眾評價”，不像群眾的口吻，倒像秘書的杜撰；所引政策法規條文有些已經過時或不夠貼切。事實材料就更有講究。要真實，就不能虛構杜撰。2006年4月13日國家發改委為防止各地GDP指標層層分解、層層加碼的問題，專門發出《關於請各地區科學確定本地區“十壹五”時期經濟發展速度的通知》，說明國家對預報數字準確度的重視。
同時，材料壹定要新，要選擇最新的事實和統計數據，今年的材料可謂新，去年的材料還算新，前年的材料也許就是“陳芝麻”了。要貼切，就要用壹根紅線貫串所有的材料，即圍繞中心來精心選擇材料。在修改和審核時，對於那些虛假的、過時的、“外圍”的材料，要毫不吝惜、堅決擯棄。