1、要認識到“文字功底好不壹定能撰寫好公務文稿”。文字功底好，只能說具有了撰寫政務文稿的條件，不壹定能寫好公務文稿。為什麽呢?因為撰寫公務文稿僅有文字功底是遠遠不夠的。作家、記者、語文教師等都有較強的文字功底，他們可以在各自的領域發揮很好的作用，但卻未必能寫好公務文稿。因為公務文稿有其自身獨特的性質、特點和作用，有自身的思維方式和撰寫要求，如果把握不好這些性質和特點，即使秘書有很強的文字駕馭能力，撰寫的公務文稿也未必能符合要求。
2、要有“知識恐慌”感。經常撰寫公務文稿的人都會有壹種的“知識恐慌”感，就是感到自己知識不夠用，對於撰寫公務文稿所要使用的知識有壹種恐懼、緊張感。有這種感覺是好事，惟有”恐慌”感，才會自覺加強學習，以豐富的知識積累去戰勝這種“恐慌”。這壹點，對於公務文稿撰寫入尤為重要。沒有哪位公務文稿的“大手筆”不是由於勤於學習、善於學習而成才的。反過來看，也沒有誰是不經勤奮學習、刻苦鉆研而成為“大手筆”的。所以，要成為壹名合格的公務文稿撰寫人，壹定要重視學習，壹定要具備多方面的知識。不學不覺得“恐慌”，越是勤學越覺得“恐慌”，越是“恐慌”就越逼迫自己勤學，這樣方能日有所進，終成大器。
3、要有針對性地掌握各方面知識。壹名合格的公務文稿撰寫人，除了要掌握語言文字功底知識和各種公務文稿的寫作知識外，還要重點掌握以下方面的基本知識：壹是歷史知識。作為公務文稿撰寫人，要對人類社會發展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經驗教訓等應有較清楚的了解，對黨史、建國以來的發展史特別是改革開放以來的發展史更應熟記於心，對地方史和有關專業史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要，也是勝任本職工作的需要。因為起草公文很多時候要用到歷史知識，不少領導同誌發表講話也要運用有關史實。二是理論知識。作為公文寫作者，必須努力學習和掌握馬列主義、毛澤東思想，特別是在現階段，要全面、準確地領會和把握鄧小平理論，用這壹理論武裝頭腦、指導寫作。只有這樣，才能增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，並以此貫穿於文稿寫作之中。三是經濟知識。起草公文必須接觸到大量的、多個方面的經濟問題，所以壹個合格的公文寫作者必須努力學經濟、懂經濟。四是科技知識。五是法律知識。六是領導科學知識。
4、要不厭其煩地積累多方面資料。積累資料對於公文寫作者來說十分重要，這不僅是掌握知識的重要方法，也是做好本職工作的必要手段。同樣是讀書看報，有些人也許作為壹種消遣、漫不經心、看過就丟，但公文寫作者絕對不可以，而要處處留心，註意積累。凡積累了的東西，今天用不上，明天、後天可能用得上，寫這篇文稿用不上，寫另壹篇文稿可能用得上；即使有些東西永遠也用不上，但由於經過記載，印象加深，實際上對秘書的知識功底起了潛移默化的作用。公文寫作者需要積累的資料包括很多方面，大致可以分為五大類：壹是大政方針和重要言論。這主要包括黨和政府制定的壹定時期的方針政策、工作任務和目標，馬列主義經典著作中的某些重要論述，領導人的重要言論，報刊上的重要言論片段，某些工作的規範性提法等等。二是格言、佳句。這主要指經典著作、文學作品、史籍和報刊上的某些精辟語言，句子不長，但意蘊深刻，閃耀著哲理和智慧的光輝。引用到文稿中，往往會成為“亮點”，引人註目，發人深思。如“上梁不正下梁歪”、“打鐵先要自身硬”等等，既通俗易懂又壹語中的，對文稿寫作大有幫助。三是大事、要事。四是“三個文明”建設中湧現的先進典型和經驗。領導講話、調研報告、工作總結和匯報材料都離不開典型經驗，通過引用典型經驗激勵先進、闡釋觀點、啟發思路，提出任務和要求。五是基本情況和工作運行情況。基本情況指的是壹個地方的歷史沿革、行政區劃、土地面積、地理特點、人口、資源、機構編制、風俗習慣、發展水平等方面的情況；工作運行情況指的是壹定時期內各項工作進展到什麽程度，有哪些成績，還存在什麽問題，有什麽經驗和教訓等方面的情況。這兩方面的情況都是起草文稿經常要用到的，其中還有大量的數據需要強記。平時不積累，臨時翻資料，勢必降低工作效率。更重要的是，作為壹個優秀的文秘人員，理應熟悉全面情況，緊貼改革與發展的脈搏，當好領導的“耳目”和助手。
有些文秘人員由於重視積累，不用翻本子就能把本地本部門的情況說得明明白白，這不僅大大有利於寫作，而且在某些重要場合還能為領導“解圍”。
5、要具備良好的思維能力。公文寫作過程中，思維能力是強還是弱，思維方式對頭還是不對頭，直接影響著文稿的質量。在有些人看來，文秘人員似乎永遠只能當撰稿人，認為他天天吃飽飯就只曉得埋頭搬弄文字，還能幹得了別的什麽?持這種看法的人不知道，文字正是從思維活動中“搬弄”來的，沒有壹定的思維能力，哪來的文字? 尤其是那些高質量的文稿，更是反映著起草者良好的思維能力和較高的認識水平。如果不具備良好的思維能力，秘書領會領導的意圖再正確，也不可能寫成壹篇高質量的領導講話稿。那麽，公文寫作者應該具備怎樣的思維能力呢?簡而言之，除了布局謀篇、組織文字本身所需的思維能力外，更重要的就是分析問題和認識問題的能力，包括看問題的高度、深度和準確程度以及所提出的解決問題的辦法是否符合實際、是否科學可行等等。具體要把握以下五個方面：壹是要全面、客觀地看問題，防止片面性和主觀隨意性。比如寫作中常常需要分析經濟形勢，如果只看到成績而看不到問題，就會使人們滋長盲目樂觀情緒，影響今後的發展：反過來，如果只看到問題而看不到成績，又會使人們喪失信心，同樣會影響今後的發展。二是要辯證地看問題，糾正和防止“非此即彼”的思維方式。三是看問題要深刻，要善於透過現象看本質，防止被表面現象所迷惑。表現在公務文稿寫作中，就是要把話說透，把問題點準，把帶有規律性和根本性的東西揭示出來，而不能浮光掠影、流於表面。比如講到某些幹部工作作風不實，僅僅羅列“不實”的表現是不夠的，僅僅從外部環境找原因也是不夠的，而要從責任心、事業心和世界觀方面抓要害、挖根源。四是要增強工作的預見性，要善於把握事物發展的規律和趨勢，善於多角度、全方位地思考問題和提出見解，這對於寫好文稿、當好助手和個人的成長，都是重要的和必要的。五是註重對實際問題的理性思考，要善於推理和判斷，抓住事物的本質，從特殊中發現壹般，從個性中抽出***性，從理性的高度提出解決問題的辦法，防止就事論事、見子打子。比如：某些農村地區社會風氣不好，封建迷信活動盛行，宗派活動屢禁不止，民事糾紛時有發生，計劃生育、征收稅費等項工作難以開展，基層組織缺乏凝聚力和號召力。產生這些問題，雖然各有各的原因，但必有壹種帶***性、根本性的原因在起作用，比如：思想政治工作薄弱，農村思想陣地失控，被愚昧、腐朽、落後的思想所占領。找準了這個原因，就可以牽壹發而動全身，實行標本兼治，著重治本，通過強有力的思想政治工作提高農民的思想覺悟，從根本上把這些問題解決好。
6、要從實踐中汲取營養。古人說“秀才不出門能知天下事”，實際上根本不可能，除非他是神仙。從現實看也是這樣，有些文稿之所以寫得空洞無物、脫離實際，就是因為“不出門”、不接觸實際、不重視了解基層情況、不懂得實踐所需的基本常識、不明白基層幹部和廣大群眾有什麽想法和需求。起草公務文稿是用於解決實際問題的，而不是就寫作而寫作、擺擺架子做做樣子的，要解決問題就必須切合實際，要切合實際就要懂得必要的實踐知識。比如講到農業產業化的問題，它的概念、內容和基本要求，文件上、報刊上都講得很清楚了，但秘書光知道這些還不夠，還必須從本地實際出發提出任務和要求，包括確立什麽樣的主導產業，建立什麽樣的產品基地、龍頭企業怎樣建設、需要提供哪些方面的服務等等，沒有這些，哪怕秘書寫得天花亂墜，也是壹紙空文。那麽，公文寫作者怎樣從實踐中汲取營養呢，基本的途徑有以下四個方面：壹是按照“取缺什麽補什麽”的原則，有目的地介入某項工作，了解掌握該項工作的性質、特點及相關知識。二是通過調查研究，既掌握第壹手資料，又從中獲取實踐知識。三是利用接近領導和參加會議的機會獲取實踐知識。領導者既是指揮者又是實踐者，其領導活動既來自實踐又指導實踐，包括某個問題怎麽處理、某項重大活動怎麽組織、某項決策怎麽形成等等，實際上都是壹種實踐，其中有很多知識值得我們學習。另外，參加決策性的會議、部門的專業性會議和有關的研討會、論證會等，聽領導講話，聽典型發言，包括不同意見的爭論，都是掌揮實踐知識的極好機會。四是多向專家學者和實際工作者請教，以人之長補己之短。
7、要有較強的“悟性”。按規範的解釋，悟性就是對事物的理解力和認識能力。其實這也屬於思維能力的範疇，不過僅從寫作而言，它又有其獨特的表現。毫無疑問，較強的寫作能力
離不開較強的悟性，具體表現為這樣幾方面：①接受新生事物快，吸收知識的能力強，學到的東西能及時消化並運用到寫作實踐中。如果學而不用，食而不化，就是悟性不強。 ②思維敏捷，反應迅速，響鼓不用重錘敲，稍加點撥就能心領神會，並能觸類旁通。如果反應遲鈍，指壹下動壹下，甚至三番四次還弄不明白，就是悟性不強。③善於總結經驗教訓，經驗得以不斷發揚和完善，教訓亦能成為正確的先導，每壹次寫作都較過去有新的提高。如果沒有進步，水平依舊，甚至壹再重犯過去的錯誤，就是悟性不強。④富有主動性和創造性，善於把上級大政方針與本地實際結合起來，把原則性與靈活性結合起來，把貫徹領導意圖與發揮個人的主觀能動性結合起來，如果墨守成規，拘謹刻板，只知依葫蘆畫瓢，就是悟性不強。
8、要有默默奉獻的精神。文秘人員由於所處的崗位特殊、所從事的工作意義重大，加上接近領導和接觸機密的機會很多，所以壹定要有過硬的思想品質，特別是要有強烈的奉獻精神。這樣說，有三個方面的原因：其壹，文秘人員壹天到晚要“爬格子”，“爬格子”當然是“苦差事”。只壹個“爬”字，就形象地道出了其中的艱辛。這話多少有些調侃的味道，但說的也是大實話。怕苦就不要來當文秘人員，當了文秘人員就不能怕吃苦。其二，同樣是“爬格子”，作家、理論家和其他許許多多愛好寫作的人，文稿寫成後可以署上自己的名字，文稿發表後可以拿到稿酬，可謂“名利雙收”。但文秘人員不能，這是秘書的工作性質和職責所決定的。這還不算，當秘書絞盡腦汁終於完成壹篇“大作”之後，秘書可千萬不要自鳴得意，而還得等待秘書的領導和領導的領導層層審改把關，只有當稿紙頭上終於有了“同意”二字時，秘書才可以松壹口氣。這兩個字也就是付給秘書的最高“稿酬”了。其三，有人說文秘人員是“政治上的紅人，工作上的忙人，經濟上的窮人”，這話有壹定的道理。說到“窮”，當然不是窮到缺吃少穿，而是生活上相對清苦壹些。還有，領導機關挑選文秘人員的條件通常都比較高，又要思想品質好，又要筆桿子過得硬，且壹旦選中了秘書，非要搞個三年五載再說，甚至過了三年五載還不肯放。這樣就會出現壹種情況：有些不會寫材料或者壓根沒寫過材料的人倒是提拔了，或調到較為理想的崗位去了，而秘書還在那兒吭吃吭吃“爬格子”’有的甚至“爬”了幾十年還在沒完沒了地“爬”。這時候秘書的家人也許會怪秘書沒出息，秘書的朋友也許會笑秘書太迂腐，秘書的同事也許會為秘書抱不平，那麽秘書作何感想?壹邊是個人得失，壹邊是工作需要。所以，壹定要有奉獻精神，否則工作積極性就必然會受到影響。