不知道大家有沒有這樣的經歷，自己組織的會議、培訓、溝通會等總是很沒有辦法如期開始，更沒有辦法如期結束，有點受傷。比如我們山西HR 精英匯早期的“培訓項目”總是晚半個小時開始，後來“六六”同學梳理流程、溫情叮嚀、堅決執行，參訓學員遲到的問題基本解決，且做到了培訓準時開始。我們要是組織個“時間管理”的培訓，有那麽些夥伴就遲到了，挺自嘲的，但也符合這個分享的主題，正好做個活色生香的開場案例。
12月22日我們組織的高峰論壇，就因為壹些原因，晚開始了20分鐘，“拖堂”了壹個多小時，這是個問題，放在人身上就是個“病”，得治，先不說上什麽藥，就仿佛最近的感冒，先看看是什麽引起的，病毒性還是細菌性的呢？
首先說為什麽高峰論壇會晚20分鐘開始，其實主要嘉賓，包括廳長、教授、協會大佬，早就到了，但會議現場到了開場時間9:00，稀稀拉拉的坐了不到壹半的人。這麽開場顯然不合適，還有很多夥伴在外面簽到或還在趕來的路上，為什麽會出現這個問題？
我分析有這麽幾個原因：
壹、我們主辦會議的這個城市老百姓，懶，這個是公認的，哪個城市就不告訴妳了，是個號稱建設國際性大都市的歷史名城。
二、因為懶也就習慣性遲到，沒覺得是個事，反正遲到了也不罰款。
三、好多參與會議的人都是公司安排的行為，也許很多人還想著乘著代表公司參會，正好早晨睡個懶覺，去了就行了。多麽痛的猜測啊！！！
四、會議召開酒店在附近區域有另外壹個酒店與其名字比較相近，導致部分參會者走錯了，在趕來的路上，所以遲到了。
五、會議通知發文提前兩天才發出，很多企業未收到，所以早晨9點到會人員偏少，開場顯尷尬。
這個問題怎麽解決呢？我認為至少要做好以下兩點：
壹、會議通知發文至少提前壹周發出，報名參會企業或人員足夠多，9:00開場就不至於現場參會人數少。
二、既然想做到9:00準時開場，就應該在會議通知裏考慮大家遲到半個小時的心理，按8:45開場做通知，即使晚個15分鐘，也能做到9點開始。
再就說說高峰論壇“拖堂”壹個多小時的問題，論壇是準備進行壹上午的，也就是9點到12點，“拖堂”壹個多小時，代表13點多才結束，早就過了飯點了，而且簽到的時候，已經給參會者發了自助餐劵，12點壹過，好些個沒吃早飯，已經餓過頭的，必然會被生理需求驅動，早早去餐廳享受自助餐了。那“拖堂”的原因是什麽？
我分析有以下幾個原因：
壹、會議議程設計不合理，壹***三個小時的可利用空間，專題演講/分享就設置了6個以上，還不包括主持人串詞、領導講話等等。
二、關於上壹個問題，議程設置不合理，會前難道沒有認識到，認識到了，但做論壇決策者做了“選擇性忽略”，論壇正式進行的議程其實比預計議程還少了兩個領導講話和壹個專題分享，如果按計劃進行，應該會繼續“拖堂”，那就是14點結束的事情了，如果真如此，也許下面就只剩下嘉賓還候著，但內在裏在狠狠“罵娘”了。
三、在議程設置的時候，決策者有個想法是“先做加法，再做減法”，會議當天看具體情況再做減法，實際上是不現實的，除非論壇演講嘉賓零時有別的安排，無法到會，否則怎麽可能去掉他的環節，都是大咖啊，給他們安排的個人時間不超時就燒高香了。
四、部分參會嘉賓面對自己分享的主題，忘記了或根本不在乎主辦方給安排的20分鐘時限，反正我在前頭分享，不照顧後面的嘉賓，洋洋灑灑，直沖壹個小時走去。
這個問題又怎麽解決呢？想想至少可以做以下幾個努力：
壹、站在全局的角度考慮時間安排，充分考慮主持人串詞時間（20分鐘以上）、嘉賓50%以上“正常拖堂”，那就提前安排夠相對的分享時間，從20分鐘擴展到30分鐘。
二、嚴格控制分享主題總數，不含領導講話，壓縮在4個以內，要精品、要幹貨，比如兩個理論分享，兩個標桿實踐。4個分享，壹個30分鐘，就是120分鐘，兩個小時，加上主持人串詞和領導講話，基本就是三個小時。
三、對超過30分鐘嘉賓做有情提醒，那怎麽做呢，不建議讓主持人中場提醒，不建議因為個別嘉賓超時，壓縮後面嘉賓時間。建議做展板型提示牌，在會議舞臺正對對面的最後面，由工作人員舉牌提醒“還有5分鐘”、“分享時間到”等。
這是對高峰論壇未能準時開始及延遲結束的復盤總結，任何事情都是如此，出問題的原因，主要還是計劃和執行的關鍵先導性環節出了問題，而做好復盤，是下壹次精進的關鍵所在。