修改是對初稿進行審查，予以推敲、調整、核實、刪改、增補，直至定稿的壹種思維活動和行為過程。
初稿，大致可分：雛形式初稿和定局式初稿。
所謂“雛形式初稿”，就是根據提綱，把自己的構思草創成文，通常稱之為“草稿”，它存在著較多較大的“病癥”，需要進行修改的“大手術”，有時甚至需要全部推倒重來。其原因不是自己的認識水平與領導意圖不符，就是寫作水平與自己的願望有著較大的距離。
所謂“定局式初稿”，就是文章材料的處理、安排和對寫作竭力的表述已基本定局，毋需進行“大手術”，只需對存在的疏漏、表述不周等進行推敲、修正和增補。
修改程度，因文而宜，因人而宜。壹切根據寫作的難度和寫作水平而決定。文章修改，實際反映作者思維領域的認識深化和完善。凡寫作高手，都非常重視修改。清代文學家、書畫家鄭燮《詞鈔自序》雲：“為文須千斟萬酌，以求壹是”，講的就是這個道理。“千斟萬酌”，指修改階段的思維活動，“以求壹是”，指的是寫作思維力求達到的完善境地。2.
修改的重點
修改公文主要從主題、觀點、材料、結構、語言五個方面認真推敲。
觀點是否正確：修改文章要註意文稿的基本觀點是否符合客觀規律。如有片面的、絕對化的，務必要糾正。
主題是否明確：壹篇公文在制寫前就必須有十分明確的目的，要說明和解決什麽問題，務必表述清楚。要想檢驗是否明確主題，首先看文稿是否抓住了重點問題，並對針對重點問題做出了明確的回答，全文是否句句段段都圍繞這壹重點問題展開。這是大問題，如果文稿中這方面有問題，壹定要全面認真改稿。其次要註意壹篇公文只能有壹個中心，不能什麽都寫，並列壹起，什麽問題都想壹起解決，這樣會貽誤主要問題的解決。因此，發現這樣的問題要刪去多余的，堅持只在主要問題上下功夫。第三要註意考慮所選材料是否能說明問題，如果材料與主題不符將會鬧笑話，會大大減弱文章的說服力，因此所選材料要典型，否則就必須更換。有了重點問題，有了充分的能說明問題的材料，還要有充分的科學的分析論證，使觀點與材料融為壹體，使材料、事例緊扣觀點，充分論證，觀點鮮明有論有據。
材料是否可靠：公文中的材料必須確鑿，公文不是小說，材料與實際情況必須完全吻合。因為公文中的材料是觀點賴以生存的關鍵，材料不實，觀點站不住腳，文稿也就全軍覆沒了。因此，文稿寫前就必須審查材料的真實、確切程度，寫完後還必須再三審核，否則文筆再精彩，公文也無法產生說服力和權威性。
結構是否清晰：修改公文要註意公文格式是否正確、完整。各文種的不同特點是否抓準確，並在文中體現出來了。除此外還要檢查公文層次是否清楚。是否符合大多數人的思維習慣；段與段的聯系是否緊密；首尾是否照應；過渡是否自然；有沒有重復或與全文中心脫節之處，如有以上結構上問題，必須逐壹改正。
語言是否準確、簡練、流暢：公文語言首先要準確，模棱兩可的公文讓人看了不知所從。因此，在修改時發現有概念含混不清，容易產生歧意的必須修改。比如“免職”不含貶寫成含貶意等。再比如公文中的數量詞要準確，如果把樹的粗細寫成“碗口粗”或“兩抱粗”都不行，必須寫成幾年生的樹，按年輪科學計算。在語言運用上限制要明確，比如“學生會必須支持學生的要求，”對“要求”不加限制這不行，應限制為“合理要求”。其次公文用語要得體，如修改時發現在各文種中出現與該文種口氣、提法、感***彩不適宜，不得體的必須修改，公文語言要樸實，不趕時髦，不濫用修飾語，註意正文。在使用專用名詞、時間、地點、人名、數字時要註意規範，不可以亂用簡稱，比如公文中用“法大”、“民大”都不行，要用“中國政法大學”、“中央民族大學”。“市人大”、“市政協”也應用“北京市人民代表大會”、“北京市政治協商會議”。用到時間的表述務必用“×年×月×日”、“上午×點×分”、“下午×點×分”或以每日24小時計寫作“×日×點”的形式。3.