“聽起來挺有條理的，但我還是不明白。這和時間管理有什麽關系？”蕭薔問道。
“其實這五個步驟對應的是時間管理秘密的五個橫向流程:收集、處理、組織、審核、行動。下面詳細說說這五個橫向的流程。”
“妳為什麽要收藏？這五個步驟是必不可少的嗎？”蕭薔問道。
“是的，在任何情況下，我們在工作中都會經歷這五個階段:
1.收集壹切吸引我們註意力的東西；
2.處理後，確定其本質和解決方案；
3.該組織的結論；
4.把它們列為我們行動的選項；
5.行動。
收集這個環節是‘衣櫃整理法’的第壹步，需要我們收集‘所有吸引我們註意力的東西’。比如妳在專心準備今天下午兩點的會議材料，這是壹件重要而緊急的事情。這時，王先生突然打電話給妳，讓妳聯系供應商，告訴他們支票將於下周壹送到。妳該怎麽辦？立刻做它？不，先記錄在壹張紙上，然後繼續專心準備會議材料。這時，R&D部門的小王找到您，要求您提供壹份新版軟件使用情況的調查報告。妳該怎麽辦？立刻做它？不用了，記錄在剛才那張紙上，然後繼續專心準備會議材料。突然，Outlook彈出壹個對話框，收到壹封新郵件。我該怎麽辦？妳想立即檢查它嗎？不，先記錄在那張紙上，然後繼續專心準備會議材料。剛工作10分鐘，打電話讓妳下周五前拿出新品的銷售策略。妳掛了電話後會馬上準備銷售策略嗎？不，先寫在紙上。20分鐘後，同事在MSN上問妳什麽時候有空壹起打羽毛球。妳回復說妳很忙，然後呢？馬上考慮打羽毛球？不，還在紙上。又過了40分鐘，孫會計過來了，遞給妳上個月營銷費用的明細報表。妳壹收到報告就會研究它嗎？不，把它放在壹邊，同時在那張紙上做筆記。
如果妳碰巧像這樣忙了三個小時，妳的紙應該是這樣的:
收集籃:
1.聯系供應商，支票會在周壹送到。
2.給R&D部門的小王提供壹份新版軟件使用情況的調查報告。
3.檢查郵箱。
4.周五前想出新產品的銷售策略。
5.有空打羽毛球。
6.研究上個月營銷費用的詳細報告。
我們把這張紙叫做‘收集籃’，上面寫的東西叫做‘素材’，這個過程叫做‘收集’。當然，為了說明原理，我列舉了最有代表性的事件，並使用了最簡單的工具。我們以後再談這個。"
“按照我之前的治療方法怎麽樣？”蕭薔心想。
“這妳應該比我更清楚，妳可能:
1.被其他事情打擾後，重要緊急的會議材料就不能按時完成。
2.我在思考銷售策略的時候，被別的事情打斷了，想不下去。
不能事事專心，創造力和執行力大打折扣。
4.被臨時突發事件打擾，不僅影響自己的心情，還會增加壓力和緊張感。
妳在壓力下努力工作，但是工作沒有結束的跡象，所以妳很煩躁，對同事有惡感，向老板抱怨，對工作敷衍了事。隨後，妳的同事、老板、工作也以妳對付他們的方式對付妳，形成惡性循環。
6.立刻處理壹切，結果妳陷入了壹個盲目的陷阱，分不清輕重緩急。"
“妳這麽說，真讓人難過。”蕭薔說。
“工作其實是壹種賺錢的方式。我們賺錢不就是為了更好的生活嗎？為什麽人會因為工作而焦慮，亞健康？比如大衛？艾倫說，我們應該盡力在工作中追求壹種‘寧靜的內心’。在空手道中，“內心安靜”是用來形容準備就緒的狀態。我們可以想象壹下，如果往寂靜的池塘裏扔壹塊石頭，池塘裏的水會有什麽反應。答案是:根據輸入對象的質量和強弱做出相應的反應，然後回歸平靜。池水既不會反應過度，也不會放任自流。當我們進入這種狀態，會發現時間過得很快，感覺自己可以掌控壹切，壹點也不緊張。要達到這種‘內靜’的狀態，需要不斷練習和優化‘衣櫃整理法’。
記住，收藏的關鍵是把“壹切吸引我們註意力的東西”放在“收藏籃”裏，這樣才能清腦，達到“內靜”的境界。
“內心寧靜”的境界是...高，真的很高！”蕭薔壹邊思考壹邊稱贊道。
“我們來談談收集工具的問題。實際上有相當多的工具用於收集，包括紙質工具和數字工具，如:
壹個真正的工作籃或桌面的某個區域作為收藏區
紙質筆記本、筆記、備忘錄
電子備忘錄
錄音設備
電子郵件
具體工作籃:標準的塑料框、木質或金屬編織框最為常見，用於存放紙質材料，如文件、資料、發票、請柬等。
信紙或筆記本:活頁本、螺旋裝訂本、速記本、標準白紙都能很好地捕捉妳的靈感。便利貼的好處是可以貼在妳的辦公區域，隨時提醒自己，而備忘錄和筆記本可以用來做壹些比較系統的事情。
電子筆記本:現在電子產品層出不窮。幾乎所有的手機都支持便利貼和日歷功能，但如果妳打算管理好自己的時間，建議妳使用功能強大的智能手機。
音頻產品:目前，可以使用的產品包括電話答錄機、語音信箱和錄音設備，如數字錄音機或微型錄音機。這些設備可以臨時存儲您需要錄制或處理的音頻信息。使用這個工具最大的好處就是可以很容易的收集妳大腦中的想法，達到幾乎完全同步，但是這需要壹個排序的步驟，所以我們身邊很少有人這麽做。
電子郵件:如果妳通過電子郵件與世界的各個角落保持聯系，那麽妳的電腦中就包含了壹些臨時區域，可以用來保存接收到的信息和文件，供以後瀏覽、閱讀和處理。電子郵件的管理也是壹個大學問題。如果妳能清楚地組織妳的電子郵件，妳的工作也會如此。
關於工具的使用，我們也有以下補充:
1.收集工具越少越好。有人喜歡用紙筆收藏，有人喜歡用手機收藏，有人喜歡用Outlook收藏，這無可厚非，但如果妳同時用紙筆、手機和Outlook收藏，那就是大忌了。要根據自己的情況建立自己的收藏體系。比如我壹直專註於用筆和紙做手機收藏。我手機全鍵盤，輸入很方便。無論是在工作中，在公交車上，還是在朋友家聊天，我都可以隨時記錄下腦子裏的想法。比如我在上班的時候，突然想到老婆讓我晚上回家買點面包。我趕緊寫在手機上，設置了下班提醒，然後繼續工作。就這樣，雖然因為這塊小石頭，我的大腦有過壹陣子的漣漪，但我的大腦很快就恢復了正常的工作狀態。
2.確保在5秒鐘內取出工具。靈感總是稍縱即逝。如果妳不能在5秒內拿出妳的工具，妳需要考慮換壹個收集工具。早上壹到辦公室，我就會拿出我的收集本，上面記錄著昨天工作的完成情況和今天需要完成的工作。簡單瀏覽後，將藏書放在正前方位置，確保觸手可及。然後在這壹天裏，把所有和工作有關的事情都寫在這本集子裏。下班後再瀏覽壹遍今天的工作，把已經完成的從收藏籃裏刪掉。合上收藏籃就可以心情輕松的回家了，呵呵。
3.定期清空這些工具。我不希望我的集郵冊上寫滿了未完成的事情。我的目標是今天完成。工作籃只是壹個臨時存儲。我會在每周五下午回顧壹下自己的收藏籃，把所有不用的東西，做完的東西，送給別人的東西都拿走，空著收藏籃迎接周末。
蕭薔此時已經在按照老付說的做了。在聽老付展示絕活的同時，他在星巴克提供的便利貼上記錄了自己的壹些困惑和對‘衣櫃布置’的想法。看到老付講到了收藏部分，他說:“看來以後我要把收藏籃帶在身邊了，呵呵。怪不得老板總帶著筆，原來那是他的收藏籃，呵呵……”
“這妳就錯了，我們老板不會帶收集器壹起走的。妳可以註意觀察他只有筆沒有紙。妳知道為什麽嗎？他的筆是用來簽名的，不是用來收藏的。呵呵，他的收藏者是他的秘書小張，所有東西都存放在小張那裏。”
“哦，原來如此，請不起秘書只能用紙筆，呵呵。我還想問，我們收集了這麽多亂七八糟的東西，該怎麽辦？”蕭薔問道。
“讓我們舉前面的例子。我們把剛才的募捐籃拿出來。”
收集籃
1.聯系供應商，支票會在周壹送到。
2.給R&D部門的小王提供壹份新版軟件使用情況的調查報告。
3.檢查郵箱。
4.周五前想出新產品的銷售策略。
5.妳什麽時候有空打羽毛球？
6.上月營銷費用明細報告。
“嗯，收藏籃裏已經有很多東西了，但當時為了讓自己的思想保持冷靜和專註，我們甚至不知道它們是什麽。下午2點我們集中精力準備會議資料後，就開始關註收集籃。我們需要在2分鐘內將收集籃中的任務標記為可執行或不可執行。”
收集籃
妳可以聯系供應商並在周壹寄出支票。
可以執行向R&D部門的小王提供軟件新版本的用戶使用報告。
您可以執行信箱檢查。
妳可以在周五之前實施推出新產品的銷售策略
妳什麽時候有空打羽毛球？
無法執行上月的營銷費用明細報告。
“我們處理募捐籃的時候，不是隨意處理的。我們應該遵循以下原則:
處理收集籃的幾個原則
1.從最上面的項目開始。這個原則很重要，做任何事情都要機會均等。動詞‘處理’並不是指‘花時間’，它只是指‘判斷事情的本質，決定下壹步的行動計劃，然後據此處理’。無論如何，妳都要盡自己最大的努力，以最快的速度到達工作籃的底部，不要逃避任何事情。
2.壹次只處理壹件事。這裏還是遵循“腦子裏只有壹件事”的原則，處理完壹件事再處理下壹件事。
3.千萬不要放回收藏籃(強制中斷的事情除外)。當妳第壹次把某樣東西從收藏籃裏拿出來的時候，立刻判斷它的本質和處理方法，千萬不要再把它放回收藏籃，爭取第壹次就做到最好。
回到我們的例子:
1.聯系供應商，支票會在周壹送到。這顯然是可執行的，只要拿起電話。
2.給R&D部門的小王提供壹份新版軟件使用情況的調查報告。寫用戶使用報告是下屬小李的工作，需要委托給他，所以也可以執行。
3.檢查郵箱。看郵件是垃圾郵件，工作郵件，還是淘寶的通知信。這個也可以實現。
4.周五前想出新產品的銷售策略。這是壹項新任務。雖然不能壹下子完成，但是可以進行。
5.有空打羽毛球。現在無法決定什麽時候打羽毛球，只能在有壹天空閑的時候進行。所以這件事暫時無法進行。
6.研究上個月營銷費用的詳細報告。孫會計給妳這份報告不是讓妳執行的，是給妳存檔備查的，所以也不能執行。
我們通常將無法執行的任務分為三類:
1.垃圾:千萬不要做這種事，浪費時間，浪費生命。我通常在收集垃圾時過濾掉垃圾，所以在我們的例子中，沒有壹片垃圾。
2.未來某個時候/也許:比如‘妳什麽時候有空打羽毛球’，這是未來某些條件成熟了才會做的事情。這樣的事情數不勝數:四月份去山東旅遊，整理辦公室，去醫院做鼻炎手術，等等。
3.參考文獻:比如會計給妳，是因為妳有權知道這件事，以後某個時候可能會用到。對待這種事情的正確做法是分類歸檔。"
收集籃
妳可以聯系供應商並在周壹寄出支票。
可以執行向R&D部門的小王提供軟件新版本的用戶使用報告。
可以查看郵箱。
妳可以在周五之前實施推出新產品的銷售策略
將來的某個時候/也許不會。妳什麽時候有空打羽毛球？
引用不能執行上月營銷費用明細報表。
我們可以將事物分為五類:
1.2分鐘能做的事:壹個電話2分鐘就能搞定。對於這樣的事情，我們的行動應該是——馬上去做。
2.需要多個步驟的項目:工作中遇到的大部分任務都需要分解後我們才能執行，比如‘周五前拿出新產品的銷售策略’。妳能立即做它嗎？不，因為妳還不知道該怎麽做。
3.分配給別人的事情:這種事情是我們最喜歡的，因為我們很容易把這只猴子扔給別人，比如‘提供軟件新版本的用戶報告’。妳可以打電話給小李解釋壹下這件事，告訴他必須在下周三之前完成。
4.在特定的時間做什麽:這些事情是我們寫在日歷上的。壹方面，它們可能來自需要多個步驟的事情，因為妳需要今天做壹些，明天做壹些。另壹方面，有些事情需要在特定的時間或環境下完成，比如督促小李下周三提交用戶報告。
5.待辦事項:這些是剩下的常見任務，比如例子中的“檢查電子郵件”。對於這些事情，壹有時間就搞定。現在收集籃應該是這樣的。"
收集籃
2分鐘的任務，可以執行:聯系供應商，並在周壹發送支票。
可以執行的委托任務:向R&D部門的小王提供新版本軟件的用戶使用報告。
待辦事項，可以執行:查看郵箱。
可以實施的多步驟項目:在周五之前想出新產品的銷售策略
將來的某個時候/也許不會:妳什麽時候有空打羽毛球？
引用，無法執行:上月營銷費用明細報告。
“上面提到的‘2分鐘任務’是壹個很有意思的原則:如果是2分鐘內可以完成的事情，請‘立即完成’。例如，發壹封電子郵件，打掃辦公室，整理桌面，給某人打壹個電話，等等。有些人覺得兩分鐘就能完成的事情太簡單了，想什麽時候做就什麽時候做，但往往壹拖再拖，到最後還抱怨‘事情太多了，真煩’。不信妳可以自己做實驗。“兩分鐘原則”就是專門用來處理這些“瑣事”的。
壹般情況下，2分鐘可以讓人放松而不失去理智。這裏說的是“壹般情況”，也就是說，這不是壹個絕對值，就像人的體溫壹樣，是有差異的，沒必要強求。妳可以是2分鐘，1分鐘，甚至30秒。如果真的超出預期，需要根據情況來考慮。比如妳本來計劃打個電話2分鐘，現在超過了，還要繼續嗎？當然啦！如果妳打算在2分鐘內向老板匯報工作，但很遺憾，匯報過程中老板想和妳談另壹個問題，妳還要繼續嗎？當然啦！
妳可能會說，‘我們不是提倡把65，438+0，000%的精力集中在我們正在做的事情上嗎？難道不需要盡量避開破解時間嗎？“為什麽我們會被兩分鐘規則打斷，”原因是如果這個時候不打斷，後面會失去更多。比如妳正在專心寫市場報告的時候，妳老婆打電話進來說:“老公，我們家的水管壞了，妳能找個物業來修壹下嗎？”雖然我很想說‘妳怎麽不自己打電話啊！’但很明顯，這個時候停下來和物業聯系2分鐘，說明問題，預約維修時間，然後回到之前的工作，還是比較簡單的。想法不應該完全失去，應該算是休息。相反，如果妳沒有立刻去做，妳需要打開收集工具，放進妳的時間管理系統，做好提醒，去做。這樣花的時間可能是直接做的好幾倍，得不償失。好了，就這樣。我先說這麽多‘處理’環節，就看妳自己練了。"
“等等，老付，我覺得第壹個環節，也就是‘收藏’環節，很容易實現。我平時也在做類似的事情，但是做的不夠徹底，也沒有意識到把所有吸引我們註意力的東西從大腦中收集起來的重要性，所以經常會覺得手忙腳亂，這個我理解。不過我覺得‘處理’環節有點繁瑣。我要先在收集籃裏寫下是否可以執行，然後需要把可執行的東西分類。有什麽簡單的方法嗎？”蕭薔仔細聽了老付的解釋，指著老付在桌上畫的表格。
“哦，好吧，我可能沒有解釋清楚，判斷是否可以執行，對可執行的東西進行分類，是我腦子裏進行的工作，不需要寫在收集籃裏。記得我前面說過，大腦是用來分析和創造性思維的，那些需要保存的東西都寫在紙上。所以，到目前為止，我們只有壹個收集籃，其他的會被大腦快速處理後寫入其他列表，包括未來時間/也許列表、待辦事項列表、項目列表等。這個我以後再說。
當我提到“列表”時，請註意，我只是指壹組具有相似特征的項目。列表可以是以下三種形式中的任何壹種:
1.文件夾:它包括壹些獨立的記錄，記錄屬於同壹類別的事物。
2.列在壹張有標題的紙上的真實目錄。
3.電子記事本中的軟件程序或詳細目錄:例如，Outlook軟件中的任務模塊或PDA中的列表功能。
壹張帶標題的紙，可以看成:‘收藏籃’，‘未來時間/也許清單’，‘待辦事項清單’。“項目列表”通常使用文件夾將與該項目相關的信息保存在壹起。"
“哦，我明白了。”蕭薔滿意地說。
為什麽越是緊急的事情，我們越容易「肌肉無力」？為什麽明明沒有做該做的事情，心裏卻像壓著壹塊大石頭，就是不能集中精力快速把事情做好？
學習，學習，再學習——相信妳會進步的。所謂“學不會做好”，其實大多數情況下都是“不相信自己能學，學不好”的結果。妳相信嗎？