壹、宴會的基本概念:
什麽是宴會？簡而言之，宴會是指以餐飲為中心的聚會，其特點是將許多人聚集在壹起，采用相同的菜單或自助餐進行聚會活動的特殊活動。
二。可在我店宴會廳舉行的會議形式:
目前，在宴會廳舉行的會議不僅限於晚宴。以下10活動全部由宴會廳服務，可見宴會形式的多樣性。
1.訂婚宴、婚宴；
2、滿月宴、壽宴；
3.團訪、春茶會、尾牙宴(限65438+2月-2月過年)；
4.同學聚會、答謝會、畢業聚餐、慶功宴；
5.新聞發布會；
6.研討會、培訓課程、會員或員工會議、簡報會、新產品發布會和產品展覽；
7.雞尾酒會(如開業酒會、周年酒會、婚宴等。);
8.時裝秀，歌手簽名會；
9.公務宴請；
10，其他(如選美比賽，各種桌遊，簽約儀式等。).
三、宴會的管理形式:
由於宴會形式的不同，有些宴會需要豪華的裝飾和布置，比如婚宴、慶功宴、新聞發布會、各種展覽等等。有的只需要壹般的家具和視聽設備，比如說明會、培訓班等。所以壹般宴會廳的基本裝修通常比較簡單。如遇特殊需要，如婚禮、生日宴會等，需要增加舞臺、紅地毯、鮮花、氣球、燈光、特效、管弦樂、背景等。根據顧客的需要，為宴會營造華麗的氣氛。
四、宴會營銷人員的基本職責:
負責對內與相關部門的溝通協調，對外代表酒店聯系會議、宴會及相關業務，在與老客戶保持良好關系的同時拓展和發展新客戶，通過業務活動和了解市場信息，協助上級制定策略，實現酒店年度計劃和預算收入目標。
動詞 （verb的縮寫）責任和任務；
1，與酒店的客戶群體保持聯系，滿足他們的合理需求；
2.維護與現有客戶的良好關系，同時開發新客戶；
3.推廣酒店現有的宴會產品、設施、場地和服務；
4.整理和歸檔客戶資料，並保持其完整和準確；
5.服從部門主管的指派，在酒店外拜訪客戶，在會議外從事業務或考察會場；
6.負責聯系並協助餐廳在當班時間和其他餐廳營業前進行預訂；
7.負責帶領周邊來訪客人參觀並介紹酒店宴會廳設施，必要時移交上級辦理業務；
8.參加部門定期召開的業務溝通會議，提交每日業務簡報和任何指定會議；
9.跟蹤任何潛在的業務來源，對市場信息保持高度警覺，及時向上級匯報，制定相應的策略；
10.記錄客戶意見和同行評論，並向上級匯報改進；
11，始終保持積極主動的態度迎接客人，註意個人儀容，保持端莊；
12.每周提交重點工作報告，包括已確認的業務和需要跟蹤的業務，每月提交績效報告；
13.按照值班表安排的時間上下班。如遇業務繁忙，人手不足，應靈活調整予以協助；
14，負責填寫宴會預定書，並與客人跟進；
15，對餐廳的宴會廳、餐廳、服務設施設備了如指掌，從而對客戶進行全面的介紹。
壹.宴會和會議的談判:
舉辦宴會時，顧客首先要做的是向自己喜歡的酒店咨詢相關信息。
大概有三種方式:打電話、發傳真和親自來洽談。普通客人的問題無非就是場地的可利用性，宴會和會議的費用，宴會廳的大小，宴會廳能提供的相關儀器設備，菜單的內容，最低消費，場地規劃，訂金以及宴會活動相關廠家信息的獲取。面對這樣的問題，銷售人員必須壹壹向客戶解釋，努力把握每壹個可能的商機。
首先，壹旦知道客戶願意舉辦宴會，銷售人員最好邀請客戶到宴會廳看場地。畢竟客戶通過電話往往無法真正了解宴會廳的實際情況，只是對場地的了解比較模糊。銷售人員再怎麽詳細的介紹場地的完善，客戶也很難理解。因此，盡可能邀請客人到宴會廳進行面對面的講解，銷售人員可以清楚地回答現場設備的問題，這樣不僅可以增加說服力，讓客戶不願意去，而且銷售人員應該考慮上門拜訪。壹般來說，只有75%左右的宴會業務是自己上門的，另外25%必須依靠銷售人員進行促銷活動，積極爭取客戶。
在洽談過程中，負責聯絡的銷售人員必須準備足夠的資料供客戶參考，如場地平面圖、各種菜單的價目表、客人的容量清單、租金清單、設備租賃清單等。咨詢時，客戶首先要了解場地的大小和形狀。即使客戶已經參觀了現場，銷售人員仍然需要準備現場平面圖進行解釋。由於不同的桌子數量和適合不同形式宴會的場地類型不盡相同，宴會廳應配備多種平面圖以滿足客戶需求。
二。宴會和會議的預訂和確認:
如果客戶打算預約宴會，銷售人員應詢問宴會的日期、時間、名稱和性質，以及聯系人的姓名和電話，並以書面形式記下。此外，菜單內容、酒水種類、參加宴會人數、宴會預算、安排方式、客戶付款等也要如實記錄。當然，在預訂環節，銷售人員要把報價單提供給客戶，因為大部分客戶在簽合同後可能會和其他酒店進行價格比較。在任何情況下，銷售人員都應詳細記錄每次與客戶談判的結果，除了存檔備查外，還應正確地將信息傳達給其他相關人員。只有這樣才能保證宴會的成功。
為了方便記錄，預訂宴會所需的所有信息都已包含在宴會談判表中。有了宴會談判表，銷售人員可以立即填寫與客人談判時的所有信息，並選擇客人的要求。宴會通知發到各部門，所有宴會要求就壹目了然了。如果顧客只是臨時訂了壹個宴會，酒店必須對其進行跟蹤，直到顧客下單。如果客戶取消預訂，也要詢問取消宴會的原因，並記錄下來作為日後改進的參考。
通常情況下，除了熟客，所有的宴請和會議都要確認30%的定金。交了定金，就說明宴會場地真的訂好了。否則，如果某個宴會臨時取消，必然會給酒店造成很大的損失。所以酒店有必要提前收取押金，作為另壹種自我保護的方式。此外，如果其他客戶想在最初預訂宴會的客戶付款之前預訂同壹場地，銷售人員應致電先預訂的客戶，詢問他們的意願。如果客戶表示確定要使用場地，必須先交押金，否則會給下壹個想預訂的客戶。如果客戶看中的宴會廳已被預訂，銷售人員不應輕易放棄任何商機，而應積極推薦其他可供選擇的宴會廳或設法說服客人更改宴會日期。只要銷售人員始終保持壹顆溫暖的心，往往能成功促成每壹筆宴會業務。
雖然銷售人員在預訂的時候已經把客戶的所有要求都寫下來了，但是客戶以後可能會變卦還是壹個潛在的問題。所有銷售人員必須在合同中記錄約定的事項，並要求客人簽字，以保護客人和酒店本身的權利。如果客人沒有時間親自去酒店簽合同，銷售人員可以通過書面傳真或郵件的方式將文件發送給客戶，並請客戶簽署確認函，然後傳真或郵件回酒店以示謹慎。簽確認函的時候，酒店壹般會要求30%的定金。有時候銷售人員忘記和客人簽確認信，無緣無故吃了很多虧。因此，為了保證宴會的正常進行，與客人簽訂合同是不可忽視的。
三。宴會及會議接待後續工作要點:
1、宴會、會議跟進人員要在宴會備忘錄或宴會通知上明確列出客戶的每壹個細節要求，以便老板在必要時隨時核對或其他工作人員參與後續工作，不能有錯漏。
2.宴會和會議後續人員的職責是確保宴會和會議的每壹個細節都能滿足客戶的要求。所以宴會開始前要和相關部門保持聯系，確實各部門都明確了宴會要求。
3、宴會、會議後續人員應認真檢查宴會前各項安排的落實情況，如有遺漏、錯誤，需及時通知宴會負責人，進行處理和解決。
4.每個客戶對宴會的要求不同，但總的來說，以下幾點是每次宴會前宴會跟進人員必須跟進的。
a、宴會開始前壹小時，檢查標牌、橫幅和Xi鎮是否已放好，文字是否有錯誤；
b、宴會及會議前壹小時，檢查各種設備及答謝是否正常工作，如燈光設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺及座位號擺放是否正確；
c、宴會及會議前壹小時，檢查各種設備設施是否工作正常，如燈光設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、座位號擺放是否正確；
d、在宴會和會議前壹小時檢查地毯、門、墻壁、廁所和裝飾品是否幹凈；
e、協助餐飲部在宴會及會議開始前壹小時召集相關部門跟進人員開會，說明宴會內容及註意事項，包括人數、宴會形式、服務方式、食品及飲品、參加宴會的重要客人、客人提出的特殊要求，分配具體任務，指定各工作環節的檢查人員；
F.如果需要演出公司和禮儀小姐，要提前檢查演出節目中是否有損害酒店形象的內容，並提前安排他們到場；
g、檢查餐桌上的杯子是否對應飲料，如白酒杯、紅酒杯、汽水杯、啤酒杯；
h、檢查宴會及會議期間專用休息室是否有PA值班，宴會空調是否已提前開啟，溫度是否適宜；
壹、宴會前半小時安排保安協助客人停車；
j、如果是重要的宴會或會議，提前安排藝人到場拍攝；
k、要求客戶宴會及會議負責人提前到達驗貨現場。如果妳不滿意，妳可以
協商修正；
l、告訴宴會和會議的負責人妳會壹直待在宴會上，有需要的話讓他隨時找妳；
四、宴會、會議跟蹤服務:
宴會和會議結束後，負責的銷售人員將親自拜訪或致電客戶表示感謝，並跟蹤客戶對宴會的滿意度和酒店需要改進的地方，以向客戶展示壹種售後服務。如果客戶有很多負面反應，要及時把誤會解釋清楚，但如果情況屬實，可以知道改善方向。如果客人的反應是積極的，可以作為賣點，促進以後的宴會銷售。所有的跟蹤結果都要記錄存檔，作為日後評估改進結果的參考，也可以作為該客戶下次要特別關註的服務咨詢，從而提供更高的服務質量。