分類是歸檔文件的核心，歸檔的質量很大程度上取決於分類方法是否科學合理。近年來，在對機關文件材料歸檔工作的檢查和指導中，筆者發現，這壹直是機關文件和檔案部門之間難以逾越的鴻溝。因此，我想就這個問題談談我個人的看法，以便與同行探討。？
壹、分類和撰寫論文的基本含義
分類是人們認知思維的結果，是認識客觀事物的壹種基本方法。客觀事物都有壹個從少到多、從簡單到復雜的不斷變化發展的過程。當事物發展得越來越復雜時，人們為了更準確地理解和掌握事物的本質，就按照壹個標準或壹個角度來劃分事物。每個類別都從屬於這個東西，從不同方面反映了事物的屬性，類別之和正好等於這個東西。比如按性別可以把人分為男女，按所有制形式可以把企業分為國有企業、集體企業、私營企業、股份制企業、外資企業。根據分類的邏輯規則，按同壹標準分類的類必須互斥，不能相互交叉、重復或包含，下級類之和等於上級類，同壹分類只能使用壹個標準。
在檔案工作中，有很多分類概念，如信息分類、概念(範疇)分類、實體分類、宗族分類、年度分類、組織分類、問題分類等。在這裏，筆者重點闡述的是，在檔案實體分類中，所有案件和年份分類後的組織和問題分類，是根據檔案內容的特點，將檔案劃分為若幹類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎上，將具有相同特征或密切聯系的記錄組放入文件中的過程。這就是文件分類和卷生成的壹般含義。
二，分類與生成試卷的關系
在文書立卷理論中，分類和組卷的方法和原則是不同的，區分起來並不困難。然而，在文件歸檔的實踐中，文件分類和文件歸檔方法所采用的等級、作者、語種、保管期限等分類往往概念模糊，應用不壹致，大大降低了文件的質量。因此，正確理解文件分類與生成試卷的關系非常重要。？
1，分類是生成論文的前提。
首先，分類是檔案管理的基礎。在檔案管理中，除了全族分類、檔案類別分類和年代分類外，檔案還必須分類，因為經過全族分類、類別分類和年代分類後，檔案仍然是壹堆雜亂的材料。此時的結果必然導致檔案內容的混雜，也使得日後檔案的排架、編目等許多工作難以進行，對規範化管理極為不利。其次，分類的範疇是檔案館(室)檢索文件的第壹要素。壹般來說，用戶在查詢文件時，提供的線索往往是某個文件的具體作者或內容或時間或語言的特征，但文件很少直接反映某個文件的具體特征，因為文件是文件的集合，文件只能反映壹組文件的* * *特征而不是某個文件的具體特征。因此，在壹個檔案館(室)中檢索壹個文件的第壹步只能從該文件所屬類別的壹個或幾個文件中找到，也就是說，第壹步是確定該文件所屬的類別，然後在確定的類別中通過其他特征檢索該文件。因此，類別成為檢索文檔的第壹門戶。如果在收集文獻之前沒有明確的類別指揮官，檢索文獻只能是大海撈針。？
2.生成試卷就是在分類的基礎上組合文件，也就是重新分類？
文件按照壹個標準分類後，幾個類別之間應該是平行關系，內容不重疊、不重復、不互相包含。在此基礎上，就可以進入組合文件的過程，壹個班接壹個班的進行。在壹個類內，可以根據文檔作者(級別)、問題、名稱等特征進行組合(重新分類)。，或者結合幾個特點。最後根據保管期限和文件數量，組合成壹冊或壹個班內幾冊。然後依次進行，直到每個類中的文件合並完成。？
可見，分類和組卷本質上是歸檔過程中的兩個步驟，是對文件進行分類和再分類的過程。先分類，這是生成試卷的前提，後分組，這是分類和再分類的延伸。分類重在區分，就是通過演繹把文件分成不同個性的類，組合重在合並，就是通過歸納把* * *的特點組合起來。？
三、生成試卷的原則和方法不要違背分類的原則和方法？
根據分類的邏輯要求，類別之間不能交叉、重復、包含，同壹分類只能使用同壹標準劃分文件。所以在作文的時候，要保證不能違反分類原則。但實際上，備案工作中違規現象隨處可見。例如:
示例1:
XXX局年度(半年度)工作、專項整治工作、反腐敗工作、計劃生育工作總結及計劃(1卷)
XXX局關於計劃生育指標、廉政建設和XXX問題的通知、規定和辦法(第二冊)？
從1和2卷中發現，1卷中的反腐工作和計劃生育工作與2卷中的廉政建設和計劃生育指標分別屬於紀檢監察和衛生，明顯違背了分類不重疊不重復的原則。？
例二:？
* * *中央、國務院直轄市關於禁毒掃黃、農村工作和XX工作的通知和措施(1卷)？
* * *海南省委、省政府關於刑事犯罪、計劃生育、XXX工作的通知和措施(第二冊)？
海口市委市政府關於邊檢、城市規劃和Xxxx工作的通知和措施(第三冊)？
海口XX局(本單位)關於掃黃打非、經費撥付和XXX工作的通知和措施(第四冊)？
從第1卷到第4卷還發現，禁毒掃黃、刑事犯罪、邊檢掃黃、非法出版物屬於同壹政法類，但分別組合在4個檔案中，也犯了例1的錯誤。？
上述兩種情況下問題的重疊和重復，關鍵在於沒有明確的分類思路，在同壹個分類中采用了兩種標準。示例1，按問題和文件名分類。例2，既有問題，也有作者。其相似之處在於，將論文組成方法中的體裁和作者特征作為另壹部分文件分類的標準，將文件的名稱即摘要、計劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另壹部分文件分類的標準。這就違背了原本的邏輯要求，即整個文檔要按照壹個標準，也就是問題標準進行分類。不知道按體裁或作者特征生成論文的方法只能在同壹類別(問題)生成論文時使用，不能跨類別。我不理解組卷只能以分類為依據的要求，所以直接把第二步組卷的方法套用到第壹步的分類方法上，會導致文件內容的重復和交叉，最終導致檢索文件的繁瑣和遺漏。
第四，優先上課，兼顧他人
實踐中經常出現這種情況，即有的單位文件數量少但內容多，同時保存期限不同。按照分類的理論，首先要把檔案分成類別，然後根據每個類別下的檔案的特點把檔案組合起來。這個時候，該類別中的文件必然很少，甚至很難形成壹個文件。如果先管保管期限，卷內文件的內容會很復雜，比如？
例3:？
XXX局1997年目標責任制、人事任免工作總結及通知(永久)(1卷)？
XXX局關於1997年半年度目標責任制、人事任免、XXX問題的總結及通知(長期)(第二冊)？
XXX局1997年3月目標責任制工作總結、人員安排及XXX問題的通知(短期)(第3卷)
這種文件從正確劃分保管期限和便於以後的文件管理的角度來看無疑是正確的，但從利用的角度來看，並不能達到快速檢索文件的目的。我們知道，評估應用質量有三個標準:速度、準確性和完整性。從上述檔案來看，如果用戶要查找某年某局目標責任制落實情況或人事任免的文件，提供利用的人員只能檢索全部檔案，以保證檢索到用戶需要的檔案，也容易切斷壹組檔案之間的必然聯系。歸檔後，要找某個文件或某個文檔，就得看所有的檔案。我認為備案的目的並沒有真正達到，甚至可以說與備案的目的背道而馳。對於這種實際情況，備案時嚴格區分保存期是沒有意義的。比如，嚴格按照保管計劃表的規定，將壹個單位有關任免、獎懲的文件分為永久、長期或短期是不現實的。因為以後用戶查詢檔案時壹般會說查任免文件，而不會說是永久、長期或短期的人事任免文件。檔案使用者壹般很難判斷任免文件是永久的、長期的還是短期的，尤其是長期檔案。他只能判斷任免文件屬於事業單位人事任免檔案。因此，從方便的角度出發，將所有相同或相似的二、三類的記錄組歸入壹卷為宜。即使個別檔案保管期限較短，也只能采取“就高不就低”的原則，保證同類檔案不散，只有有利於快速、準確、完整的檢索利用，才能適當照顧其他特點。否則就失去了備案的意義。
因此，分類是整個歸檔工作的核心，是歸檔成敗的關鍵。只有明確先分類後組卷的指導思想，正確處理分類和組卷方法的具體應用，檔案質量才能經得起提供和使用的檢驗。