自動回復和閱讀回執，包括信紙，都在給閱讀妳郵件的人制造不必要的麻煩。
1，什麽情況下用郵箱？
與電話相比，電子郵件的優勢在於我們可以反復閱讀這些文字，並且信件也可以作為溝通的證據。
但是對方的回復可快可慢，不回復也沒辦法。所以，最好打個電話，或者用郵件打個電話。
2、收件人、抄送、密件抄送(收件人、抄送、密件抄送)
郵件和短信最大的區別是什麽？
手機短信只有文字，沒有標題信息。郵件在正文前面，有發件人、收件人、抄送、密件抄送等壹堆字段。這些都是幹什麽用的？
來往大家都知道，就不說了。抄送和密件抄送對象也會收到信件。
Cc，中文翻譯成cc，顧名思義，這封信不是寫給妳的。抄下來給妳看看，意思是告知。cc這個縮寫其實來自於carboncopy。什麽是復寫本？過去，沒有復印機。如果人們想寫同壹封信的兩份副本呢？用復寫紙吧？大概就是carboncopy的意思吧。
密件抄送呢？中文翻譯是盲目的復寫。收件人可以看到這封信是誰要抄送，但看不到密件抄送的對象。
怎麽用to，cc，bcc？舉個例子:比如我想追壹個女生，發壹封信問她同意不同意(這只是個例子，根據前面的討論，郵件顯然不適合這個場合)。同時有另壹個女生追我，我不跟；還有壹個哥哥，躲在幕後幫我策劃，是我的參謀。在這種場合，我應該是對的人，因為這封信是要求她采取行動的(告訴我妳從來沒有遵循)；然後我想讓cc給追我的女生，因為她不需要采取行動，但是我想通知她這件事；最後，我希望密件抄送給我的兄弟，首席策略師，因為我當然希望他知道這件事，同時我也不能讓收件人知道他的存在。
把to、cc、bcc、bcc用好，可以省很多話，明眼人壹看就知道發件人的意圖。
3、回復全部，轉發(回復全部，轉發)
我收到了壹封帶有回復和回復全部選項的信。“回復”會將回復發送給發件人，而“回復所有人”會將回復發送給發件人、收件人、抄送人和抄送人。
這是壹個非常方便和靈敏的功能。有些人的名單上有幾十甚至幾百人。妳的回答與他們每個人都相關嗎？或者說，他們都想聽聽妳的意見？如果沒有，請不要全部回復。我見過壹些組織，給幾十個人的信，和四五個人不停地聊天，回復所有人。其實他們是在幾十個人的郵箱裏聊天。設身處地為他人著想。並非每個人的收件箱中都只有來自貴公司的信件。不是每個人都像妳們壹樣喜歡把郵箱變成bbs。在妳確定所有人都接受這種行為之前，請不要這樣做！
另壹方面，如果妳想同時給幾十個甚至幾百個人發信，妳可以把這些人都放在密件抄送名單裏，然後在信的正文開頭，寫清楚抄送給誰。這樣，喜歡replyto all的人就不怕了，因為密件抄送列表不會呈現給收件人，他只能回復妳。
轉發的功能是將郵件(包括其附件)轉發給他人。但是在使用fwd的時候，妳也要註意原發件人是否不希望這封信的內容被妳要轉發的人知道，所以從誠信和專業的角度來說，妳不要把信轉發給第三方。
4.標題(主題)
郵件的標題非常重要，不僅因為它是收信人對信件內容的第壹印象，還因為壹兩個月後，收信人如果想找壹封關於某件事的舊信，他會先從搜索/分類標題開始。
設身處地為他人著想。不是每個人的郵箱裏都有這麽少的信。有些人通過郵件跟蹤和整理工作。有的朋友寫信忘了寫標題，有的朋友記得給誰寫信說了新的東西，又懶得再寫信去找通訊錄，就直接回復了上次給妳發的壹封信。這是壹個非常不好的習慣。壹個標題，就像bbs上的主題建築壹樣，必須是獻給建築的。
寫標題的時候也要註意對自己郵件的重要性做出判斷，並加以識別(在Outlook中，重要性高的郵件是感嘆號，重要性低的郵件是向下的箭頭)。這樣做的目的是讓收信人知道這封信的優先級，在他有很多郵件要處理的時候，可以幫助他提高效率。
5.文本
對文字的要求是三點:語言恰當，內容明確，冷靜。
適當的語言，比如向素未謀面的兄弟姐妹求助，首先要寒暄幾句，贊美對方的口碑，然後切入正題，最後問對方是否有空幫忙。如果妳只是說有這種事，做還是不做，如果妳想決定去做，那就抓緊時間。以後再告訴妳，不太合適。
事情復雜的時候，內容壹定要寫清楚。這不是小說。可以分為小節和文章。盡量不要把很多字寫在壹起。
保持冷靜是什麽意思？在妳的工作和生活中，會有很多讓妳不開心的人和事。帶著這種不開心的心情，妳可能會直接回壹封態度不好的信。這樣的事情發生後，有90%的幾率第二天妳會後悔再看這封信。我昨天怎麽能那樣說話？！最重要的是，郵件可以省，這樣的信可能會給妳帶來不必要的煩惱。
我記得GE關於電子郵件的壹個指示說，發信前閉上眼睛，好好想想。如果這封信第二天刊登在《紐約時報》的頭版，妳會覺得尷尬嗎？如果有，請不要發。
還應註意文本的格式。例如，在商務郵件交流中，它需要更加正式。全文盡量不要使用兩種以上字體和兩種以上顏色，段落清晰詳細。
6.簽名文件
這個東西我過去沒關註，但還是有用的。首先在簽名文件裏寫上妳的名字，公司，頭銜，聯系方式，這樣可以告訴對方妳是誰。有了它，妳可以在妳的文本中少寫壹兩段。另外，在簽名文件上寫壹個有特色的句子，可以幫助收件人對發件人產生印象。
7.應該給附件壹個正確的文件名。別人下載後，沒必要再給它起別的名字。
8.盡量不要使用有背景的信紙，以節省帶寬，正常收藏的圖片默認不顯示。
我們轉到壹篇文章:如何通過郵件更有效地溝通，也明確了使用郵件時應該註意的壹些問題。原文地址:月光博客
電子郵件有許多用途，如聯系業務、親戚朋友之間的交流等。然而，作為工作場所的商務交流，電子郵件提供了許多便利，也帶來了許多風險。在所有的溝通方式中，電子郵件是最難控制的，也是最容易到達妳不想傳遞的對象。如何在企業中利用好電子郵件，也是人們經常感到困惑的問題。下面是我們企業和部門的壹些標準化的郵件溝通技巧，相信這些技巧也適用於其他企業。
壹.郵件格式
1，郵件壹定要標註標題，很多人都是通過標題來決定是否繼續詳細閱讀信的內容。另外，郵件標題要盡量描述性強，或者與內容相關的主旨，讓人壹看就知道，這樣對方就能很快理解並記住。
2.如果不是經常交流的對象，記得寫郵件稱呼對方，以示禮貌，引起主要收件人的註意。
3.收件人應盡可能使用中文全名，避免只顯示個人電子郵件帳戶。
二、哪些東西需要郵寄？
1，官方工作報告；
2、口頭表達中難以簡單解釋清楚的事項；
3.知識推薦和信息傳遞；
4.其他不具備會議和交流條件的交流內容；
結論:如果可以通過口頭溝通解決，盡量不要用郵件。
第三，郵件傳遞對象
1.尋求跨部門支持的電子郵件壹般會發送給尋求支持的人，並抄送給他的直接上級；同時，抄送本部門的直接上級；這樣往往能得到支持部門更好的支持；
2.項目通知郵件主要發送給項目組成員，並抄送給項目組成員的直接上級和主要領導；
3.工作計劃發送給誰，經理的工作計劃主要發送給工作計劃的交付對象，抄送直接上級、間接上級和部門內相關經理。為保持部門內部計劃的外部壹致性，原則上跨部門只能溝通壹個內部計劃，特殊情況可根據需要處理。
選擇郵件發送對象時避免以下現象。
1.在外部溝通中，壹般溝通不重要，以免給直接和間接經理都發郵件副本通知；
2.避免將同壹話題的討論內容重復發送給所有收件人和抄送人，改用當面直接溝通。
3.避免將詳細的討論意見發給公司高層，尤其是對高層無法深入理解的業務細節進行判斷。
第四，郵件通信支持
1.如果妳在發送郵件時對內容、措辭和發件人有任何疑問，可以向妳的直接上級尋求溝通支持；
2.如果溝通中出現意見分歧，溝通雙方應首先設身處地，盡量通過面對面溝通或電話溝通的方式解決分歧；
3.發揮個人主動性，避免把壹般的溝通工作交給上級(降低溝通效率)；
動詞 （verb的縮寫）電子郵件內容
1.如果有附件，盡量在郵件正文中總結附件的內容，避免收件人只有逐個打開附件才能知道溝通事項；
2.控制郵件正文的字數，保證郵件正文層次清晰，內容明確，避免長篇大論。
六、溝通確認與反饋
1.對於重要的溝通事項，最好在發送郵件後給對方打電話引起註意；
2、重要會議通知，提醒與會人員開會時間；
3.如果壹封重要的郵件發出後石沈大海，不壹定是對方不重視。再次嘗試提醒；
每個人都會遇到溝通無效的情況。沒有有效的溝通，很多工作都會很難。希望以上分享能讓溝通更容易，上壹層樓就能工作進去！也歡迎大家分享個人的工作交流經驗。
最後，總結壹下使用電子郵件的基本禮儀規範:
關於主題
電子郵件和信紙的主要區別是概述主題。在主題欄中用短短幾個字概括整封郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.千萬不要把標題留空，這樣最沒禮貌。
2.標題要短，不要長。
3.郵件最好是從* *開始寫，讓對方壹眼就能看到，便於保存，時間也不用註明，因為壹般郵件會自動生成，寫起來比較繁瑣。
4.標題要真實地反映文章的內容和重要性，避免使用模糊不清的標題，如“出自王老師”。不要使用沒有實際內容的隨機話題，比如“嘿！”或者“拿去！”
壹封信盡量只圍繞壹個主題，不要壹封信講很多東西，方便以後整理。
6.使用大寫字母或特殊字符(如“*！”)酌情。)來突出標題，引起收信人的註意，但要適度，尤其不要隨便用“急”字。
7.回復對方郵件的時候，要根據回復的內容改標題，不要壹堆再壹堆。
8.最重要的是，主題不能有錯別字或不壹致。永遠不要只檢查文本，卻忘記在發送之前檢查主題。
論稱呼和問候
1.恰當地稱呼收件人，然後拿起天平。
在郵件的開頭寫上收件人的地址。這不僅是禮貌，也是明確提醒壹個收件人，這封郵件是給他的，要求他給予必要的回復；在有多個收件人的情況下，您可以發送給所有人。
如果對方有職務，要按職務稱呼對方，如“X經理”；如果不清楚自己的職位，就照常稱呼“X先生”、“X小姐”，但要先確定自己的性別。
不熟的人不要直接稱呼自己的英文名，也不要稱呼比自己級別高的人。直呼每個人的全名也是不禮貌的。不要用“親愛的xxx”讓大家看著眼熟。
關於格式，標題是第壹行。
2.郵件的開頭和結尾最好都有問候語。
最簡單的方法是開頭寫壹個“HI”，中文寫壹個“hello”或“妳好”，開頭的問候語是寫在兩個空格裏。
在結尾，用中文寫“最誠摯的問候”和“祝妳好運”是很常見的。如果妳是長輩，妳應該用“問候”。註意，在非常正式的場合，應該完全使用標準的信函格式。“祝願”和“真誠”是下壹行末尾或新行開頭的兩個空格，而“順利”和“敬禮”寫在新行的最上面。
俗話說“有禮貌不奇怪”。有禮貌總是好的。即使郵件中有不對的地方，對方也能坦然對待。
附件
1.如果電子郵件有附件，應該提示收件人檢查文本中的附件。
2.附件文件要用有意義的名字命名，最好能概括附件的內容，便於收件人下載後管理。
3.正文應簡要說明附件的內容，尤其是當有多個附件時。
4.附件數量不應超過4個。當數量很大時，應該打包壓縮成壹個文件。
5.如果附件是特殊格式的文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。