1.按照樓上的做法，通知用短信或郵件發出後，再打電話和參會人員確認，確保及時通知到每個人。
2.提醒與會者在第二天開會前30分鐘參加會議。
3.準備相關會議用品。前壹天，為了測試投影、電腦和其他可能用到的工具是否工作正常。並在會議室門上貼了壹張紙條:明天這個會議室什麽時候開會？
4.發完通知，落實到人，會前通知，設備測試，首先這個會議是什麽性質的？總統的話題是什麽？然後把這個話題相關的信息發給與會者參考，提高會議效率。
5.會議期間做好詳細的會議記錄(如果允許的話做好錄音備份)。
6.送紀要——除了之前的準備，會後整理會議紀要(錄音)給總經理。然後問總經理是發給參加會議的人還是其他人。
7、責任——將會上確定的任務，壹對壹落實到相關責任人，然後由各方確認，形成書面備忘錄。給總經理和雙方各壹份。並定期跟蹤各項任務的完成情況並及時向總經理匯報。
8.流程——把以上流程做成標準的“會議”流程，讓任何壹個秘書都能按照這個流程把會議服務的結果做成九段，形成不依賴任何人的會議服務體系！
以上不同層次，根據自己的情況，看走哪壹步。希望能幫到妳！