第壹步:在Excel表格中輸入人員列表信息，然後保存並關閉該Excel文件。
第二步:打開準備好的Word邀請函模板。
第三步:點擊“郵件”選項卡“開始郵件合並”功能組中的“選擇收件人”下拉按鈕，從下拉列表中選擇“使用現有列表”，彈出“選擇數據源”對話框，然後選擇剛才“人員列表”的Excel工作表，點擊“打開”。
第四步:將光標定位在Word文檔中需要插入信息的位置，在郵件選項卡的書寫和插入字段功能組中點擊插入合並字段下拉按鈕，在下拉列表中選擇相應的信息。在這種情況下，選擇名稱，單擊插入按鈕，然後關閉插入合並域對話框。此時，插入的字段標記將出現在文檔中的相應位置。
第5步:在“郵件”選項卡的“寫入和插入字段”組中，單擊“規則”下拉列表中的“如果…則…否則…”命令，打開“插入字段”對話框。
在域名下拉列表框中選擇性別，在比較條件下拉列表框中選擇等於，在比較對象文本框中輸入男性，在插入此文本框中輸入Mr，在否則插入此文本框中輸入Ms，然後單擊確定。
第六步:在“郵件”選項卡的“完成”功能組中點擊“完成並合並”下拉按鈕，在下拉列表中點擊“編輯單個文檔……”，彈出“合並到新文檔”對話框。選擇“全部”並點擊“確定”。此時，壹個名為“Letter 1.docx”的新文檔將被合並到壹個新窗口中，“Letter 1”包含所有人員的邀請信息。