為完善公司行政管理機制，建立規範的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司行政工作有章可循，特制定本制度。
文件收發規定
第壹，公司的文件由綜合部起草，總經理簽字。
業務文件由相關部門起草，副總經理審核、簽發。
對於機密文件，審核人應註明“秘密”二字，並確定提交範圍。秘密文件應由專人按照保密規定打印和提交。
二、對已簽發的文件進行核稿登記，並按不同類別編號，按規定印制。
文件應由起草人校對，經審核後方可復印蓋章。
三、公司文件由綜合部提交。發送人應明確登記文件內容、提交日期、部門、接收人等事項，並報告提交結果。
秘密文件應由專門人員按批準的範圍提交。
四、原始憑證由綜合科存檔。
五、外來文件由綜合科負責簽收，並在接收當天填寫閱報單，根據領導指示的要求轉送有關部門，做好文件的閱報工作；如果情況緊急，應在接通後立即提交。
六、公文閱辦部門或個人，對公文閱辦要求，應在三天內辦結，並將辦理情況反饋給辦公廳。三日內不能完成的，應當向辦公室說明理由。
印章管理規定
第壹章總則
第壹條印章是公司在經營管理活動中行使職權的重要文件和工具。印章的管理關系到公司的正常經營管理活動，甚至影響到公司的生存和發展。為了防止不必要的事件發生，維護公司利益，特制定本辦法。
第二條貿易公司授權綜合部負責保管和使用海藥集團中藥貿易有限公司印章、公司法印章、流通事業部、臨床事業部、OTC事業部的印章；業務部負責保管和使用“業務部”、“合同專用章”1-3”和“發票號專用章”1-3";財務部負責保管和使用“財務部”、“海藥集團中藥貿易有限公司財務專用章”和“公司名稱章”；招商部負責保管和使用“海藥集團中醫藥貿易有限公司招商部”印章；質量管理部負責使用和保管“海藥集團中藥貿易有限公司質量管理部”印章和“質量管理驗收印章編號”1-4";儲運部負責“海藥集團中藥貿易有限公司儲運部”、“發貨專用章”、“發貨專用章”印章的保管和使用；
第二章印章的收集和保存
第三條貿易公司的各類印章應由各崗位專人按其職權負責收集和保管。
第四條保管人必須妥善保管印章，不得轉借他人。
第五條貿易公司應建立印章管理卡，專人負責印章的領用和歸還。
第六條員工離職時，印章的持有應作為交接工作的壹部分。員工持有公司印章的，在辦理離職手續前，必須辦理歸還印章手續。
第三章印章的使用
第七條貿易公司各級人員如需使用印章，必須按要求填寫印章使用單，並連同需蓋章的文件逐級上報公司主管經理。審核通過後才能提交給印章保管人蓋章。
第八條印章保管人應當對文件內容和《印章使用單》上的簽名進行核對，核對無誤後方可蓋章。
第十條審查過程中被駁回的，應當退回該文件。
第十壹條法律等重要事項需要使用印章的，由集團公司法律事務中心按照有關規定審核簽字。
第十二條業務人員根據日常權限和日常工作內容自行使用“發票專用章”，無需履行上述程序。
第十三條印章印制後，印章使用單由印章保管人保管，作為印章使用憑證，並定期整理歸檔。
第十四條業務人員因工作需要攜帶空白合同的，合同專用章保管人可提前將公司印制的空白合同蓋章後交給業務人員使用，但必須辦理合同領取手續，並要求在合同簽訂後立即交回存根，存檔備查。
第十五條印章原則上不得帶出公司。因工作確需將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，註明事項，經公司總經理批準，由兩人或兩人以上攜帶使用。
第四章責任
第十六條印章保管人員必須妥善保管印章，如有遺失，應及時向公司領導報告。
第十七條任何人必須嚴格按照本辦法規定的程序使用印章，未經本辦法規定的程序不得使用。
第十八條印章保管人應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司機密。
第十九條違反本辦法規定，給公司造成損失的，給予行政處分；造成嚴重損失或者情節嚴重的，移送有關機關處理。
辦公用品采購和領取規定
1.公司各部門所需辦公用品由各部門於上月22日前整理匯總，填寫《* * * *部門辦公用品需求計劃》，經主管經理審核後提交綜合部，報總經理批準後采購。
二、各部門上報需采購的辦公用品，統壹到綜合部領用，並辦理領用手續。
3.擬購置的大型辦公設備的使用，由總經理審核，報董事長批準。
4.各部門使用的專用表格等印刷資料，由各部門自行格式化，按規定報主管經理批準，由中藥公司印刷公司印制。
五、辦公用品只能用於辦公，不得挪作他用或私用。
六、個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和轉借，工作調動時，必須辦理交接手續，如有丟失，要照價賠償。
七、全體員工應勤儉節約，杜絕浪費，努力減少辦公費用。
電話使用規定
1.公司為各部門提供的電話供工作使用，不得用於私人用途；
第二，各工廠之間的內部聯系應使用內部號碼，結合網絡等其他聯系方式以節約成本；
三、電話應由專人保管，定期清理，不得被其他部門人員借用；
公司考勤系統
1.為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
二、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上班，不遲到，不早退，工作時間內不得擅自離崗。外出辦理業務前，必須征得部門負責人的同意。
3.周壹至周五為工作日，周六、周日為休息日。因工作需要加班的，由各部門負責人安排，節假日值班由集團公司安排。
第四，嚴格請假和銷假制度。員工在1天內(含1天)因私事請假的，由部門負責人批準；1天，副總經理審批。副總經理和部門負責人的休假應由總經理批準。請假的員工會在完成工作後向審批人取消請假。未經批準擅自離職者，按曠工處理。
5.工作時間開始後5分鐘至30分鐘內到達工作崗位的，按遲到論處；超過30分鐘者，按曠工半天處罰。提前30分鐘內下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠工半天處罰。以指紋考勤為準。
六、1月遲到、早退累計三次，扣5天基本工資；累計3次以上5次以下的，扣除基本工資10天；累計5次以上不滿10次的，扣除當月15天的基本工資；累計超過10次的，扣除當月基本工資。
七、曠工半天，發當天的基本工資、底薪和獎金；每月曠工1天的，扣除5天基本工資、效益工資、獎金，給予警告處分；每月曠工2天，扣10天基本工資、效益工資、獎金，記過1次；壹個月曠工3天，扣除當月基本工資、效益工資、獎金，記大過1次；每月曠工3天以上6天以下的，扣除當月基本工資、效益工資和獎金，留用察看，從第二個月起發放基本工資；每月曠工超過6天(含6天)者，予以辭退。
八、工作時間內，禁止打牌、下棋、與他人聊天及做與工作無關的事情。違反者按當日曠工1天處理；當月累計2次的，按曠工2天處理；當月累計3次的，按曠工3天處理。
九、參加公司組織的會議、培訓、學習、考試或其他團隊活動，如有事請假，必須提前向組織者或領導請假。在規定時間內未到崗或早退者，按本制度第五、六、七條規定處理；未經批準不參加者，視為曠工，按本制度第七條規定處理。
10.員工按規定享受探親假、婚假、產假、產假時，須持相關證明材料報主管經理批準；未獲批準者，按曠工處理。病假期間只給員工發基本工資。
十壹、員工考勤，由各部門負責人監督檢查，各部門負責人要公正考勤，認真負責。如有弄虛作假，包庇遲到、早退或曠工的員工，壹經查實，對員工加倍處罰。凡按本制度第五、六、七條規定處理的員工，取消本年度先進個人的評比資格。
檔案管理系統
壹是嚴格執行黨和國家的保密安全制度，確保檔案、文件的保密安全。
2.各部室應於每年1月底向集團公司檔案室移交上壹年度的文件、檔案，並履行清理手續。
三、各部門應明確檔案負責人，檔案負責人(檔案員)全面負責本部門檔案的收集、歸檔、保管、借閱和利用工作。
四、歸檔資料必須符合以下要求:
(1)完整的文件和資料；
(2)根據文件內容整理、歸檔；
(3)根據檔案內容的歷史關系，區分保存價值，分類、整理、歸檔，檔案標題簡明準確，便於保管和利用。
五、檔案借閱需履行登記和簽字手續，重要資料借閱需請示分管領導。
六、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮和防高溫工作，並定期檢查檔案保管工作。
安全管理系統
為保守公司秘密，維護公司利益，特制定本制度。
1.所有員工都有義務保守公司秘密。在對外交流合作中，壹定要特別註意不要泄露公司機密，更不要出賣。
第二，公司秘密是關系到公司發展和利益，在壹定時間內只為壹定範圍的員工所知的事項。公司秘密包括以下秘密事項:
1，公司業務發展決策中的秘密事項；
2.人事決策中的秘密事項；
3.銷售政策；
4.銷售協議；
5.重要合同、客戶和合作渠道；
6.公司非公開財務信息及銀行賬號；
7.董事會或總經理認為應當保密的其他事項。
3.屬於公司秘密的文件和資料應標明“秘密”字樣，由專人打印、發送、接收、傳遞和保管。未經批準，不得復制或摘抄秘密文件和資料。
四、公司秘密應根據需要，限於壹定範圍的員工接觸。未經批準，接觸公司機密的員工不得向他人透露。不接觸公司機密的員工不允許打聽公司機密。
5.持有人必須妥善保管含有公司秘密事項的工作底稿。如有遺失，必須立即掛失，並采取補救措施。
六、對保守公司秘密或防止泄密者，給予表彰和獎勵。
違反本規定，故意或過失泄露公司秘密的，根據情節和危害後果，給予行政處分或經濟處罰，直至開除出公司。
七、檔案館、機房等保密場所，非工作人員不得隨便進入；工作人員不能隨便帶人進來。
八、辦公室應定期檢查各部門的保密工作。
安全系統
為維護正常工作秩序，確保財產安全，特制定本制度。
壹、安全工作，要認真落實責任制。總經理是公司安全的第壹責任人，要把安全工作擺上議事日程，進行研究部署，對公司的安全工作負全責。
二、成立以總經理為組長，副總經理為副組長，各部門負責人為成員的安全工作領導小組，定期檢查安全工作，發現問題及時采取措施解決。
三、根據實際需要，綜合部主任為兼職安全員，負責安全工作，切實承擔安全責任。
四、落實防火措施，設置消火栓，不得挪作他用，專人應定期檢查消火栓是否完好；配備各種滅火器，滅火藥物應在規定期限內更換；消防通道必須保持暢通，禁止堆放任何東西堵塞消防通道。
五、特別註意安全用電:
1，對磨損、不符合規範的電線、電器要及時更換；
2.嚴禁私自接電源和擅自使用附加電器，不準在辦公室使用電爐；
3.嚴禁吸煙和明火。
六、實施防盜措施:
1、財務室應安裝防盜門窗和自動報警器，下班時應接通報警器電源；
2.重要部門的房間應設置防盜門窗，辦公室無人時應關閉門窗和燈光；
3、公司財產不得隨便放置，重要文件和貴重物品必須上鎖；
4.車輛停放時應采取必要的防盜措施。
七、安全人員要有高度的責任心，經常檢查和督促安全措施的落實，發現問題，及時消除隱患。因工作不負責任造成事故的，追究責任；情節嚴重構成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任。
八、所有員工都有義務遵守本制度和有關安全規定。凡違反規定造成事故的，要追究責任；情節嚴重構成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任。
車輛管理系統
第壹，公司車輛由綜合部管理調度。各部門使用的公務用車，首先由部門負責人向綜合部提出申請，說明用車原因、地點、時間，綜合部將根據需要統籌安排調度車輛。
二、車輛的使用按照先上級，後下級；先急的事情，再壹般的事情；先滿足工作任務、接待任務，原則上再安排其他事情。
第三，其他單位借用汽車，必須經總經理批準才能安排。
四、車輛行駛實行專車、包車收費。
五、下班或節假日後車輛必須停放在公司指定的倉庫，並采取必要的防盜措施。
六、車輛油料及維護由安全運輸管理中心負責管理和維護。
十、車輛加油必須經公司領導批準，否則不予報銷。
十壹、司機不準向他人出售燃油和贈送燃油，如有發現，視為貪汙。
十二、車輛的有關文件和資料應由駕駛員妥善保管。
健康管理系統
為創造舒適、美觀、整潔的工作環境，樹立公司的良好形象，特制定本制度。
1.衛生管理的範圍包括公司各部門的辦公室、會議室、機房、衛生間、走廊、門窗及其設施的衛生。
二、衛生清潔的標準是:門窗(玻璃、窗臺、窗欞)無浮塵；地面無汙垢、汙水、浮土；四周墻壁及其附件和裝飾物無蜘蛛網和浮塵；照明燈、電風扇無浮塵；書櫃、鏡子上無浮塵、汙漬，書櫃、文件櫃內各種圖書資料擺放整齊，無灰塵，櫃頂無亂丟雜物；書桌無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹水垢；桌椅擺放要正確，各種座套要幹凈整潔；微電腦、打印機等設備維護良好，無灰塵、浮土；衛生間洗臉盆臺面、墻面、地面、小便器幹凈，無雜物，無異味。
三、清理實行部門負責制，部門負責人負責。每個部門負責辦公室的日常清潔。公共* * *區的衛生清掃由責任人負責，詳見值班表。
四、責任區每周清掃壹次，每日清掃每月由綜合衛生科領導檢查評比。
五、各部門應認真對待衛生清潔和衛生檢查評比，積極做好衛生清潔工作，不得因衛生清潔不達標而影響公司整體得分。
六、衛生檢查評比結果累計存檔匯總，列入年終考評第壹樹。