行政會議接待，Rukia's Manual
壹、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。
註意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。
b.註意措辭：壹般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前壹天確認。
二、確定接待責任部門，明確責任人：
責任人需要全程負責接待任務，壹般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求後，向領導（接待責任人）進行請示，並請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。
三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前壹天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，並在會前提前調試媒體設備!
四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，並交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過後，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，並提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員註意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別註意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座後倒水（註意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。
5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程
七、會後工作：
1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會後報道。
4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。