塔河日常辦公自動化分系統的前臺功能大多為瀏覽查詢操作，是辦公信息管理的最終展示，核心功能模塊主要運行在後臺服務器中，是對前臺功能的支持，這裏主要介紹信息管理、個人辦公、車輛管理、用戶角色權限控制、收發文管理圖片庫以及協同辦公等核心功能模塊的管理流程及實現。
(壹)收發文管理
收發文管理主要是塔管局辦公室常用的壹個功能模塊，它以辦公室為核心，涉及塔管局的所有科室。收文和發文管理主要收錄文件概要信息以及收發文單位、時間等要素，便於塔管局相關處室和員工查閱。
在收發文管理中需要設置查閱權限，因為某些文件的傳達是有保密限制的，不可能全員查閱。在這裏為了便於特殊情況的傳達，權限設置直接定位到人，選定的用戶名稱集合將存儲在收文管理表中，當用戶登錄時如果該用戶名稱出現在權限字段中，則將包含該用戶名稱的所有文件生成列表清單，供用戶瀏覽查閱文件梗概。收文管理流程如圖7－15所示。
圖7－15 收文管理流程圖
在發文中主要的功能是文件編輯和套紅，系統開發了功能強大的編輯器，具有類似Word的功能，在文件編輯完成後，選擇文件類型，即可生成紅頭文件。發文管理流程如圖7－16所示。
圖7－16 發文管理流程圖
圖7－17 車輛管理流程圖
(二)車輛管理
反映車輛使用動態，便於領導和各處室申請使用車輛，用戶可詢車輛類型、座數、司機、出發返回日期等信息，提高車輛使用的透明度和使用效率。
車輛管理人員接受使用者申請並將此信息錄入計算機，系統根據此信息中的派車時間及回車時間與系統時間進行比較，如系統時間在派車時間與回車時間之間，則顯示該車輛為派出狀態，當系統時間已過回車時間時，系統自動將該車輛狀態調整為空閑。具體流程如圖7－17所示。
(三)個人辦公
個人辦公主要包括任務管理、通訊錄、密碼修改和個人資料修改。其核心模塊任務管理，涉及任務布置與任務反饋。
部門領導給指定的下屬人員布置工作，被布置任務人員登錄辦公自動化系統後主頁顯示任務消息提示，被布置人點擊查看任務。在任務完成後，被布置人填寫完成情況並提交，布置領導人登錄辦公自動化系統後收到任務消息提示，點擊查看被布置人返回的任務，如布置領導人對被布置人的完成情況不滿意，填寫意見或建議，將此任務再發給被布置人，被布置人重新執行該任務，當完成時填寫完成任務情況並提交給布置人，如布置人對此完成情況滿意，則點擊存檔，此流程結束。具體流程如圖7－18所示。
圖7－18 任務管理流程圖
(四)圖片庫
圖片庫功能是將各處室日常積累的圖片素材進行分類歸檔，各處室工作人員可以將工作中積累的圖片資料進行上傳至綜合數據庫中的多媒體庫，以實現圖片資料的***享。
圖片管理功能的存儲圖片數據表與綜合數據庫中多媒體庫的圖片庫***用壹個表，但各自有屬於自己的管理後臺和錄入界面，當用戶在圖片庫中添加圖片後，在多媒體庫中同樣可以調用，反之亦可。圖片庫采用圖片轉二進制流的形式存到數據庫中，舍棄了以前的圖片上傳保存上傳路徑的傳統方法，可作為長期檔案存儲。
為便於圖片檔案分類，系統設立了圖片分類索引表，關聯到處室，每個處室可以有多個圖片檔案分類，允許自定義添加分類到分類索引表。在圖片檔案存儲表中關聯分類索引信息。
圖片上傳保存的過程是將原始圖片數據轉化為二進制數據存儲的過程，在設計的圖片存儲表中有存儲二進制數據的大二進制數據對象字段。由於二進制數據本身是不可見的，因此查詢瀏覽的過程是將二進制數據轉化為可見圖片的過程(圖7－19)。
圖7－19 圖片上傳存儲流程圖
圖片庫的功能主要為上傳存儲和查詢瀏覽。
上傳存儲:確定上傳的圖片源和檔案類別後，系統將圖片數據轉化後存儲在圖片數據表中，同時將處室信息、檔案類別在分類索引表索引，存儲分類索引信息，以便查詢瀏覽。
查詢瀏覽:提供多類查詢方式，按時間、處室、類別、人員等，查詢獲取後的結果集在經過數據轉換後生成縮略圖頁面，生成的每個縮略圖都帶有部分圖片屬性信息，便於查閱細節，起到元數據的作用。
圖片庫的使用可以從辦公系統的多個入口進入，在主頁面底部有圖片庫鏈接，直接選擇處室名稱，即可進入以處室為主題的圖片庫頁面，在各處室的辦公頁面，也可直接進入相應主題圖片庫。
(五)信息管理
信息管理主要提供信息發布服務，各欄目的信息添加均在信息管理功能完成，對應的有:公告公示、會議通知、最近新聞、動態、工作計劃等。如果有權限，用戶可對欄目內容添加，並管理已有的欄目，進行刪除編輯等操作。
發布信息時需要經過編輯器加工，以便形成排版整齊的文件，便於瀏覽。
本系統主要提供信息的***享與交流，因此不需要權限控制。主頁面信息的管理和各處室頁面的信息管理是壹致的，只要有權限就可以進入欄目執行信息管理操作。
在信息管理中時間是較為關鍵的要素，設計按照時間對欄目信息進行排序，時間最新，則顯示在最前端。信息添加流程如圖7－20所示。
圖7－20 信息管理流程圖
(六)協同辦公
為了方便使用辦公自動化的用戶與本部門或其他部門的用戶進行交流溝通，在系統中嵌入了協作辦公軟件RTX。
RTX是壹款企業級即時通信平臺。該平臺定位於降低企業通信費用，增強企業內部溝通能力，改善企業與客戶之間的溝通渠道，創造新興的企業溝通文化，提高企業生產力。
RTX平臺的主要功能包括企業內部實時信息交互、視頻語音網絡會議、企業短信中心、標準目錄服務支持等(表7－1)。RTX平臺具有很高的實用性、易用性和可管理性。除了底層采用128位對稱加密技術之外，在實際應用中，RTX還可以通過員工實名制、記錄對外交互信息等措施，確保企業應用的通信安全。
用戶登錄辦公自動化時，采用了單點登錄的方式，當用戶提交了登錄信息時系統自動驗證用戶信息，信息驗證正確時，系統將提取登錄用戶的用戶名等信息傳值給RTX服務器，信息驗證正確後，將在啟動辦公自動化的同時啟動RTX客戶端。
表7－1 RTX功能列表
續表