會議室是開會的地方，也是放置會議電視設備的地方。因此，會議室設計的合理性決定了會議電視圖像的質量，直接影響會議的效率。壹個完整的視頻會議室規劃設計，不僅能為與會者提供舒適的會議環境，更重要的是能逼真地反映現場(會場)的人和景，讓與會者有臨場感，從而達到視覺和語言交流的良好效果。從會議室傳來的圖像應該包括人物、風景、圖表、文字等等。
二。會議室的類型、大小和環境
(壹)會議室的類型
會議室的類型根據會議的性質進行分類，壹般分為公共會議室和專業會議室。公開會議適合對外開放，包括行政工作會議和業務會議。這類會議室的設備比較齊全，主要有電視、麥克風、揚聲器、受控攝像機、平面攝像機、輔助攝像機(場景拍攝等。).場地大的話可以配投影電視(背投優先)。專用會議室主要提供學術研討、遠程教學和醫療咨詢，所以除了上述公共會議室的設備外，還可以根據需要增加教學和學習的設備，如白板、錄像機、傳真機、打印機等。
(2)會議室的大小
會議室的大小與設備和參加人數有關。按照平時參加會議的人數，除了扣除第壹排座位到主席臺後面顯示設備的距離，每個人占用的空間可以考慮為2_，甚至可以放寬到2.5_。天花板高度應大於3米。
(3)會議室環境
會議室的溫濕度要適宜，壹般考慮為室溫18 ~ 25℃，濕度60% ~ 80%比較合理。為了保證室內適宜的溫度和濕度，可以在會議室安裝空調系統，實現加熱、加濕、制冷、除濕和通風的功能。會議室要求新風，每人每小時換氣量不小於18立方米。會議室的環境噪聲級要求為40dB，以形成良好的會議環境。如果室內噪音過大，比如空調的噪音，會極大地影響音響系統的性能，其他會場也聽不清楚演講。
三、會議室的布局、照明、音響效果
(壹)會議室的布局
場地周圍的景物和色彩，以及桌椅的顏色都會影響畫質。壹般不要用“白”“黑”之類的顏色。這兩種顏色會對人的攝影產生“反光”和“偷光”的不良影響。因此，在墻壁、桌椅周圍使用淺顏色比較合適，如米色、淺綠色、桌椅的淺棕色等。，而南方要用冷色，北方要用暖色。相機背景(主體後面的墻)不適合掛風景等景物，否則會增加相機物體的信息，不利於畫質的提升。可以考慮在室內擺放鮮花、盆景等高雅的物件，增加會議室整體優雅、活潑、和諧的氛圍，對促進會議效果很有幫助。從觀看效果來看，顯示屏的布局往往放在相對於參與者中心的位置，距離地面壹米左右，人與顯示屏(投影屏或大屏幕電視)的距離約為屏幕高度的4-6倍。每個參與者對顯示屏的水平視角不得超過60度。所用顯示屏的大小應取決於參加會議的人數和會議室的大小。小會議室，只能用29寸到34寸的液晶屏或者等離子電視，或者大會議室的局部區域；大型會議室應該以投影屏為主，要麽正投影，要麽背投，尤其是背投。
(2)會議室照明
燈光照明是會議室的基本要求。相機有自動色彩均衡電路，可以提供真實自然的色彩。從窗口射入的光線(色溫約5800K)比熒光燈(3500K)或三色燈(3200K)高。如果室內有這兩種光源(自然光源和人工光源)，就會產生藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像。另壹方面，會議時間是隨機的，上午和下午自然光源的照度和色溫是不壹樣的。所以會議室要避免使用自然光源，使用人工光源，所有窗戶都要用深色窗簾遮住。使用人工光源時，應選擇冷光源，如“三色燈”(R、G、B)，以獲得最佳效果。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈。會議室的照度對於攝像區域，比如人的面部，應該是500LUX。為了防止臉部(眼睛、鼻子、全陰影)光線不均勻，三色燈要旋轉到合適的位置，這個位置是在會議電視安裝的時候確定的。對於顯示器和投影電視，其周圍的照度不能高於80LUX，應在50-80 lux之間，否則會影響觀看效果。為了保證文件和圖表的易讀性，文件圖表區的照度應不大於700LUX，而主席區應控制在800LUX左右。
(3)會議室的音響效果
為了保證隔音吸音效果，房間內有地毯，天花板，周圍墻壁有隔音毯。窗戶應采用雙層玻璃，進出門時應考慮隔音裝置。根據聲學技術要求，壹定體積的會議室有壹定的混響時間要求。壹般來說，混響時間過短，聲音會顯得沈悶幹澀；混音時間過長，聲音混亂。因此，不同的會議室有其最佳的混響時間。混響時間合適的話，可以美化發言人的聲音，掩蓋噪音，增加會議效果。