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諾伯特·維納控制論的案例研究

項目規劃確定後,項目管理的首要任務是在實施過程中跟蹤和控制項目規劃的實現。項目目標——項目規劃確定後,必須具體化為各種計劃、任務職責分工和詳細的工作流程,項目管理進入控制循環。在此期間,您必須能夠隨時回答以下問題:

(1)項目進展如何?

(2)實際情況是否偏離計劃。

(3)如果存在頑固的分歧,如何采取必要的糾正措施使項目運行回到預定軌道或使項目保持在正常軌道上。

(4)實現項目目標的可能性有多大,即預測項目的進壹步發展。隨著項目的不斷推進,項目的目標值要細化、精確。必要時,應對項目策劃中的原有目標進行重新論證。

項目控制是壹種管理職能,旨在確保組織的輸出與規劃相壹致。如果項目是清晰和客觀的,項目計劃就無從談起,更不用說項目控制了。同時,計劃是相對的,變化是絕對的,靜止是相對的,變化是絕對的,這將永遠是工程項目管理理論的智慧。這句話並沒有否定規劃的必要性,而是強調了變化的絕對性和目標控制的重要性。項目管理的成敗很大程度上取決於項目規劃的科學性和項目控制的有效性。

在工程項目管理中,項目控制緊緊圍繞投資控制、質量控制和進度控制三大目標。這種目標控制是動態的,貫穿於項目的實施過程中:b .項目控制的過程如下圖所示:

工程項目控制流程圖綜合了上述三個步驟的管理控制,上圖的具體含義是:

(1)為了達到某個目標,在項目中投入人、財、物。

(2)在工程項目建設過程中,即在設計、施工、安裝、采購、銷售過程中,必然存在各種幹擾,如天氣惡劣、設計不及時、材料設備不到位、市場需求變化等。

(3)收集實際數據,評估項目進展。數據收集可用於通過檢查,即談話、報告和會議來跟蹤和監控項目。在檢查項目進度、已完成項目的支出和質量的同時,還要檢查組織的運轉情況,包括工作流程是否正常,職責分工是否明確、適當等等。此外,還要註意分析項目環境的變化。

(4)將投資目標、日進度標準、質量目標的計劃值與實際投資值、實際進度、質檢數據進行對比。其中,必須重視對計劃目標值的論證和分析。由於各種主客觀因素的制約,項目策劃中計劃的目標值可能難以實現或不合理,這就要求在項目實施過程中進行合理的調整、細化和精確。因為只有項目目標正確合理,項目控制才能有效。

(5)檢查實際值與計劃值是否有偏差。如果沒有偏差,項目繼續進行。除了從進度、成本、質量三個方面分析偏差,還要註意組織運作是否存在矛盾,市場或消費者的要求是否發生了變化。從某種意義上說,後者對項目目標的實現更具決定性。

(6)如有偏差,分析原因,采取控制措施,確保項目目標的實現。這相當於電工學的調節器。產生偏差的原因包括原目標不合理、項目策劃或效果不佳、不可預見事件、組織內部缺乏溝通、人員素質不夠、權責不清等。在分析原因的基礎上,預測這些偏差的發展趨勢,分析偏差對項目目標實現的影響,從而采取相應的控制措施。控制措施包括組織措施、經濟措施、合同措施和技術措施。組織措施是進壹步明確職責和分工,落實控制人員或更換不稱職人員,保證系統內的控制效果,優化工作流程和信息流;經濟措施是通過經濟手段進行控制;合同措施是通過合同條款落實目標控制責任,加強合同執行過程中的索賠控制和管理;技術措施,通過幾個技術方案的論證和比較,運用價值工程原理控制目標。但是,在競選活動中采用什麽樣的控制措施應根據偏差的具體情況而定,同時必須註意到,這種糾正措施的選擇可能會給項目的目標控制帶來新的影響。因此,在選擇糾正措施時,不僅要考慮糾正措施的有效性,還要分析糾正措施本身的成本和價格以及對項目目標可能產生的新的影響。