書面交流的主要優點可以是正式的或非正式的，長的或短的，信息的發送者可以平靜地表達他的意思，詞語可以被仔細推敲並不斷修改。
書面材料是更準確可信的證據，就像我們常說的白紙黑字，我們的合同，我們的法律文件，都需要書面溝通。當然，書面文本也可以復制並發送給許多人，以傳達相同的信息。
書面溝通的應用:
(1)簡單問題小範圍交流(比如3-5人交流輸出的最終評價結論等。);
(2)當大家都需要先思考和考慮的時候，短時間內沒有必要或者很難有結果(比如項目組的團隊活動討論，復雜的技術問題提前告知等。);
(3)傳達不重要信息時(如分發每周項目狀態報告等。);
(4)澄清壹些可能對團隊產生影響的謠言。