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為什麽用書面形式交流信息很重要?

書面溝通有利於壹目了然,也有利於對方更準確地獲取信息,目的是更準確、更方便。很多人在說話的過程中不能做到言簡意賅,交流內容特別容易走樣。書面交流是以文字為媒介的信息傳遞。

書面交流的主要優點可以是正式的或非正式的,長的或短的,信息的發送者可以平靜地表達他的意思,詞語可以被仔細推敲並不斷修改。

書面材料是更準確可信的證據,就像我們常說的白紙黑字,我們的合同,我們的法律文件,都需要書面溝通。當然,書面文本也可以復制並發送給許多人,以傳達相同的信息。

書面溝通的應用:

(1)簡單問題小範圍交流(比如3-5人交流輸出的最終評價結論等。);

(2)當大家都需要先思考和考慮的時候,短時間內沒有必要或者很難有結果(比如項目組的團隊活動討論,復雜的技術問題提前告知等。);

(3)傳達不重要信息時(如分發每周項目狀態報告等。);

(4)澄清壹些可能對團隊產生影響的謠言。