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如何做好審計工作

最近剛讀完壹本暢銷書《刻意練習》,書中反思了“10000小時理論”在現實的作用。作者認為,很多行業和現實都反映出,我們在某些事務上無論積累多少個10000個小時,都無法成為這個事務上的專家。例如,妳自己練習小提琴、學習網球技巧,無論是看著視頻學習還是跟著老師練習,在達到壹定階段以後,如果沒有“刻意練習”,壹切積累時間的訓練都是枉然。很多原因都導致了這種情況的發生,例如老師的指導無法滿足妳的繼續成長、學習無法得到專業且及時的反饋、學習狀態低下等等。

而在任何專業工作,這種情況也很明顯,完成4年專業學習或者僅僅通過入職培訓的審計新人,如何才能適應好審計工作?這本書中的觀點給了很好的指引。想要成為行業的優秀人才,不僅需要經年累月的工作和學習(這個還是需要的,而且此書不認為真的存在某某行業的天才),還需要妳在實際工作中,找到壹個真正卓越的role model(職業標桿!),識別出ta與普通從業者的差異,不斷在這些差異處進行學習和實踐。如果這個role model能夠不定時地跟妳進行溝通和交流,充分反饋妳自身成長和學習中的不足,將會更加有效。

回想四大的工作體制,其實建立了很好的刻意學習場景。永遠不會缺少更優秀的role model,永遠不會缺少鍛煉職業技能的機會。

1、從底稿開始思考,尋找最好的底稿pattern

作為壹個審計新人,妳拿到以往年度底稿,就應該開始學習這些底稿,經過半年的磨煉,開始發現壹些不同客戶或者AIC底稿格式、表達、程序之間的細微差異,妳就需要思考,每種差異之間是因為客戶不同的原因、項目審計目標的差異導致的,還是不同人的審計習慣導致。每壹份底稿其實就是其他前輩的工作記錄和思考,是專業知識的沈澱。

通過思考,妳就可能會在純粹follow up上年底稿的基礎上,開始整理出自己底稿的統壹pattern(當然妳首先得滿足AIC以及項目明確的要求)。例如,如何陳述、表達數據,如何進行圖表的配色,如何有效、快速地調整底稿格式等。甚至是,面對某些認定,妳所需要執行的程序以及壹些特殊的要點。

2、從清Q開始,了解Senior、Manager甚至Par們關註的要點

漫漫年審路,清Q是最痛苦的嗎?我覺得反而是最有趣,基本上交上去的底稿,1天或者幾個小時之後,就會被前輩們review之後,帶著壹堆Q回來了。這些快速且深入的質疑,可能是妳刻意練習中最重要的因素——反饋(也是其他行業所缺乏的)。每個review notes背後都是AIC、MIC、PIC(甚至可能大大大大Par)們的審計思路。從最簡單的格式和日期,為什麽做這個程序、為什麽沒做那個程序,到reference其他底稿之間的勾稽關系和邏輯關系等等。他們所問的或者質疑的,都應該成為妳以後應當關註的。

甚至,當妳做了好幾個不同team的項目之後,妳能發現不同MIC在同壹張底稿中,開出了完全不同類型的Q,關註了不同的風險。這時候,妳可能需要把思維跳出單個科目的審計,去思考整個公司甚至行業的風險點。

3、從客戶中學習會計知識,也從客戶中學習職場之道

很多審計新人對會計知識是十分陌生的,而對接的財務人員卻可能有著比妳更豐富的會計經驗。這時候妳需要思考、提問客戶(以及看會計憑證)來快速學習會計知識。但是客戶說的未必都對,所以妳還需要查閱會計準則、以前年度底稿和咨詢team裏的senior們,來確認相關信息。

另外,由於事務所內通常人際關系比較簡單,而且大家大都是年輕人,不大會在乎職場中競爭關系。而客戶壹般都是大中型企業,勢必存在內部派系沖突,即使會計部門內部,也會存在各種復雜的人際關系和競爭關系。因此,想要讓審計項目順利推進,就需要從底層小會計入手,盡早了解內部關系,找到部門的核心人物。這種歷練也會對職場險惡有更多壹些了解和思考。

4、保持良好身心狀態,多傳遞正能量

大多數事業成功的人同時壹個生活上很成功的人,能夠在事業、生活和自我狀態之間保持很好的平衡。想要做好審計工作,首先也是要保持好自己的身心狀態,例如保證壹定的睡眠和良好的飲食,保持良好的心情和心態。

審計畢竟不是壹個追求99.999%準確率的工作,按照審計準則要求完成審計工作是其最重要的工作標準。因此壹定不要過度追求完美,而是按照審計計劃已經安排的所有審計程序去執行即可。在這基礎上,壹定保證睡眠和飲食,讓自己壹直處於健康但亢奮的工作狀態之中。

另外,審計也通常是團隊工作,因此要多向團隊成員傳遞正能量,在閑暇之余,能夠多制造壹些大家能夠接受的歡樂,例如出差中的周末休息時間安排好出去大快朵頤的飯店,每天給team帶壹些好吃的零食,在加班時給大家賣萌和講笑話。妳在幫助其他人開心的同時,也讓自己形成了樂觀的心理狀態,這能更好地幫助妳應對繁忙的工作。

5、適時地與AIC、MIC以及自己的mentor溝通

雖然進入忙季後,所有審計部的成員都處在極度忙碌的狀態中。但是,如果妳遇到專業問題或者自己心理問題,我都建議妳適時地找team member以及mentor進行溝通。不要把問題憋在心裏,或者忽視這些問題。及時的溝通和反饋,會讓妳更清晰地找到解決方案。

當然,我很推薦妳找自己認為優秀的前輩進行咨詢,他們的指導更能讓妳接受(妳對ta有信任和好感)。同時,最優秀的前輩往往也能給出最為優秀的建議。

6、把每次交談、每張底稿、每次抽樣都變成壹次練習

通過上面幾項的歷練和溝通,妳會逐漸清晰地找到在目前的崗位上,妳所需要達到的狀態和需要關註的問題。把這些思考和想法記錄下來,並要求自己達到這種卓越狀態。然後在之後的每壹項工作作為壹次練習,讓卓越的工作習慣、良好的工作狀態、具有洞察和思考的工作內容變成妳自身的壹部分。

在不斷的練習中,讓每壹次都比之前的工作做的更好,同時又不會做得過於苛刻(雖然,小朋友階段很少註意,但是過度審計也是壹種錯誤)。

我的壹些審計習慣

之前講了很多在審計過程中應當註意的學習方法,後面簡單聊聊我自己壹些良好的工作習慣。

文件歸檔和整理

在信息化時代之後,我們大量的審計資料都以PDF、JPG、DOC、XLS等格式出現在我們的硬盤中,因此建議大家采用“客戶-項目-審計科目”的方式建立三級文件夾。而在outlook中也可以建立“客戶-項目”的兩級本地郵件備份文件夾。

而接收到的電子文件,除了直接放入底稿的文件外,均應當重命名為“客戶名稱-項目名稱-文件名稱-日期-提供人”的格式(也可以根據大家工作習慣,改為客戶編號和項目編號,避免泄密)。然後將所有文件先存入壹個“Inbox”的文件夾中,使用完畢或每天下班前,把上述文件存入上述的三級文件夾內。

工作備份

目前審計人員使用的電腦經常出現死機或文件損壞的情況,雖然如DTT已經有了雲端備份底稿的系統。但是如壹些掃描文件、通話錄音等,我們通常不會存在底稿系統中。所以,我推薦大家:

(1)每天下班前,拷貝壹份最新的底稿給其他team成員,做交叉備份。事務所提供雲端備份的,回酒店或回家後(壹般網絡比較好),在睡覺和洗澡的時間,對所有底稿進行壹次備份。

(2)每天下班前,把所有Inbox和客戶-項目-審計科目三級文件夾備份進入移動硬盤(最好加密),並且不建議覆蓋之前的備份;

(3)每個月,把Outlook本地及服務器中的郵箱備份到移動硬盤;

(4)需要存入紙質底稿中的文件,建議第壹時間打印並標註,避免文件損壞或丟失。

電話及面談

審計過程中,大量需要進行電話溝通或當面溝通的工作。即使在小朋友階段,也有大量工作需要去會談,例如了解企業內控流程、科目變動分析、抽樣差異分析等等。如果沒有大量的練習和準備,面談經常無法達到預期的效果。我的建議是:

(1)提前準備面談提綱,把壹個面試人需要涉及的所有問題全部準備好;

(2)確認問題清單,如果合適,可以提前發給對方準備,如果有支持文件,要求對方可以提前準備;

(3)針對某些可能存在審計風險的事項,或與其他審計組成員工作存在交叉的,邀請審計組成員壹起參加,並提前內部溝通;

(4)多問Open question(即WHAT、WHEN、HOW、WHY等,如公司今年為何差旅費用大幅增加?),讓對方進行解釋,而不是Close question(如是不是、對不對等,公司今年是不是增加了很多出差?)

(5)重要的訪談可以做訪談記錄,並請對方簽字;但更重要的是,重點事項要求拿supporting!

審計抽樣

小朋友階段最多的工作之壹,莫過於審計抽樣了。其實審計抽樣也有很多技巧:

(1)選樣時,如果需要手動選樣,壹定事先閱讀底稿中關於選樣的標準,如選取期末余額最大的N筆、本期發生額最大的N筆、年末最後N筆等等,然後嚴格執行,避免選樣錯誤。如果本期的選樣方法發生變化(提升審計的不確定性),記得修改選樣標準,並跟AIC溝通修改的合理性。

(2)抽樣時,把所有抽樣的內容放在壹張大的空excel表中,每個科目壹個sheet,並在外部存檔。然後抽樣時,可以把所有抽樣集中壹次抽完。

(3)找憑證,先完整了解客戶分類和歸檔憑證的方法,然後再開始找。如果確實需要客戶幫妳找憑證,我建議妳只給出憑證號的區間,而不是具體的憑證號(避免對方舞弊)。

(4)(敲黑板,重點來了)千萬不要讓客戶去抽憑證!妳可以讓客戶把類似發票清單表、出庫明細表、費用名單表等電子文檔完整版發給妳,方便妳直接復制內部內容,但也壹定要在看壹下憑證,內容是否與電子文檔內容壹致。壹旦發現壹個存在錯誤,就必須全部手動翻憑證