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審計溝通中如何打開對方話匣子

如何在審計溝通中打開對方話匣子,介紹如下:

首先,創造壹個輕松的談話氛圍

審計和被審計是對立的,因此,被質疑的人往往會有壹些抵觸情緒,或者因為各種原因不願意向審計人員展示真實的信息。寬松的談話環境,可以減少被質疑者的思想壓力,淡化被質疑者的抵觸情緒,降低被質疑者的意識。

在實際的審計業務中,我們經常通過以下幾個方面使談話環境變得更容易:

1,從輕話題開始,慢慢引入話題。

壹般可以從聊被質疑人的生活、家庭等無關緊要的事情開始,讓他放松壹下,然後慢慢引出真正的審計問題。但具體問題需要根據不同的人來設計,需要在實際聊天過程中及時改變,才能順利導入實質性問題。

比如我在做審計詢問的時候,總會說到被詢問人的家鄉和家庭。有了孩子再談其他孩子是非常好的選擇,然後我就從家庭談工作。進入工作的話題後,我可以很輕松的進入我們想要的話題。

2.盡量在沒有壓力的環境中安排詢問。

環境壓力也會導致精神緊張或加強被質疑者的防禦。所以說話的時候要選擇壹個沒有壓力的環境,最好能找到壹些方法讓他徹底放松。

如果被訊問人吸煙,可以選擇合抽壹根。邊抽煙邊聊天是非常好的。雖然我不抽煙,但我通常會帶香煙。想想看,壹個人在忙碌的時候抽壹會兒煙,是多麽愜意和放松的事情。很多人在這個時候會有更多的感受可以傾訴。

3.試著和被詢問的人建立情感關系,即使是表面上的。

在情感上與被質疑者達成* * *不僅能幫助他找到傾訴的感覺,還能引導他分析更深層次的問題,取得意想不到的效果。

二、提問時需要註意的技巧

1,問題要具體明確,避免被要求隨意處理。

審計人員提出的問題應該是系統的、具體到細節的,而不是籠統模糊的問題。因為任何管理缺陷都來源於細節,如果不能具體到細節,被約談者給出的答案就會很籠統,很多問題就會被掩蓋,這就阻礙了審計人員對被審計事項做出合理有效的分析判斷。

比如備件的更換,審核員壹般要了解以舊換新的目錄(也就是哪些備件需要換新?)、以舊換新程序(具體到以舊換新操作順序、操作人、簽字記錄、控制人)、以舊換新數據(會形成哪些報表?),倉庫退回舊備件的處理(具體誰來處理?已處理的程序、已處理的報告)。

這些問題都是陸續提出來的,被詢問人員提到的數據都是拿來審核核實的,對整個事情有壹個比較全面深入的了解。

2、提問時,盡量問壹些引導性問題,而不是只回答“是”或“不是”的判斷性問題。

提問時,要用“請談談……”和“妳能談談嗎?”“妳怎麽看?”“妳覺得怎麽樣...?"等問題,而不是壹直用“是不是…?”"...,對不對?”。因為簡單的判斷性問題容易導致談話不順暢,氣氛尷尬,加劇被詢問人的緊張情緒,也不利於審計人員的質證,不利於獲取全面的信息。

比如我們在了解采購人員的詢價時,問“妳有詢價嗎?”回答“是”,那就不太好繼續問了。我們可以說:“妳能談談妳的詢問程序嗎?”這樣我們就可以在他描述的查詢程序中了解查詢的全過程,可以在每個控制點添加我們需要了解的問題。例如,在獲取報價時,我們可以問“我們需要獲取多少報價?”

"報價必須是書面的嗎?"“需要報價單位蓋章嗎?”等等,從而更全面、更深入地了解探究過程的現狀和問題。

3.提問時,可以適當補充已經知道的問題。

已知答案的問題往往是根據實際需要添加的,因為已知答案的問題壹般是用來測試被問者的誠實程度,或者了解被問者的專業知識、知識、技術或管理能力。此外,在特殊項目中,還可以用已知答案的問題來震懾被提問的人。

在問這些已知答案的問題時,審計人員要註意被問者的細節,包括回答時的表情、眼神或細微的肢體動作,從這些細節中分析問題。比如他回答的時候眼睛不敢看妳,臉上略顯尷尬或緊張,這些都可以從他的回答中得到印證。

4、問題要通俗易懂,不要太專業或生硬。

審計人員應根據被調查人的具體情況,用通俗的語言提問,避免過於專業或生硬,因為提問可能會導致被調查人的誤解或使被調查人不舒服,從而使詢問效果打折扣。