1.在尊貴的客人到來之前。再聯系他。確認提議的計劃。如果有任何變化。我們應該盡早通知他。例如，如果酒店預訂發生變化，客人當然應該盡早知道。即使妳去接他，開車送他去酒店，他也能及時告訴配偶、助理、同事或相關人員，這樣在緊急情況下就不會迷路。
2.如果有人經過長途跋涉到達妳的住處，想想妳的需求。先找個安靜的地方好好休息壹下？找個地方伸伸腿？吃點零食？喝壹杯？還是壹個洗臉的機會？如果可能的話，給妳的客人提供這些選擇。
3.壹些重要人物旅行時必須帶秘書或隨行人員。先問清楚；如果他不是壹個人來的，當然妳壹定要妥善安排好他的隨行人員。在應對突發變故時，不僅會讓妳顯得小家子氣，還會讓妳驚慌失措。
而且也讓妳無法應對會前的其他重要工作。
如果VIP會收花，妳不妨先悄悄給她的秘書打個電話，問問她喜歡什麽。如果有人對玫瑰這個詞嗤之以鼻，那麽妳會決定點梔子花。如果把花裝飾在胸前，什麽顏色的花搭配她當天要穿的衣服最好看？這位女士非常重視這些細節，她的助理會告訴妳她個人的好惡。妳在細節上煞費苦心，壹定會為整個會議錦上添花！
如果客人有特殊的飲食需求，悄悄給他安排。比如，壹個素食者在晚宴上端烤牛肉是填不飽肚子的。如果要求餐飲行業為客人準備額外的特色餐，上菜時要輕松自然，不要大驚小怪。如果客人的飲食習慣是基於宗教信仰或健康要求，妳可以在他的盤子旁邊放壹張手寫的食譜便條，說明整道菜不是用動物脂肪制成的，或者蔬菜是在沒有黃油或其他油性調料的情況下蒸的。專門為尊貴的客人花壹點心思，並不需要妳花多少時間，但在客人眼裏，卻是天壤之別，妳的好客壹定讓妳印象深刻。
6.如果客人住的酒店不是會場，要考慮如何從酒店到會議中心或相關場所。
7.在會議結束的時候，作為接待人員，妳還是要關註他的流量需求或者其他收尾活動。比如，如果客人第二天下午乘飛機出境前無事可做，應不應該請他吃早餐，或者參觀壹下城市裏的壹些名勝古跡？如果妳到目前為止表現出的禮貌和體貼是無可挑剔的，不要最後虎頭蛇尾。當然，客人可能更喜歡壹個人呆著，或者因為急著工作而沒有時間。但至少妳的接待很到位！