終結者葉青
在這個休息和運動都講究效率的時代，高效處理事情的能力變得越來越重要。在工作和生活中，事情永遠做不完，時間永遠不夠。我該怎麽辦？
時間管理專家、商務顧問劉潤，將他的私人工具箱壹次性支付給妳，給妳從工作到生活的時間管理全面建議。
高效管理時間，越早開始越好。首先，發揮基本技能——電子郵件、日歷、聯系人
首先，郵件。
記住兩件事:
1.作為商務人士，千萬不要使用免費的電子郵件地址。
在名片上留QQ郵箱是非常不專業的。
妳要申請專門的公司郵件後綴，表明妳的生意是認真的，妳的生意是正規的。
2.保留所有歷史郵件。
美國薩班斯-奧克斯利法案要求在美國上市的公司保留電子郵件至少五年。我用它來要求自己保留過去20年的郵件。
通過搜索，可以隨時、即時檢索歷史郵件，提高溝通效率。
第二，日歷。
郵件存在於“郵件服務器”中，日歷和聯系人也存在於服務器中。每件事都應該寫進日歷裏。
同事邀請妳參加會議？讓他用郵件發壹個“會議邀請”，點擊“接受”，日歷裏就會多出壹個日程。
妳訂了機票收到短信或郵件確認了嗎？轉航班，酒店，信用卡還款信息等。並把它們放進日歷裏。
我的時間粒度是30分鐘，我會把所有占用時間的事情都放到我的日歷裏。
當同事問我:周三下午有半個小時開會嗎？
我會馬上打開郵件客戶端查看日歷，然後回答:2點到3點，給我發會議邀請。
收到邀請後，我會用紅色標記時間表。紅色表示重要而緊急的事情，藍色表示重要但不緊急的事情。
周三快下午2點了，提前15分鐘，手機提醒15分鐘後三樓會議室有會。
提醒很重要。
會議預約提前設置提醒為15分鐘；
關於晚餐，提前設置為1小時；
訂了航班，提前2小時定好；
朋友生日定在早上10。
微軟Office 365也可以請助手幫忙安排行程。
早上手機響了，跳出壹個行程:1 .5小時後司機來酒店接我去客戶辦公室。
在那之前，我需要吃早餐和退房。發票擡頭、稅號、司機電話號碼、客戶聯系人姓名以及結賬時所需的職位都在此議程中。
這是進度管理，這是效率。
第三，聯系人。
從1998開始，我堅持把我所有的聯系方式都存儲在雲端，我的聯系人現在有5761人。
坦白說，我記不住所有人，但是聯系工具可以。
壹個很久沒聯系的人打電話給我。我拿起手機說，好久不見。
他很驚訝:這麽久沒聯系妳了。妳還記得我嗎？
使用接觸工具時，請註意以下幾點:
首先，當妳輸入電話號碼時，妳必須加上國家和區號。
比如上海的固定電話:61888888。
把電話號碼這樣印在名片上的人，沒有國際視野。我們要把電話號碼存成手機裏的“+86 (21) 6188888”。
因為如果妳在美國，撥61888888是打不到上海的。
第二，認識新朋友後，可以和他合影，然後把他的頭像存到聯系人裏。這樣，當他打電話時，他的照片就會出現在手機屏幕上。
三、朋友生日、各種紀念日、孩子生日、興趣愛好等重要信息。可以存儲在通訊錄中，還可以設置提醒。
將最基本的“郵件、日歷、通訊錄”運用到極致，會有神奇的效率。
第二，避免與懶惰的協作軟件握手
借助與Teambition相同流水線的協作軟件，可以讓每個人的個體進度服從整體進度，高效向前。
這是我正在使用的壹個協作軟件團隊。以它為例介紹協作軟件的價值。
壹、自動PDCA循環(全面質量管理的思想基礎和方法基礎，即計劃、做、查、行動)。
壹個團隊領導突然有了壹個想法，想安排員工去實施。他可以用微信說壹句話或寫兩句話。然而，這樣做有兩個風險:
1.團隊領導會忘記；
2.員工會忘記。他們很可能連“主動”記都不會記。
在Teambition中，創建壹個“任務”，並設置3W(誰在什麽時候做什麽)，即執行人、任務內容和截止日期。
收到“新任務提醒”後，員工可以將任務從“待定”通道拖到“進行中”通道。
“泳道”是協作軟件中的行話，意思是壹步壹個腳印，就像遊泳池中的單個泳道。
所有任務最後只能完成，或者取消，不能忘記。
第二，強制智能原則。
在Teambition或類似的協作軟件中，可以設置每個任務的截止日期，這就強制設置了T:基於SMART原則的時間(S =具體，M =可衡量，A =可實現，R =相關，T =有時限)。
還可以在任務模板中定義四個SMAR字段，要求每個任務都必須符合SMART原則，否則無法創建。
第三，可視化Scrum(叠代增量軟件開發過程，通常用於敏捷軟件開發)方法。
協作軟件可以用軟件代替白板。用軟件代替白板最大的好處就是把Scrum的sprint看板從壹個人調整筆記的“主動工具”變成了軟件提醒的“被動工具”。可視化程度和工作效率都會大大提高。
當然，除了Teambition之外，還有很多其他不錯的協作軟件，比如Trello(團隊協作軟件)、Worktile(團隊協作工具)、Tower(團隊協作工具)，這些軟件都各有特色。團隊可以根據自身情況選擇使用。
第三，高效休息和鍛煉
工作重要，生活重要，休息鍛煉也很重要。
初級商務人士拼體能，中級商務人士拼技能，頂級商務人士回歸拼體能。
真正需要平衡的不是工作和生活，而是工作和生活及其對立面——休息。
下面是我在繁忙的工作和生活中，經常用來幫助自己有效休息的壹些工具。
第壹，白噪音軟件。
我常用的白噪音軟件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良藥。以前每天睡10~12小時。即使是現在，我每天也能保證7-8小時的睡眠。
二、眼罩+降噪耳機。
我每年都去很多地方旅行。在飛機、高鐵、汽車上睡覺是咨詢師的必備技能。
旅途中，營造壹個黑暗的環境是入睡的關鍵。為了在交通工具上快速入睡，擁有高質量的睡眠，我會隨身攜帶眼罩，營造夜晚的氛圍。
這個眼罩很特別。壹邊寫著“叫我吃飯”，另壹邊寫著“別叫我吃飯”。至於哪邊朝外，看情況。
第三，跳繩。
更好的休息方式是運動。
健身有四個目的:減肥、增加身體柔韌性、增加肌肉、訓練心肺功能。這四個目的中，和健康最相關的，其實是訓練心肺功能。
跑步和遊泳是訓練心肺功能的好方法。但是對我來說，跑步和遊泳的效率太低了。
我做了很多研究，咨詢了很多專家，最終從訓練心肺功能的角度選擇了壹種更高效的運動方式:跳繩。
跳繩5分鐘相當於慢跑半小時。
如果姿勢正確，跳繩對膝蓋的傷害只有跑步的七分之壹。
第四，白板
看似不起眼的白板，其實是壹個神奇的工具，可以把我們從“結構化思維、有界思維、無誤思維”中解放出來，幫助我們隨時隨地、無止境地思考。
白板本身沒有價值。賦予它思考的意義，它將隨時隨地擁有無限的價值。
動詞 （verb的縮寫）移動辦公工具
從2006年開始，我壹年要飛100多次，我甚至壹年有近200天不在家。
所以，在碎片化的時間裏，使用工具移動辦公室對我來說就顯得尤為重要。分享壹些常用的移動辦公工具。
首先是帶手寫筆的平板電腦。
二、大屏手機+藍牙鍵盤+手機支架。
把手機立在桌子上，可以方便有效的代替電腦。
我的手機支架，不用的時候就像信用卡壹樣，可以放在錢包裏。坐下後，從錢包裏拿出手機支架，從口袋裏拿出藍牙鍵盤，瞬間營造辦公環境。
這種移動辦公系統可以大大提高工作效率，充分利用碎片時間。
三、藍牙耳機手環+電話會議音響+主動降噪耳機。
營造更健康、輕松、有效的音頻環境。
六、電子閱讀器
越是碎片化，越是要系統化的去研究。
結合使用多種電子閱讀器，高效獲取知識。
如果讀書的目的是“高效獲取知識”，那麽享受紙質書是個人愛好，掌握電子書是效率工具。
推薦三款電子閱讀器:get、多看和Kindle。這三種閱讀器各有特點，相輔相成，可以結合使用。
“每天聽壹本書”的效率非常高，在騎車、走路、等飛機的時候，花20到30分鐘讀完壹本書，為我壹年讀200到300本書奠定了基礎，大大拓展了我的知識邊界。
如果我聽到壹本值得精讀的書，我會在多看的基礎上買該書的電子版，認真閱讀。
閱讀的三大功能對我來說尤為重要:語音閱讀整本書，自動同步筆記，分享給朋友。
筆記自動同步功能可以自動同步我標註的每壹句話，我寫給印象筆記的每壹段感悟。
有些書沒有或者看多了，我會去亞馬遜買。
結合這三款電子閱讀器，我每年至少閱讀100本書。
七、知識管理軟件
借助工具，我們可以從電子郵件、微信、微博、網絡新聞等地方收集有價值的知識，儲存在我們的印象筆記中。只有收集完整後，我們才能改進處理和完成審查。
但是怎麽才能把“壹切”都放進收藏籃呢？這裏有壹些實用的工具。
第壹，手機掃描儀。
我經常用微軟的手機掃描軟件Office Lens。打開Office Lens，對準文檔，手機會自動識別文件邊界。點擊“拍照”，文件會自動爬出來。
還有壹個叫“掃描全能王”的APP，也可以實現同樣的功能。
在辦公室，在家裏，在機場候機室，我會把我的想法記錄在白板上。
我如何將這些白板筆記放入收集籃？
妳可以打開掃描萬能王，對準白板，它會自動識別白板邊界。點擊“拍照”，妳會看到壹個角度被拉直、拉平、增強和銳化的白板。
值得壹提的是，Evernote支持圖片中的文字搜索。
比如在Evernote中搜索“創新”這個詞，Evernote是壹個剛剛從掃描全能王同步過來的白板。
它將被顯示。而且，我在圖中潦草的“創新”二字會被突出。
第二，名片識別軟件。
Evernote的高級用戶可以直接把Evernote當成名片識別軟件，把名片掃描進手機，同時存儲在Evernote和手機通訊錄中。
更神奇的是，如果這張名片的主人有LinkedIn賬號，它會自動從LinkedIn賬號獲取此人的最新信息，甚至掃描舊名片獲取新信息。
第三，其他各種收藏家。
電子郵件-每個Evernote帳戶都有壹個相應的電子郵件地址。當妳收到壹封郵件，把它轉發到相應的郵箱，郵件就會被放入收集籃。
如果您發現電子郵件地址很難記住，您可以創建壹個名為“我的印象筆記”的聯系人，並在轉發電子郵件時復制這個名稱。
微信篇——在微信中，搜索並關註“我的Evernote”微信官方賬號，按照提示將微信賬號與Evernote賬號關聯。以後看到值得收藏的文章，可以壹鍵放到妳的evernote裏。
微博的文章——妳也可以把微博的賬號和Evernote聯系起來。當妳看到任何壹條妳想收藏的微博，在這條微博下留言“@我的Evernote”，這條微博會自動同步到Evernote中。
網頁新聞——妳可以在瀏覽器裏安裝壹個“Evernote剪貼隱藏”的插件。當妳瀏覽網頁的時候，妳可以用壹個小圖標把這個網頁的內容剪切隱藏到Evernote裏。
這些信息收集工具的目的是讓收集筐的開口足夠大，讓Evernote(或者其他類似的軟件)成為管理所有知識的唯壹中心。只有收集完整後，我們才能改進處理和完成審查。
八、隨時隨地穿越。
任何設備都可以訪問任何文件雲服務
隨時隨地訪問文檔、照片和所有其他材料將大大提高業務、管理和個人的效率。
可以用百度網盤同步文件，用小米雲服務同步照片，用QQ同步助手同步短信和聯系人。
九、善用搜索工具
搜索能力是互聯網時代的必修技能。生活中80%的問題早就有了答案，只要
只是搜索，剩下的20%需要研究。互聯網時代，搜索技能更重要。
怎樣才能從“伸出的手黨”進化成“搜索專家”，得到80%的已知答案？
第壹，掌握搜索技巧。
最簡單的搜索技術是“-”(減號)。
比如妳搜索“克林頓”，但是有幾頁是關於“萊溫斯基”的，那麽妳搜索“克林頓-萊溫斯基”，就能找到那些沒有萊溫斯基的頁面。
比如搜索減肥的相關內容，每個人都有不同的配方，有的叫瘦身，有的叫瘦身。我們做什麽呢搜索“減肥，減肥”，包含這三個詞之壹的文章就會被找出來。
但這太過分了，不是嗎？文中提到這些詞的文章並不是妳想看的，只有標題中提到的，比如《25種減肥方法》，才是妳真正想看的。我們做什麽呢
搜索“瘦身瘦身瘦身intitle”。“intitle”表示關鍵字出現在標題中。這樣可以過濾掉關鍵詞沒有出現在標題裏的文章。
另壹個例子是搜索關於BIGBANG的學術文獻。輸入“BIGBANG”各種小道消息和新聞就會充斥屏幕。我們做什麽呢
很多學術文章的格式都是PDF(可移植文件格式)，可以搜索“BIGBANG”
文件類型:PDF”。這樣只會出現包含“BIGBANG”的PDF文件。
第二，善用關鍵詞。
僅僅掌握搜索工具的技巧是不夠的。真正的“自己拿”的核心是選擇合適的關鍵詞進行搜索。巧妙選擇和修改關鍵詞，不斷接近答案。
十、君子性不異，善與偽也——
我的壹天
用工具提高效率，要感受到力求效率的心態和“君子不異，善偽也在物”的狀態。下面說說我壹天是怎麽用這些工具提高效率的。
早上7點，鬧鐘響了，新的壹天開始了。
我看了壹眼手機裏的日歷——7點半有車來接我，坐9點半的航班去北京。
還有30分鐘準備出門，太大方了。我對著智能音響說:“播放‘獲取知識新聞’。”然後，伴隨著新聞，洗漱，跳繩，吃早餐，準備出門。
上車後，我用語音輸入法回復了劉潤5分鐘商學院的信息。然後回復微信、朋友圈、微博、郵箱。
還有時間，打開印象筆記，整理收藏籃，把幾十個靈感、文字、聲音等素材放進“下壹個動作”。收集筐全部清空，大概用了1個小時，車到虹橋機場。
下了車，所有的工作都安排好了，我也放松了。
作為東航白金卡用戶，我只花了10分鐘就到了貴賓廳。
在我作為VIP購買的昂貴的30分鐘裏，我打算整理壹個新的觀點。我拿出平板電腦，用手寫筆在上面畫了壹個模型。
廣播響起，我的航班準時登機。我把模型放在印象本裏，走向登機口。
上了飛機，戴上主動降噪耳機，飛機的轟鳴聲消失了。
打開Kindle閱讀器，用“快速閱讀法”讀完最近想看的四本書。這些書很有見地，但核心觀點其實可以用壹篇文章說清楚。
看完這本書，我有點困了。我戴上眼罩，把“吃飯的時候不要叫我”那壹面翻出來，開始睡覺。
我被飛機著陸的震動驚醒。我看了壹眼手腕上的智能手環。今天，我睡了8.5個小時。符合標準！打開手機，彈出日程提醒，告訴我取車司機的姓名、電話、車牌號。
我上了車，接到了壹個電話。那是壹個我多年未見的老朋友。
我從智能手環上取下藍牙耳機，戴在耳朵上說，張經理，好久不見。
他說:聽說妳來北京了？妳今晚想聚壹聚嗎？
我說，等壹下，讓我看看時間表。
我用手機查了壹下我的日程，說，我的助理很會把我的時間安排得很滿。我最後壹次見面是21: 30結束的。21: 30，我們在酒店聊壹會好嗎？
他說，好，壹言為定。
掛了電話，微信綁定的Teambition協作軟件提醒我，同事又給我安排了三個任務。
我打開任務板，看了看新任務，然後在日程裏鎖定了幾個完成任務的特殊時間。
下了車，所有的工作都重新安排了壹遍，我也放松了。
到達會場，組織者為我準備了快餐。我吃得很快，進了主會場。
今天，我將和幾位貴賓壹起發表演講。
坐下後，我拿出手機支架和折疊好的藍牙鍵盤，連接手機，認真做筆記，存進去。
印象筆記裏。受到幾位嘉賓的啟發，我突然有了幾個靈感，迫不及待地記錄下來，放入收藏籃。
演講結束後，請我做顧問的客戶帶我去參加晚宴。
1小時在路上與客戶討論項目進度。聊天，我問:妳看了最新的新零售分析報告嗎？裏面的數據和見解非常有價值。
他說沒有，我拿出手機，打開百度網盤，把分析報告分享到客戶的微信上。所有資料都在手邊，可以隨時隨地分享，大大提高了我們的溝通效率。
在晚宴上，我見到了許多新老朋友。壹個男人和我聊天，但我很抱歉，我不記得他的名字。我說，我們壹起照張相吧。
拍完照片，手機馬上顯示他的名字，列出了我們之前所有的照片。
吃完飯，因為20: 30有個電話會議，我趕緊回房間。
拿出藍牙音響，連接手機，放松躺在沙發上，開始對著房間說話，彼此聲音清晰，就像房間裏的彼此壹樣。
沒輪到我發言的時候，我拿出我的跳繩玩了幾分鐘。
21: 15，手機提醒我15分鐘後要去見老朋友。
電話會議結束後，我去了高管休息室，點了壹杯可樂，等著朋友們來。他如期而至，我們回憶起在微軟的崢嶸歲月，時而落淚，時而開懷大笑。
22: 30，我已經躺在酒店的床上了。壹切都被清空了，放松了。
為了保證睡眠，我把免打擾模式設置為11到早上7點。不在白名單上的手機不會閃爍、響鈴或振動。
23: 00，我的手機自動進入“請勿打擾”狀態，整個世界安靜下來。我用藍牙音響播放了15分鐘雨打在窗戶上的白噪音，甜甜的睡去了。
充實但不焦慮的壹天結束了。我不忙，只是時間不夠。
來源:微信官方賬號@筆記本俠。中國最大的新商業知識幹貨筆記* * *分享平臺。為60萬家企業的決策和管理提供最前沿的全球商業演講、頂級商學院課程、經典商業書籍、深度專欄等筆記，內容包括趨勢、戰略、商業模式、管理、營銷、品牌、大數據、人工智能、新零售等。
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