秘書如何處理特別會議？
所謂“專題會議”，是指因非常特殊的情況，由主管經理臨時召集或由他人委派召開的內部工作會議，是部門在管理或經營活動中出現特殊情況時采取的應急措施。
雖然在緊急情況下會召開專門會議，但通常遇到的問題都是突發的，會議準備時間也很短，所以會議的安排還是要盡量完整充分，不能倉促開會。
當主航天機構的經理命令秘書就某壹具體問題臨時召集會議時，如果經理對會議的背景、目標、問題和參加人員作出明確安排，秘書可以按照經理的要求辦理。
但如果秘書被告知就某壹項或某些事項召開會議，但沒有得到會議相關要素的指示，在這種情況下，秘書可以征得上司的同意，有分寸地向主管經理了解以下六個問題，並迅速做好準備。這六個需要證明的問題是:
(壹)為什麽開會？
為什麽要開這個會？是為了說明是什麽情況，還是為了得出解決問題的結論？是交流信息還是提建議？明確會議目的是壹些為緊急情況召開的會議成功的必要條件。
(2)題目是什麽？
會議的議題是什麽，得到最簡潔明了的表達，這是確定會議方式和與會人員的基礎。
誰將參加會議？
誰主持了會議？誰要參加？哪些人是關鍵的，特別不可或缺的人？如果我因故不能參加會議，可以找人代表我嗎？
會議什麽時候舉行？
會議什麽時候開始？預計什麽時候結束？
會議將在哪裏舉行？
場地安排在哪裏？對場地有什麽特殊要求嗎？需要安裝專門的視聽設備嗎？
如何召開會議？
會議將如何進行？與會者來參加會議時需要攜帶任何特殊材料嗎？有什麽需要特別註意的嗎？
大型會議接待方案
(壹)會議接待計劃的含義
會議接待方案是指安排與會人員的接待活動和具體事務的文案，如迎賓、吃、住、行、遊、樂等。屬於會議主題策劃方案，可以納入會議總體方案，也可以作為會議總體方案的附件單獨起草。
(二)會議接待計劃的基本內容
1.接待對象和接待原因。會議的接待對象有很多種，包括上級領導、政府官員、協辦單位和支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和無表決權)、參展商、客商、普通觀眾和媒體記者等。有的人以政府代表團的名義出訪，有的人參加聯合代表團，有的人以個人身份出席、參加和訪問。每個接待計劃都要明確寫下具體對象。同時要簡要說明為什麽會收到，即收到的原因、目的和意義。
2.接待政策。接待方針是會議接待的總原則和指導思想。接待政策應根據會議目標、會議領導機構對接待工作的要求和與會人員的具體情況確定。
3.接收規格。包括組織者在歡迎、宴請、參觀、陪同、送別參會人員時出面人員的身份，組織者安排的住宿標準。
4.接待內容。包括接機、住宿、歡迎儀式、宴請、參觀、翻譯服務、文化娛樂、觀光、聚會娛樂、票務、告別等。
5.接待時間表。寫下各種接待活動的日程安排。
6.接待責任。明確負責接待工作的部門和人員的具體職責。大型會議活動，可成立報到組、觀光組、票務組等工作小組，負責參會人員的接機、報到、觀光、返程時的票務聯絡等工作。
7.接待費用。註明參會人員的住宿和交通費用，有時包括安排參觀、觀光和觀看文藝演出的費用，涉外會議活動還包括壹定數額的禮品費。壹般這部分不寫在對外公布的接待方案裏。
如何做好會議記錄
壹、會議紀要的概念和作用
會議紀要是現場記錄會議基本情況、會議上的報告、討論的問題、發言和決議的書面材料。
會議紀要的作用非常重要。歸納起來，主要有:
(壹)原始憑證功能
會議紀要反映和描述了會議的全過程，包括會議召開的時間和地點，由誰主持，哪些成員參加了會議，會議上傳達了哪些文件或會議精神，作出了哪些重要決議。這作為分析和研究與會議有關的議題，或總結和報告情況的原始證據。
(二)寫作的基本作用
許多重要會議後，要根據會議紀要和會議文件提供的信息，撰寫壹系列文件，如決定、決議、會議紀要、簡報等。特別是會議記錄，完全基於記錄，通過分類處理。因此，會議紀要在撰寫文件中起著不可替代的基礎作用。
(三)存檔備查的作用
會議紀要具有原始憑證和存檔備查的功能。很多事情和問題隨著時間的推移發生了變化，很容易忘記。有了會議紀要，就相當於有了壹臺保留信息的“活電腦”。比如過去壹些重要的決議或者事情的結果，只要查壹下當時的會議紀要，就能壹目了然。
第二，會議紀要的撰寫
會議紀要的格式分為三部分:
(1)標題
會議紀要的標題壹般分為兩種:壹是完整的公文標題，如《宗縣人民政府關於落實棉花種植面積的辦公會議紀要》；二是公文標題省略，如豬鬃學院第五次行政辦公會議紀要。
(2)文本
正文由兩部分組成:
1.它包括:
(1)會議名稱。記下召集會議的單位或機構名稱，並寫上全稱。
(2)會議時間。記下會議的起止時間，註意年、月、日的準確性。
(3)會議地點。
(4)出席人員。指按規定必須參加的人數。對於人數較少的小範圍會議，應列出所有出席人員的姓名；對於人數較多的大型會議，只需寫會議的對象和範圍，如委員和候補委員的人數，擴大的級別等。工作會議上只會寫缺席者和名字，表示其他人都會出席。
(5)參加的人。不是本次會議的正式代表，被邀請參加會議的人員。
(6)會議主持人或主席。可以寫主持人的姓名和職務。
(7)記錄儀。
以上七條都是會前寫的。
2.會議內容:
會議內容是記錄的主要部分。
記錄的內容包括:會議議題、領導報告、發言、討論、形成的決議和主持會議的總結。
3.記錄會議有三種方式:
(1)詳細記錄方法
這種方法適用於重要會議，特別是當會議討論或討論有重大關鍵問題，或對所審議的問題有重大原則分歧時，需要具體完整地記錄他們的發言，並盡量記錄原話。錄制時要註意:①主持人或主講人的發言。如果有書面發言，寫下題目，在括號內註明即可。如果妳做即興演講，妳必須詳細地記下原話。2討論發言。發言者的姓名、職務和內容。(3)主持人的結束語，包括決議，壹定要記清楚。(4)會議通過時，應寫明贊成、反對和棄權的票數。
(2)簡要記錄法
本記錄適用於全體大會。有兩種方法:①如果討論被記錄下來，就把發言的要點和有爭議的問題提取出來，寫上發言人的名字；(2)不反映討論內容，不記發言人，直接挑出議程、議題和決議。其實妳只需要把會上匯報的事情，討論的問題，通過的決議寫下來就可以了。
(3)結束
在會議紀要的最後，有兩項:對“免職”的說明和稿件的署名。前者另起壹行，寫“解散”二字；後者是記錄整理後，主持人審核簽字，記錄人同時簽字。
三。寫作筆記
(壹)錄制前做好思想和物質準備。
做好思想準備，就是要在會前了解會議的性質、任務、參加人員和主要議程，估計會議過程中可能出現的意見分歧。只有情況清楚了，記錄才能抓住會議的重點，把握會議的大方向，把握其主要精神，找到不同意見的分歧。
材料準備是指準備紙、筆、墨水等。時間上，雖然這些都是雞毛蒜皮的小事，而且如果不註意，也會影響會議紀要。
(2)記錄要準確。
要如實記錄會議，“快”和“準”是記錄的基本功。怎麽做的快？首先，妳必須機警、聰明、敏捷。養成平日聽、記、想的好習慣；第二，要掌握壹些速記的方法，比如縮寫和簡化符號的使用，以及長句的壓縮和表示多種意思的文字的組合，以加快記錄的速度。
要想準確，首先必須符合原意，無論是會議情況、發言、決議等。，而且不能用記錄者的語言處理總結，更不能隨便增刪改調，要忠於原意。有時候，甚至連說話人的話語、語氣、手勢都要表現出來。第二，要完整清晰。對於演講人來說，除了記錄自己的原話外，演講的中心和線索，有幾個意思，都要記清楚。
(3)事後記錄應認真整理。
記錄可分為原始記錄、整理記錄和打印記錄。會議進行中的記錄多為原始記錄，無法達到完美的準確程度，需要進行整理加工。這種編排不像其他文字材料，可以補充材料，可以改變觀點。它只需要檢查文中的錯漏，或者改正記錄中的空的或錯記的或時間不夠的原話。
趁熱打鐵，把記錄整理好。壹般在會議的後半段，或者會後，就要開始整理了，趁著記憶猶新，及時完善整理工作，讓記錄更加完善。
示例:辦公室會議記錄壹(詳細記錄法)
黨支部會議紀要
地點:_ _會議室
主持人:_ _ _ _(職務)
記錄者:_ _ _ _(職務)
參加人員:支部全體黨員(詳見名冊)。
出席情況:_ _ _ _(崗位)、_ _ _(崗位)？
缺勤者:_ _ _ _(缺勤原因，如學習、出差、生病、無故等。)會議主題:
1，討論分會工作報告；
2.通過討論，為黨員_ _ _ _ _轉正做準備。
發言和決定的內容:
_ _ _(主持人、書記):今天，我們召開全體支部黨員大會，出席人數_ _人，超過應到人數的半數，會議有效。今天我們也邀請了_ _，_ _等同誌出席，大家對他們表示熱烈的歡迎。今天的會議是討論通過去年支部的工作報告和對_ _ _ _ _同誌的確認。讓我向大會報告該處的工作。
(秘書作支部工作報告)
請與會同誌醞釀，充分發表意見。
___(___):?
[詳細記錄每個同誌的發言]
_ _ _(主持人):剛才同誌們對我們的工作提出了很多寶貴意見，我們會認真考慮，不斷改進工作。接下來，學習準備黨員轉正。
___(___):?
[詳細記錄每個同誌的發言]
_ _ _(主持人):？
[結束語，包括決議，必須詳細記錄]
會議結束了
主持人:(簽名)
記錄員:(簽名)
例2:辦公會議紀要二(簡要記錄法)
豬鬃學院第壹名是什麽？/SPAN>。第二次辦公會議紀要
時間:？/SPAN>。年份？/SPAN>。月份？/SPAN>。太陽
地點:第壹會議室
出席人:李？/SPAN>。(院長)、王宗(副院長)、陳總(中文系系主任)？
缺席者:王宗和朱總(在省裏開會)
服務員:(略)
主持人:李宗(院長)
記錄者:宗偉
會議內容:
(1)報告
主持人傳達了省人民政府關於減少行政經費的通知(略)
(2)討論
我院如何按照通知精神，在不影響正常教學科研活動的前提下，做好行政經費的合理支出，切實做到勤儉節約。
(三)決議
1、?
2、?
主持人(簽名)
記錄人(簽名)
1，記錄會議組織情況。
該組織包括:
(1)會議名稱、時間和地點
(2)缺席和出席
(三)主持人和記錄人姓名
(4)如有其他需要記錄的情況，可以備註的形式記錄。
2.記錄會議內容
會議的內容包括:
(1)發言人姓名及其發言內容，包括討論內容、提出的建議、通過的決議等。，必要時應記錄投票情況。
(2)關於會議的相關動態也是必不可少的，比如發言中的笑聲、掌聲、臨時打斷等重要情況。
(3)在會議記錄後另起壹行寫上“駁回”。重要會議紀要應在正文右下方由主持人和記錄人簽名(ps:這是會議紀要的重要組成部分)。
3.速記
在會議參與人員多，議題多，發言多，難以詳細記錄的情況下，速記是壹種常用的高效方法。速記的方法是:總結每個演講者的主要思想，避免錄下每壹句話。速記關註以下內容:
(1)會議中心議題及圍繞中心議題的相關活動。
(2)會議討論和辯論的焦點及各方的主要意見。
(三)權威人士或代表的意見。
(4)會議開始時的固定發言和結束前的總結發言。
(五)會議決議或討論的事項。
4.確保會議紀要的準確性和及時性。
(1)如果遇到不清楚的地方，最好在發出去之前向發言人本人和會議組織者核實壹下，以免發出會議紀要後有異議。
(2)另外，為了保證記錄的時效性，要盡快整理出來發出去，供妳參考。