1.確認辭職意向:首先，HR要核實信件是否確實是員工本人發出的，確認其辭職意向。可以通過電話或與員工面對面溝通的方式確認辭職的真實性和原因。
2.通知相關部門:壹旦確認員工的辭職意向，人力資源部應及時通知相關部門，以便安排後續的工作交接和人員調整。如果員工在特殊崗位上起關鍵作用，可能需要制定補救措施，以保證工作的連續性和平穩過渡。
3.薪資福利的結算:HR要與員工溝通，確保員工了解上次薪資及其他相關福利的及時結算。這包括確認離職日期、結算未使用的年假、離職補償(如適用)等。
4.辦理離職手續:根據公司規定，HR要指導員工辦理離職手續，包括歸還公司財產、撤銷員工系統訪問權限、辦理社保/公積金轉移手續等。
5.進行離職面談:為了了解員工離職的原因以及公司對員工的工作，HR可以安排離職面談。在這個過程中，HR可以聽取員工的意見和反饋，為改善組織和員工體驗提供有價值的見解。
6.維護離職員工的關系:維護離職員工的關系非常重要，無論是通過郵件還是其他方式。HR可以提供離職證明、推薦信等支持，並保持良好的溝通和關心，讓員工離職後對公司保持正面印象。
需要註意的是，由於公司政策和流程的不同，具體的處理步驟可能會有所不同。因此，人力資源部門應根據公司的規定和程序進行處理，並確保與員工進行適當的溝通和協商。