1、提前告知：如果事先知道自己無法參加會議，可以盡早告知會議組織者或相關負責人，這樣可以讓對方有足夠的時間做出調整和安排。
2、寫郵件或發短信：如果無法直接聯系到會議組織者或相關負責人，可以通過郵件或短信發送請假信息。在郵件或短信中，簡要說明無法參加會議的原因，並提供替代人選。