1：提前會議通知。會議壹定要提前通知，方式可以是電話、文字、短信、郵件等方式。會議通知要明確時間、地點、人員、主持人、議題、議程、註意事項等要求。
2：確定會議議題。會議就是為了解決問題，所以壹定要明確會議的議題。大家都不知道開什麽會，到了會議室再開始思考，這樣的會議絕對沒有效果。
3：明確會議議程。議程，就是會議的流程。誰來匯報、誰來發言、誰來總結都要明確下來。職責明確、流程清楚，大家就不是“聽會”，而是“議會”，會議效率會大大提升。
4：準備會議資料。會議之前，壹定要將與會議議題有關的背景資料準備好，並發放到有關與會人員。壹般與會議通知壹起下發。這樣，會議才能有的放矢、保證效果。
5：準備情況確認。為保證會議效率，會議組織人員要提前對會議室裝備、與會人員進行確認，確保人員按時出席、設備運轉正常。如有異常，及時向領導匯報。
6：申明會議紀律。我在國企的時候，有壹次生產副總主持會議，壹個車間主任遲到，副總馬上讓他出去罰站十分鐘。會議紀律非常重要，這是高效會議的最基本要求。
7：掌握會議節奏。會議為什麽開不好？主要是主持人掌握不好會議節奏，讓會議偏離了主題。要在明確會議時長，限定發言時間，提醒圍繞主題，解決觀點沖突等方面下文章。
8：形成會議決議。會議的“癌癥”就是議而不決。這是會議主持人需要特別註意的。應根據討論的結果，最後拍板形成會議決議。明確問題解決的責任、時間和方法。
9：整理會議紀要。會議壹定要形成會議紀要，並最晚於會議結束後第二天，經領導審核無誤後下發相關參會人員。會議紀要是會議決議事項跟蹤檢查的依據。
10：決議事項跟蹤。為確保會議決定事項落到實處，領導應指定專人（比如秘書）進行跟蹤、檢查和驗證。周期性的會議（如周例會），應通報跟蹤結果。